Wyjazdy służbowe a wliczanie dojazdów do czasu pracy

Definicja podróży służbowej

Zacznijmy od definicji podróży służbowej.

Kodeks pracy w art. 775 § 1 zawiera wyjaśnienie, co należy rozumieć przez podróż służbową. Zgodnie z jego treścią „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Innymi słowy podróż służbowa jest to wykonywanie zadania zleconego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego.

Co do zasady wyjazd służbowy składa się z dwóch etapów. Pierwszy to czas dojazdów do celu podroży i z powrotem, a drugi – okres wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę. Tu pojawia się wątpliwość, czy takie dojazdy to czas pracy. Kodeks pracy tego nie reguluje, ale odniósł się do tego Sąd Najwyższy. Z jego orzeczeń wynika, że „co do zasady czas dojazdu i powrotu w ramach odbywania podroży służbowej nie jest czasem pracy, o ile podróż służbowa nie odbywa się w czasie pracy wynikającym a harmonogramu” (wyrok z 27 października 1981 r., sygn. akt I PR 85/81). Tego samego zdania jest inspekcja pracy. Warto jednak podkreślić, że wśród orzeczeń są też wyjątki, i tak np. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005 r. (sygn. akt II PK 265/04 ) ustalił:

„Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art.128 §1 kodeksu pracy), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy maja w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”.

Przejazdy w podróży służbowej

W ludzkim języku oznacza to, że powrót z wyjazdu służbowego powinien być traktowany jako dyżur w pracy, a osobie zatrudnionej należy rozliczyć dniem wolnym od pracy albo ekwiwalentem w razie rozwiązania umowy o pracę. Niemniej jednak znakomita większość ekspertów od prawa pracy stoi na stanowisku, że przejazd w podróży służbowej można zaliczyć do czasu pracy tylko wtedy, gdy w jego trakcie pracownik wykonuje zadania zlecone przez pracodawcę, np. jedzie pociągiem i na laptopie pisze program komputerowy dla pracodawcy, albo gdy odbywa się ona w godzinach pracy lub gdy praca pracownika polega wyłącznie lub w zdecydowanie przeważającej mierze na wykonywaniu obowiązków poza stałym miejscem pracy. Tak więc do czasu pracy wlicza się także czas podróży z zakładu pracy do miejsca wykonania czynności i z powrotem oraz czas pomiędzy miejscami wykonywania pracy, jeżeli z charakteru pełnionej pracy wynika konieczność wykonywania pracy w różnych miejscach. Najdosadniej to widać w następującym stanowisku:

„W zakresie zaliczenia do czasu pracy okresu podróży (przemieszczania się) do i z miejsca delegowania przyjmuje się, iż do czasu pracy pracownika wlicza się tylko ten okres, który przypada na rozkładowe godziny pracy pracownika. Oznacza to, że pracownikowi za czas, który poświęcił na dojazd do i z miejsca delegowania, jeżeli przypadał on poza godzinami pracy określonymi jego grafikiem, nie przysługuje czas wolny, wynagrodzenie ani dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/04)”.

Okres podróży służbowej a czas pracy

Jak zatem widać, w orzecznictwie Sądu Najwyższego nie uznaje się za czas pracy okresu podróży służbowej przypadającej poza godzinami pracy wynikającymi z rozkładu czasu pracy. To stanowisko Sądu Najwyższego wynika z faktu, że sam wyjazd służbowy nie stanowi wykonywania pracy. W konsekwencji odbywanie podróży służbowej poza ustalony czas pracy danego pracownika nie rodzi obowiązku wypłaty temu pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje zatem w zasadzie wynagrodzenie tylko za ten czas podróży, który odpowiada czasowi jego pracy (np. jeśli pracuje 8 godzin dziennie, to tylko za te 8 godzin otrzyma wynagrodzenie, choćby podróż trwała 10 godzin). Jeżeli jednak po zużyciu na podróż służbową całego swojego „czasu pracy” pracownik wykonuje jeszcze ponadto jakąś konkretną pracę, przysługuje mu za tę pracę oprócz normalnego wynagrodzenia również dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, o jakim mowa w art. 151¹ Kodeksu pracy. Dodatek ten będzie przysługiwał za czas, w ciągu którego ta praca była wykonywana.

