Wliczenie biletów lotniczych w koszty spółki z o.o.

Wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Przy czym zwrot „w celu” oznacza to, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów, albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Reasumując, aby zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w katalogu kosztów zawartych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Możliwość uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu

Co więcej, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu konieczne jest jego właściwie udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów.

Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (…), przy czym odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Wydatki na pokrycie kosztów biletów lotniczych, przejazdów, kosztów noclegów

W przedstawionym stanie faktycznym spółka będzie ponosiła wydatki na pokrycie kosztów biletów lotniczych, przejazdów, kosztów noclegów.

Przedmiotowe wydatki, pozostające w związku z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym spółki kapitałowej, są ponoszone w związku z funkcjonowaniem tej osoby prawnej i prowadzeniem przez nią działalności gospodarczej. Co do zasady, można je zatem uznać za ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z uwagi na fakt, że w analizowanym przypadku prezes zarządu jest jednocześnie udziałowcem spółki, ocena prawna przedmiotowych wydatków wymaga odniesienia się do postanowień art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym – nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

W dyspozycji cytowanego przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia wypłacane na rzecz udziałowca dotyczą pełnienia funkcji w organie zarządzającym spółki z o.o., której jest wspólnikiem. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tę osobę fizyczną określonych czynności na rzecz spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny.

Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń na rzecz prezesa zarządu ma również unormowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Na jego mocy – nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Treść powyższego przepisu nie uwzględnia wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 omawianej ustawy.

Wydatki ponoszone na rzecz osób wchodzących w skład organów wykonawczych spółki

Ustawodawca nie zakazał bowiem zaliczania do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych na rzecz osób wchodzących w skład organów wykonawczych spółki. Potwierdza to m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r. (IPPB5/423-441/09-4/DG): „Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń na rzecz prezesa zarządu ma również unormowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (...) Treść powyższego przepisu nie uwzględnia wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 omawianej ustawy”.

Nie ma przeszkód, aby do kosztów podatkowych zaliczyć również wydatki na sfinansowanie biletów lotniczych, hoteli oraz kosztów przejazdów prezesa mającego miejsce zamieszkania za granicą, który jest jednocześnie udziałowcem spółki. Wprawdzie w art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT stwierdza się, że nie zalicza się do kosztów podatkowych wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, lecz należy mieć na uwadze, że wyłączenie to dotyczy jedynie jednostronnych świadczeń. Trudno twierdzić jednak, że wydatki ponoszone na zakwaterowanie prezesa, który przylatuje do Polski w celu wywiązywania się z ciążących na nim obowiązków bieżącego zarządzania spółką, są jednostronnym świadczeniem. Należy zgodzić się z wnioskami wynikającymi z przywołanej wyżej interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie: „W dyspozycji cytowanego przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia wypłacane na rzecz udziałowca dotyczą pełnienia funkcji w organie zarządzającym spółki z o.o., której jest wspólnikiem. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tę osobę fizyczną określonych czynności na rzecz spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny”.

Podobne stanowisko zajęła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 10 maja 2010 r. (IBPBI/2/423-0/PC): „przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a nie będą miały zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym spółką, a wydatki związane z pobytem członków zarządu w Polsce, m.in. koszty hoteli oraz wyżywienia, koszty podróży, dojazdów do i z lotniska (taksówki), można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów”.

Wydatki poniesione na rzecz członków zarządu

Należy podkreślić, że mimo ukształtowanej ostatnio korzystnej linii interpretacyjnej organów podatkowych, powstać mogą pewne wątpliwości co do kwalifikacji podatkowej wspomnianych wydatków poniesionych na rzecz członków zarządu. W trakcie potencjalnej kontroli organ podatkowy z pewnością analizował będzie wszelkie istotne okoliczności (m.in. podstawę finansowania wydatków; częstotliwość, z jaką członek zarządu przyjeżdża do siedziby spółki; gdzie znajduje się jego miejsce zamieszkania oraz czy pełni określone funkcje w kilku spółkach, z tym że wydatki na podróż ponosi tylko jedna z nich). Zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na sfinansowanie podróży członków zarządu powinno być zatem poprzedzone analizą konkretnej sytuacji. Najlepiej, aby spółka uzyskała w swojej sprawie indywidualną interpretację przepisów podatkowych, co pozwoli w przyszłości uniknąć wielu przykrych konsekwencji.