Zatrudnienie córki w firmie a składki ZUS

Zatrudnienie członka najbliższej rodziny

Na wstępie zaznaczę, że kwestia zatrudnienia członka rodziny jest skomplikowana, szczególnie w zakresie ustalenia wspólnego gospodarstwa domowego. Córka mogłaby być pracownikiem, nawet dla celów ZUS, ale niestety często ZUS kwestionuje podstawę ubezpieczenia, stwierdzając, że jest to osoba współpracująca.

Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz zleceniobiorcami uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy-zlecenia. Taką definicję osoby współpracującej zawarto w art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz. U. 2007 r. Nr 11, poz. 74; dalej jako u.s.u.s.). Oznacza to, że przedsiębiorca może w swojej firmie zatrudnić członka swojej rodziny, ale dla celów ubezpieczeń społecznych osoba ta zawsze będzie traktowana jako osoba współpracująca, nawet jeżeli przedsiębiorca zawrze z nią umowę o pracę.

Przez pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym najczęściej rozumie się wspólne zamieszkanie pod jednym adresem, w jednym lokalu czy domu. Powinno to wiązać się ze wspólnym ponoszeniem kosztów utrzymania. Tak więc, gdy krewni prowadzą oddzielne gospodarstwo i samodzielnie ponoszą całość kosztów utrzymania, należy przyjąć brak pozostawania we wspólnym gospodarstwie domowym, co stanowi przeszkodę do uznania krewnego lub powinowatego za osobę współpracującą przy prowadzeniu pozarolniczej działalności czy wykonywaniu umowy agencyjnej, umowy-zlecenia, albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Od powyższej zasady są jednak pewne wyjątki. Osobą współpracującą nie jest członek rodziny zatrudniony na umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego. Podobnie sytuacja przedstawia się w przypadku małżonków wspólników spółki cywilnej zatrudnionych przez tę spółkę na podstawie umowy o pracę. Dla celów ubezpieczeń społecznych przyjmuje się, że osoby te są pracownikami, a nie współpracującymi przy prowadzeniu działalności.

Zatrudnienie w swojej firmie członka rodziny jako osobę współpracującą

W przypadku gdy przedsiębiorca zatrudni w swojej firmie członka rodziny jako osobę współpracującą, jest zobowiązany do zgłoszenia jej do ubezpieczeń społecznych i odprowadzania za nią składek na te ubezpieczenia z własnych środków.

Jeżeli współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej jest dla członka rodziny jedynym tytułem ubezpieczenia, to wówczas podlega on obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu (art. 6 ust. 1 pkt 5 u.s.u.s.). Natomiast do ubezpieczenia chorobowego może przystąpić dobrowolnie, na swój wniosek (art. 11 ust. 2 u.s.u.s.). Ubezpieczeniom obowiązkowym osoba współpracująca podlega od dnia rozpoczęcia współpracy, natomiast do ubezpieczenia chorobowego może przystąpić od dnia wskazanego przez siebie we wniosku o objęcie ubezpieczeniem chorobowym, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym ten wniosek został złożony (art. 13 pkt 5 i art. 14 ust. 1 u.s.u.s.). Od powyższej zasady występuje jednak wyjątek. Jeżeli zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego zostanie złożone w ciągu siedmiu dni od dnia rozpoczęcia współpracy, wtedy objęcie ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia rozpoczęcia współpracy lub od dnia wskazanego we wniosku (art. 14 ust. 1a u.s.u.s.).

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób współpracujących

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób współpracujących przy prowadzeniu działalności gospodarczej stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (art. 18 ust. 8 u.s.u.s.). Składka w nowej wysokości obowiązuje od trzeciego miesiąca następnego kwartału. Pamiętać należy, że obowiązek płacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ograniczony jest do tak zwanej rocznej kwoty podstawy wymiaru składek, która odpowiada trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej (art. 19 ust. 1 u.s.u.s.). Po przekroczeniu wymienionego limitu nie należy odprowadzać składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (art. 19 ust. 3 u.s.u.s.). Pomimo tego okres ten jest traktowany jako okres ubezpieczenia, czyli jest zaliczany do stażu pracy osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą (art. 19 ust. 7 u.s.u.s.).

