Zgubione kasy fiskalne

Utrata kasy fiskalnej

Opisana przez Panią sytuacja nie jest co prawda bezpośrednio opisana w przepisach – nie ma zatem ustalonych procedur postępowania w podobnych przypadkach zgubienia kas fiskalnych.

Mimo braku stosownych regulacji należałoby zgłosić do właściwego urzędu fakt utraty (zgubienia) kas fiskalnych. Z uwagi na brak gotowych druków należy dokonać zgłoszenia w zwykłej formie pisemnej, wyjaśniając możliwie jak najdokładniej okoliczności zagubienia urządzeń (ewentualnie okoliczności wykrycia ich braku). Z oczywistych przyczyn odczytanie pamięci fiskalnej nie będzie w tym przypadku możliwe.

Przed poinformowaniem urzędu sugerowałabym zweryfikować, czy fakt zagubienia kas fiskalnych nie wiązał się dodatkowo z niedopełnieniem innych obowiązków, mogącym skutkować odpowiedzialnością karnoskarbową. Jeżeli do jakiegoś rodzaju nieprawidłowości doszło, razem z pismem informującym o braku kas dobrze byłoby złożyć dodatkowe pismo – tzw. czynny żal (ewentualnie rozszerzyć pismo wyjaśniające o elementy pozwalające uznać je za „czynny żal” – pozwoli to na uniknięcie ewentualnych konsekwencji w postaci mandatu karnego.

Sytuacja jest o tyle korzystna, o ile w jednostce mającej w swym posiadaniu wiele urządzeń raczej nie doszło do naruszenia obowiązku ewidencjonowania (co byłoby wysoce prawdopodobne w przypadku posiadania jednej kasy) – zakładam, że sprzedaż we wszystkich punktach detalicznych była ewidencjonowana za pomocą innych kas i nie dokonywano sprzedaży detalicznej z ich pominięciem.

Jeżeli tak jak Pani pisze zmiany lokalizacji kas były do urzędu zgłaszane – w tym zakresie również nie doszłoby do wykroczenia.

Obowiązek przeprowadzania przeglądu technicznego kas fiskalnych

Jest natomiast wysoce prawdopodobne, że – przynajmniej w odniesieniu do zagubionych urządzeń – nie dochowano obowiązku ich serwisowania. Zgodnie z § 16 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1338 z późn. zm.), obowiązkowego przeglądu technicznego kas rejestrujących dokonuje się co 24 miesiące; również wcześniej obowiązujące rozporządzenia przewidywały podobny obowiązek.

Jeżeli rzeczywiście utratę urządzeń zauważono dopiero po kilku latach – najprawdopodobniej od dłuższego już czasu nie były one poddawane obowiązkowym przeglądom technicznym. Jeżeli oprócz samych urządzeń zaginęła również ich dokumentacja (książki serwisowe), terminowość przeglądów będzie praktycznie nie do zweryfikowania – należałoby zatem na wszelki wypadek w piśmie zaznaczyć, że najprawdopodobniej od dłuższego czasu nie dokonywano przeglądów technicznych zagubionych kas fiskalnych (jeżeli nieprawidłowości zdarzały się również w odniesieniu do innych urządzeń – również tę okoliczność należy ująć w piśmie i jak najszybciej dokonać zaległych przeglądów).

Zawiadomienie urzędu skarbowego o utracie kasy fiskalnej

Aby czynny żal był skuteczny, musi spełniać warunki wskazane w przepisach. Zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 z późn. zm.) „nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu”.

Zawiadomienie powinno być złożone na piśmie (ewentualnie przekazane ustnie do protokołu).

Zawiadomienie jest przy tym bezskuteczne, jeżeli zostało złożone:

„1) w czasie, kiedy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego;

2) po rozpoczęciu przez organ ścigania czynności służbowej, w szczególności przeszukania, czynności sprawdzającej lub kontroli zmierzającej do ujawnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, chyba że czynność ta nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania o ten czyn zabroniony”.

„Przepisów powyższych nie stosuje się wobec sprawcy, który:

1) kierował wykonaniem ujawnionego czynu zabronionego;

2) wykorzystując uzależnienie innej osoby od siebie, polecił jej wykonanie ujawnionego czynu zabronionego;

3) zorganizował grupę albo związek mający na celu popełnienie przestępstwa skarbowego albo taką grupą lub związkiem kierował, chyba że zawiadomienia dokonał ze wszystkimi członkami grupy lub związku;

4) nakłaniał inną osobę do popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego w celu skierowania przeciwko niej postępowania o ten czyn zabroniony”.

Istotne jest zatem, aby wszelkie ewentualne nieprawidłowości, które mogłyby zostać wykryte w wyniku złożenia zawiadomienia, wskazać wcześniej w piśmie (spowoduje to całkowite wyłączenie ich karalności).

Dobrze byłoby również ustalić (w miarę możliwości) okoliczności zaprzestania użytkowania zagubionych urządzeń (do kiedy były użytkowane aktywnie; drukowano raporty; od kiedy zostały przeniesione jako urządzenia rezerwowe) – jeżeli istnieją dowody (raporty dobowe, rolki z kas etc.), które pozwalają na udowodnienie bez wątpliwości dłuższy niż trzyletni okres ich użytkowania, cała sprawa powinna mieć stosunkowo szybki przebieg (być może nawet samo złożenie pisma będzie wystarczające).