Zagubiona kasa fiskalna, co grozi przedsiębiorcy?

Obowiązki związane z kasą fiskalną

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w myśl którego „podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących”.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 13 ustawy „podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej”.

Kwestie dotyczące postępowania w przypadku zakończenia używania kasy rejestrującej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Stosownie do zapisu § 34 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących „w przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

1) wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

2) niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;

3) składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;

4) sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia”.

Analogicznie brzmienie przepisów obowiązywało na gruncie poprzedniej wersji rozporządzenia.

Likwidacja kasy fiskalnej

Jak wskazał Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z dnia 27.05.2015 r., nr IPPP2/4512-257/15-2/DG, „po dokonaniu odczytu modułu i dokonaniu wszelkich formalności określonych przepisami prawa, rozporządzenie danym modułem fiskalnym pozostaje w gestii podatnika, tym samym podatnik może przekazać moduł fiskalny do utylizacji, gdyż z przepisów nie wynika obowiązek przechowywania pamięci kasy fiskalnej likwidowanych kas fiskalnych”.

Problem polega jednak na tym, że z uwagi na zagubienie kasy fiskalnej nie jest możliwe dokonanie takiego odczytu.

W związku z tym należy też wskazać, że zgodnie z § 10 rozporządzenia w sprawie kas „w przypadku utraty kasy podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadamia o tym naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku utraty kasy w wyniku kradzieży podatnik dołącza do powiadomienia potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania.  W przypadku odzyskania utraconej kasy podatnik:

Podobnie też art. 112 ustawy VAT podaje, że „podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Reasumując, faktem jest, że zarówno odczyt końcowy, jak i zniszczenie/zagubienie kas fiskalnych powinno zostać zgłoszone do urzędu skarbowego. Brak takiego zgłoszenia podlega karze grzywny. Jednakże należy mieć na uwadze upływ czasu oraz kwestię przedawnienia karalności zgodnie z art. 44.

Dalsze postępowanie

W tym miejscu dodajmy, że nie na tym etapie nie jest możliwe skorzystanie z instytucji czynnego żalu, ponieważ zgodnie z art. 16 § 5 „czynny żal jest nieskuteczny, jeżeli został złożony w czasie, kiedy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego”.

Tak naprawdę na tym etapie kwestia zastosowania kary grzywny zależy od woli organu podatkowego, ponieważ:

1. nie jest możliwe na tym etapie złożenie czynnego żalu,
2. jeżeli organ podatkowy uzna, że zagubienie kasy było przypadkiem mniejszej wagi i zakwalifikuje czyn jako wykroczenie skarbowe, to mamy do czynienia z przedawnieniem karalności,
3. jeżeli organ podatkowy uzna, że ww. okoliczność jest przestępstwem, to może nałożyć karę grzywny (tutaj ewentualnie na kolejnym etapie będzie możliwe zastosowanie instytucji dobrowolnego poddania się odpowiedzialności).

Ewentualnie może Pan w odpowiedzi powołać się na art. 1 § 2 Kodeksu karnego skarbowego, który stanowi, że nie jest przestępstwem skarbowym lub wykroczeniem skarbowym czyn zabroniony, którego społeczna szkodliwość jest znikoma. W naszej ocenie można obronić tezę, że społeczna szkodliwość czyny w postaci zagubienia kasy fiskalnej jest znikoma, co uzasadnia odstąpienie od ukarania.

W odpowiedzi na wezwanie ze strony US należy zatem wskazać, że kasa uległa zagubieniu i nie jest możliwe zakończenie jej pracy poprzez dokonanie odczytu, był to wypadek mniejszej wagi, a społeczna szkodliwość czynu jest znikoma.