Niemniej jednak odbywanie podróży służbowej poza normalnym czasem pracy jest na pewna sporą i dodatkową nieodpłatną niedogodnością dla pracownika. O ile jednak tej kwestii nie regulują u Pana układy zbiorowe pracy lub regulaminy wynagradzania w postaci dodatkowego wynagrodzenia za czas spędzony w podróży służbowej odbywanej poza godzinami ustalonymi jako czas pracy, to innej podstawy o ubieganie się o takie dodatki nie ma.

Prawo pracownika do odpoczynku

Pracodawca powinien też pamiętać o tym, że ustalając czas odbywania podróży służbowej, należy uwzględnić prawo pracownika do odpoczynku. Art. 132 § 1 Kodeksu pracy zapewnia bowiem pracownikowi w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Jeśli bowiem czas spędzony w drodze z delegacji narusza ustaloną w Kodeksu pracy normę 11 godzin nieprzerwanego wypoczynku na dobę, to wówczas pracownikowi należy się dzień wolny lub dodatkowe wynagrodzenia. Tak też wskazywał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005 r. Powrót zatem z delegacji, nawet pociągiem, nie może przekraczać łącznie z pracą 13 godzin w jednej danej dobie pracowniczej.

Co do podroży służbowej w niedzielę lub w nocy. W myśl art. 151¹¹ § 1 Kodeksu pracy „w zamian za pracę w niedzielę pracownik powinien otrzymać dzień wolny w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a w zamian za pracę w święto – w ciągu okresu rozliczeniowego”. Za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną między godziną 600 w tym dniu a godziną 600 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina (art. 151⁹ § 2).

A zatem, jeżeli pracownik wyjeżdża na delegację przed godzinami codziennej pracy (np. pracuje od 9 do 17 a na delegację wyjeżdża o 5 rano lub w niedzielę), to taki wyjazd (sam przejazd) co do zasady nie jest czasem pracy i nie należy się za niego wynagrodzenie. Pracodawca może więc polecić wyjazd w dniu wolnym, bez naruszenia przepisów nakazujących przestrzeganie średnio pięciodniowego tygodnia pracy oraz zapewnienie przewidzianych prawem odpoczynków. Należy jednak zastrzec, że zgodnie z art. 151¹² Kodeksu pracy pracownik powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Stosowanie tego przepisu jest także uzasadnione w odniesieniu do odbywanej podróży, bowiem wyjazd służbowy niewątpliwie pozbawia pracownika przywileju korzystania z wolnej niedzieli.

Niemniej, jak to z powyższego wynika, pracodawca może Panu zlecić, aby wyruszyć w podróż służbowa (delegację) już w niedzielę, przy zachowaniu wspomnianych powyżej warunków (tj. jedna niedziela w miesiącu wolna).

Odmowa wykonania polecenia służbowego

Z kolei zgodnie z art. 100 Kodeksu pracy co do zasady pracownik nie może odmówić wykonania polecenia służbowego w postaci udania się w delegację. Odmowa taka mogłaby być uznana za odmowę wykonania podstawowych obowiązków pracowniczych i objęta sankcją kary porządkowej w postaci upomnienia czy nawet nagany z wpisem do akt osobowych pracownika.

A zatem do czasu pracy nie wliczamy przyjętego w firmie dnia wolnego.

Rekompensata będzie przysługiwała wyłącznie wtedy, gdy wyjazd służbowy odbywa się w czasie pracy bądź gdy na polecenie pracodawcy pracownik wykonuje pracę w trakcie służbowego wyjazdu.