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe osób współpracujących

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe osób współpracujących stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe, czyli zadeklarowana podstawa wymiaru. Nie może ona jednak być niższa 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale ani też nie może przekraczać miesięcznie 250% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (art. 20 ust. 1 i 3 u.s.u.s.). Obliczona w ten sposób podstawa obowiązuje od trzeciego miesiąca kwartału kalendarzowego przez kolejne trzy miesiące. Pamiętać przy tym należy, że przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe nie stosuje się ograniczeń występujących przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, które związane są z kwotą rocznego limitu podstawy wymiaru składek (art. 20 ust. 2 u.s.u.s.). Oznacza to, że nawet jeżeli osoba współpracująca przy prowadzeniu działalności gospodarczej przekroczy określoną na dany rok kwotę rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z czym wiąże się zaprzestanie opłacania składek za dalszy okres pracy, to nadal należy opłacać zarówno składkę chorobową jak i wypadkową. Zasada ta ma jednak tylko znaczenie dla osób, które deklarują opłacanie składek od kwoty wyższej niż najniższa podstawa wymiaru składek, czyli 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Czy osoba współpracująca ma obowiązek podlegania ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym?

Jak wskazano wyżej, osoba współpracująca, podlegająca obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, obowiązkowo podlega ubezpieczeniu wypadkowemu. Wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe nie jest jednak jednakowa dla wszystkich płatników. Zależy ona od poziomu zagrożeń dla bezpieczeństwa pracy występującego w poszczególnych branżach, a także od warunków pracy w konkretnej firmie. Zasady różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe określa ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. 2002 r. Nr 199, poz. 1673) oraz uszczegółowiające ją rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz. U. Nr 200, poz. 1692). Składka na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości ustalonej dla danego płatnika obowiązuje przez rok składkowy to jest od 1 kwietnia do 31 marca następnego roku. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe osoby współpracującej stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Podobnie jak w przypadku składek na ubezpieczenie chorobowe, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe nie stosuje się ograniczenia górnej rocznej podstawy wymiaru składek, która obowiązuje w przypadku składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (art. 20 ust.1 i 2 u.s.u.s.).

Ubezpieczenie zdrowotne osoby współpracującej

Osoba współpracująca podlega również obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu. Podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 75% przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z poprzedniego kwartału włącznie z wypłatami z nagród z zysku. Składka w nowej wysokości obowiązuje od trzeciego miesiąca następnego kwartału. Do wysokości podstawy wymiaru składki zdrowotnej nie stosuje się ograniczenia do kwoty 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Nie będzie ona także zmniejszona do liczby dni faktycznego podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w danym miesiącu kalendarzowym. Składka jest miesięczna i niepodzielna. Podkreślić należy, że składkę zdrowotną w pełnej wysokości należy zapłacić także w przypadku przebywania na zasiłku chorobowym przez cały miesiąc lub jego część. Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest dla wszystkich ubezpieczonych jednakowa i od dnia 1 stycznia 2007 r. wynosi 9% podstawy wymiaru (art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych; Dz. U. Nr 210 poz. 2135).

Składki na Fundusz Pracy za osobę współpracującą

Za osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności gospodarczej, która podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym należy również odprowadzać składki na Fundusz Pracy (art. 104 ust. 3 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – Dz. U. 2004 r. Nr 99, poz. 1001). Składkę opłaca się od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, nie niższych w przeliczeniu na okres miesiąca niż minimalne wynagrodzenie. Składka na Fundusz Pracy wynosi 2,45% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe i w całości finansuje ją za osobę współpracującą prowadzący działalność gospodarczą.

Jeśli więc córka spełnia wymienione wyżej kryteria domownika – pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym – to niestety będzie traktowana jako osoba współpracująca, ale tylko do celów ubezpieczenia ZUS.

Do celów podatkowych może być pracownikiem.

Do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników (art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT).

Przepisy podatkowe nie zakazują zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wartości pracy pełnoletniego dziecka przedsiębiorcy. Kosztem uzyskania przychodu może być wynagrodzenie oraz składki na ubezpieczenie społeczne dorosłej córki pracującej na umowę o pracę lub na umowę cywilnoprawną.

Koszty szkolenia o ile mają bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu, mogą stanowić koszty firmy.