Zmiana zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej i brak informacji o saldzie opłat mieszkaniowych

Zarząd wspólnotą mieszkaniową

Zarząd wspólnotą mieszkaniową powinien odbywać się zgodnie z regulacjami określonymi w ustawie z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1910 z późn. zm.) – dalej: „u.w.l.”. Z art. 18 u.w.l. wynika, że właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej.

Wymieniona wyżej ustawa o własności lokali reguluje sposób pokrywania kosztów zarządu, co dotyczy zarówno lokali stanowiących własność poszczególnych osób, jak również nieruchomości wspólnej. W ramach swych obowiązków właściciele lokali zobowiązani są do ponoszenia kosztów związanych z utrzymywaniem swojego lokalu oraz kosztów zarządu nieruchomością wspólną, w skład których wchodzą, m.in: wydatki na remonty i bieżącą konserwację, na utrzymanie porządku i czystości, opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu, wody. Zgodnie z art. 15 u.w.l. każdy właściciel lokalu obowiązany jest do uiszczania zaliczek z góry, do 10. dnia każdego miesiąca. Obowiązek uiszczania zaliczek wynika z konieczności zapewnienia płynności finansowej wspólnoty mieszkaniowej.

Koszty za mieszkanie

Na pokrycie wydatków związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej służą uzyskiwane przychody i inne pożytki z nieruchomości. Właściciele lokali ponoszą wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w części nieznajdującej pokrycia w pożytkach i innych przychodach z nieruchomości wspólnej. Zgodnie z brzmieniem art. 12 ust. 2 u.w.l. wydatki i ciężary ponoszone są co do zasady w stosunku do udziałów w nieruchomości wspólnej. Odstępstwo od tej zasady wprowadza art. 12 ust. 3 u.w.l., lecz dotyczy ono wyłącznie lokali użytkowych. Właściciele lokali użytkowych mogą zostać obciążeni w stopniu większym niż właściciele lokali mieszkalnych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali. Wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, zwane jako koszy zarządu, zostały przykładowo wyszczególnione w art. 14 u.w.l.

Koszty zarządu nieruchomością

Ww. przepis stanowi, że na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się w szczególności:

• wydatki na remonty i bieżącą konserwację;
• opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę;
• ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali;
• wydatki na utrzymanie porządku i czystości;
• wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Obowiązki zarządcy wspólnoty

Wspólnota mieszkaniowa jest podmiotem prawnym, który nabywa prawa i zaciąga zobowiązania i w związku z tym to właśnie wspólnota ma wyłączne prawo do posiadania i rozporządzania dokumentacją (jej dotyczącą) o charakterze organizacyjnym, technicznym, administracyjnym oraz finansowym. „Zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, jest obowiązany:

1) sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, przechowywać dokumentację techniczną budynku oraz prowadzić i aktualizować listę właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej,

2) podjąć czynności zmierzające do opracowania lub aktualizacji dokumentacji technicznej budynku i rozliczenia kosztów związanych z opracowaniem lub aktualizacją tej dokumentacji,

3) prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej”.

Wspólnoty mieszkaniowe nie muszą prowadzić ksiąg rachunkowych. Zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną jest obowiązany, zgodnie z art. 29 ust. 1 u.w.l., prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Pismo związane z dostępem do salda opłat

W niniejszej sprawie sugerowałabym napisać do zarządcy wspólnoty pismo powołując się na ten ostatni przepis. Zarządca jest obowiązany prowadzić ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Ewidencja powinna być kontynuowana, dlatego poprzedni zarządca powinien przekazać dokumentację obecnemu zarządcy.

Notariusz nie wymaga przedłożenia żadnego zaświadczenia od zarządu wspólnoty o ewentualnych zaległościach z tytułu opłat na rzecz wspólnoty.