Wady i zalety rejestracji siedziby spółki z o.o. w prywatnym domu

Umowa pomiędzy spółką z o.o. a członkiem zarządu

Tak jak Pan słusznie wskazuje, zarejestrowanie siedziby spółki z o.o. w prywatnym domu, czy wydzielonym pomieszczeniu w takim domu, spowoduje wzrost podatku od nieruchomości. Podatek jednak wzrośnie w odniesieniu do tej wydzielonej części. W pozostałym zakresie nie, jeśli oczywiście zgłosi Pan w urzędzie miasta konkretny pokój z konkretnym metrażem pod działalność, podatek się nie zmieni. Proszę przy tym pamiętać, że spółka musi zawrzeć z Panem jako właścicielem domu umowę najmu (odpłatna, tj. za zapłatą czynszu) lub użyczenia (nieodpłatna, ale zwracam uwagę, że to rozwiązanie jest mniej opłacalne dla spółki, ponieważ darmowy lokal to dla spółki przychód, od którego będzie musiała zapłacić podatek), aby mogła wskazać ów pokój jako siedzibę. Nie może Pan zawrzeć najmu z samym sobą, jak również spółka nie może zawrzeć jej z Panem, jeśli jest Pan członkiem zarządu. Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.):

„1. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

§ 1¹. Uchwała o powołaniu pełnomocnika, o którym mowa w § 1, powołanego w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

§ 2. W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

§ 3. Wymogu zachowania formy aktu notarialnego, o którym mowa w § 2, nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym”.

Umowa najmu, umowa użyczenia ze spółką zarejestrowaną we własnym domu

Najprościej zatem będzie zawrzeć umowę najmu na kilka metrów powierzchni domu, określając odpowiedni czynsz (ale rynkowy, by nie zarzucić obchodzenia prawa), względnie użyczenie pokoju, ale wówczas spółka zapłaci podatek dochodowy (dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie rozumie się te wszystkie zdarzenia prawne lub gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika, mające konkretny wymiar finansowy. Tym samym w przypadku użyczenia lokalu wartością świadczenia będzie wysokość czynszu, jaki uzyskałby użyczający, gdyby wynajął lokal).

Oczywiście zwracam uwagę, że w tym pokoju należy spodziewać się kontroli. Urzędnicy sprawdzają bowiem siedziby spółek, tj. kontrolują, czy lokal istnieje, czy można się tam skontaktować z kimś upoważnionym. Dlatego zalecam urządzić jakieś małe biuro jako widoczny element wskazujący na fakt, że rzeczywiście jest siedziba, że jest stół na potrzeby obrad, sejf dla dokumentów (w tym ksiąg) itp.

Wynajmowany pokój nie może być amortyzowany przez spółkę jako najemcę, ponieważ nie jest jej własnością, a tym samym nie jest środkiem trwałym spółki. Do kosztów swojej działalności spółka może jednak zaliczać większość wydatków związanych z najmem, tj. czynsz najmu, opłaty za media, za sprzątanie (ale wydatki te mogą być kosztem przedsiębiorcy tylko pod warunkiem, że zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu i są odpowiednio udokumentowane).

Opłaty za media – spółka we własnym domu

Jeżeli w nieruchomości znajduje się zarówno mieszkanie wspólnika, jak i siedziba spółki, to wydatki na media – gaz, prąd, woda, internet (o ile nie ma oddzielnych liczników) – można zaliczyć do kosztów spółki, ale pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania. Rzecz jasna, nie można ich zaliczyć w całości, a tylko w części przypadającej na działalność gospodarczą. Przepisy podatkowe nie określają metody wyliczenia wysokości kosztów w takiej sytuacji, ale w praktyce się utrwaliło, że ustala się je w proporcji do powierzchni zajętej na działalność (co do zasady organy podatkowe tego nie kwestionują, ale co US, to różne interpretacje).

Nie ulegną zmianie opłaty za media, które Pan ma doprowadzone do domu. Być może w umowach z dostawcami mediów są jakieś zastrzeżenia, że cennik dotyczy tylko osób fizycznych nie zaś osób prawnych – wątpię w to jednak, bowiem odbiorcą będzie nadal Pan, nie spółka. Pan po prostu w owym najmie lub użyczeniu ureguluje ze spółką kwestię zwrotu czy partycypacji w kosztach za media. Niemniej jednak z ostrożności warto sprawdzić w umowach z dostawcami, czy nie ma w nich żadnych kruczków.

Siedziba spółki w domu – odbiór odpadów

Wspomnę jeszcze o opłacie za odbiór odpadów. Opłata za wywóz śmieci jest bowiem uzależniona od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu i nie ma wydzielonej odrębnej części, na której jest prowadzona ta działalność oraz nie generuje z tego tytułu odpadów, powinien uiszczać tylko jedną opłatę taką, jaka obowiązuje za mieszkanie prywatne. Jeśli jednak ma wydzielony pokój i jego działalność generuje odpady, wówczas powinien uiszczać opłatę mieszaną, tj. część powierzchni rozliczyć według metody przyjętej dla nieruchomości zamieszkałych, a część – tam gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza – jako przedsiębiorstwo. Opłata będzie w tym przypadku stanowiła sumę tych dwóch wartości. Warto tę kwestię skonsultować z urzędem miasta (gminy). W moim mieście w przypadku działalności biurowych nie wymagają odrębnej opłaty i zgłoszenia, ale u moich znajomych w dużych miastach już tak.