Zaległe świadectwo pracy z firmy, która już nie istnieje

Obowiązek pracodawcy do wydania świadectwa pracy 

W myśl art. 97 § 1 Kodeksu pracy „pracodawca jest obowiązany w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy”.

Zgodnie z przepisem art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy „kto, wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Karalne jest samo niewydanie świadectwa pracy w ustalonych terminach”.

Przedawnienie roszczenia o wydanie świadectwa pracy

Niestety, w Pana przypadku nastąpiło przedawnienie roszczenia o wydanie świadectwa pracy (z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne). Może Pan zwrócić się do organów ścigania z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie o wykroczenie z art. 282 Kodeksu pracy, jednak należy liczyć się z umorzeniem takiego postępowania z uwagi na upływ okresu przedawnienia.

Przedawnieniu ulegają bowiem roszczenia każdej ze stron stosunku pracy (pracodawcy i pracownika), zarówno majątkowe (np. o odszkodowanie czy wynagrodzenie za pracę), jak też niemajątkowe (np. roszczenie pracownika o wydanie świadectwa pracy).

Dokumentację osobową i płacową po zlikwidowanym pracodawcy powinien przejąć albo podmiot nadrzędny (jeśli taki istnieje), albo podmiot wskazany przez syndyka lub sąd, albo archiwum lub podmiot zajmujący się archiwizowaniem dokumentacji.

Gdzie szukać akt osobowych i płacowych po likwidacji firmy?

Jeśli zatem pracodawcą była osoba prowadząca działalność gospodarczą, to po likwidacji tej działalności mogła przekazać akta osobowe i płacowe do archiwum lub podmiotu zajmującego się archiwizowaniem dokumentacji. Zasady przekazywania oraz przechowywania i udostępniania dokumentów w archiwach regulują przepisy ustawy z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.)

Marszałek województwa prowadzi rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych.

Jeśli zatem nie znajdzie Pan żadnych dokumentów w archiwum państwowym, to może Pan szukać dokumentów w firmie zajmującej się archiwizacją.

Co prawda jest to proces żmudny i pracochłonny, ale w inny sposób nie uzyska Pan dostępu do dokumentów.

Akta osobowe, prowadzone karty imienne oraz inne dodatkowe ewidencje z tym związane przechowuje się przez 50 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich wytworzenia. Skoro ostatnim wytworzonym dokumentem jest zwykle wypowiedzenie umowy o pracę czy świadectwo pracy, termin 50-letni rozpocznie bieg najwcześniej od 1 stycznia roku następnego po dacie rozwiązania stosunku pracy.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać takie dokumenty lub przekazać je do archiwum. Zaniechanie tego obowiązku rodzi odpowiedzialność odszkodowawczą.

Zdarza się jednak, że pracodawcy nie spełniają tego obowiązku i np. sami przechowują dokumentację lub ją porzucają, a czasem niszczą. Jeśli tak się stało w Pana przypadku, to uzyskanie jakichkolwiek informacji będzie graniczyło z cudem.