Uzyskanie odpisu aktu zgonu

Wydanie aktu zgonu

Przystępując do udzielenia opinii w Pani sprawie, chciałbym na wstępie zauważyć, iż regulacje dotyczące m. in. odpisów aktów stanu cywilnego zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (j.t.: Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264 – dalej: ustawa).

Ustawodawca w art. 79 ustawy przewidział, że z ksiąg stanu cywilnego wydaje się:

• odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego;
• zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku;
• zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego.

Jeżeli chodzi o treść odpisu aktu zgonu, to należy wyjaśnić, że stosownie art. 82 pkt 3 ustawy w odpisie aktu zgonu zamieszcza się następujące dane: nazwisko i imię (imiona) zmarłego, jego nazwisko rodowe, miejsce i datę zgonu, datę lub rok urodzenia, miejsce urodzenia, stan cywilny zmarłego i jego ostatnie miejsce zamieszkania oraz nazwisko, imię i nazwisko rodowe małżonka, a także imiona i nazwiska rodowe rodziców zmarłego.

Przechodząc do meritum Pani pytania, chciałbym zwrócić Pani uwagę na treść art. 83 ust. 1 i 2 ustawy, który określa legitymację do żądania wydania odpisu lub zaświadczenia z akt stanu cywilnego.

Komu może być wydany odpis lub zaświadczenie z akt stanu cywilnego?

I tak, w myśl art. 83 ust. 1 ustawy: „Odpisy oraz zaświadczenia określone w art. 79 wydaje się na wniosek sądu lub innego organu państwowego, osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego”.

Stosownie zaś do art. 83 ust. 2 ustawy: „Odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku mogą być również wydane na wniosek innych osób niż wymienione w ust. 1, które wykażą w tym interes prawny, oraz na wniosek organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny. Zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób”.

Wniosek o wydanie aktu zgonu

Z treści wspomnianego wyżej przepisu wynika, iż aby uzyskać stosowny odpis (np. odpis aktu zgonu) lub zaświadczenie należy złożyć wniosek, w Pani przypadku – do urzędu stanu cywilnego właściwego dla miejsca zgonu osoby, której odpis zamierza Pani uzyskać. 

Właściwość miejscowa w danym przypadku wynika z art. 10 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym: „Urodzenie oraz zgon osoby rejestruje się w urzędzie stanu cywilnego miejsca takiego zdarzenia”.

Analiza art. 83 ust. 1 ustawy wskazuje, iż nie znajduje się Pani w kręgu osób, którym przyznana została legitymacja do żądana wydania odpisu aktu stanu cywilnego, niemniej jednak na uwagę zasługuje art. 83 ust. 2 ustawy. Proszę zauważyć, iż stosownie do wspomnianego ust. 2 wnioskodawca winien wykazać interes prawny w uzyskaniu odpisu z akt stanu cywilnego. Bez wykazania wspomnianego interesu prawnego należy spodziewać się decyzji, która odmówi wydania odpisu.

W mojej ocenie wyjaśniając pojęcie „interes prawny”, należy posłużyć się wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 14 stycznia 2008 r. (sygn. akt III SA/Kr 945/07, LEX nr 465054), w którym sąd uznał, iż:

„1. Wykazanie interesu prawnego w żądaniu uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego ma polegać na wskazaniu okoliczności, które w świetle przepisów prawa materialnego kreują ten interes prawny, a nie na wskazaniu przepisu z którego wprost wynikałby obowiązek przedłożenia aktu stanu cywilnego.

2. Ocena organów, czy w konkretnej sprawie strona ma interes prawny w żądaniu uzyskania dokumentu – odpisu aktu stanu cywilnego – nie może być wykonywana wyłącznie przez pryzmat cech interesu prawnego w postępowaniu administracyjnym i w prawie administracyjnym.

3. Data śmierci dłużnika stwierdzona aktem stanu cywilnego jest zdarzeniem, z którym prawo materialne – przepisy art. 922 § 1, 924 i 925 k.c. łączą skutek w postaci przejścia praw i obowiązków zmarłego podlegających dziedziczeniu na jego spadkobierców. Ta okoliczność decyduje o tym, iż skarżący ma interes prawny (a nie faktyczny) w uzyskaniu dokumentu – odpisu skróconego aktu zgonu”.

Odpis aktu zgonu dla firmy pożyczkowej pozwalający na stwierdzenie przejścia odpowiedzialności za długi na spadkobierców dłużnika

W uzasadnieniu wspomnianego wyżej wyroku znajduje się fragment, który może okazać się niezwykle pomocny w Pani sprawie, a mianowicie: „Natomiast odpis aktu zgonu w świetle art. 4 a.s.c. [Prawa o aktach stanu cywilnego] stanowi jedyny urzędowy dowód w postaci dokumentu o określonej ustawą treści, iż dłużnik zmarł, a zatem, że wystąpiła okoliczność faktyczna, z którą prawo materialne łączy ten skutek, iż istnieje podstawa prawna do przejścia odpowiedzialności za długi na spadkobierców dłużnika. Data śmierci dłużnika stwierdzona aktem stanu cywilnego jest zdarzeniem, z którym prawo materialne – przepisy art. 922 § 1, 924 i 925 Kodeksu cywilnego łączą skutek w postaci przejścia praw i obowiązków zmarłego podlegających dziedziczeniu na jego spadkobierców. Ta okoliczność decyduje o tym, iż skarżący miał interes prawny (a nie faktyczny) w uzyskaniu dokumentu – odpisu skróconego aktu zgonu. Żądanie przeto takiego dokumentu nie może być zatem postrzegane tylko na płaszczyźnie uruchomienia określonego rodzaju postępowania. Wszystkie bowiem postępowania jak; o stwierdzenie nabycia spadku, nadanie klauzuli wykonalności przeciwko spadkobiercom dłużnika z tytułu przejścia obowiązków (w art. 788 K.p.c. [Kodeksu postępowania cywilnego]) czy podjęte w trybie art. 819 K.p.c. postępowanie egzekucyjne, służą realizacji interesu prawnego wierzyciela opartego na przepisach prawa materialnego”.

Jeżeli chodzi o sam wniosek o wydanie odpisu skróconego aktu zgonu, proszę pamiętać o wskazaniu danych osobowych zmarłej osoby oraz wykazania interesu prawnego, innymi słowy o wskazaniu celu, w jakim posłuży się Pani odpisem. W toku postępowania organ administracji publicznej oceni na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy udowodniła Pani istnienie interesu prawnego.

„W zależności od wyników dokonanej oceny, organ jest zobowiązany wydać żądane dokumenty (jeżeli uzna istnienie interesu prawnego wnioskodawcy w ich otrzymaniu) albo odmówić ich wydania (jeśli oceni, że wnoszący podanie interesu takiego nie ma). W tej drugiej sytuacji właściwą formą procedowania jest jednak decyzja administracyjna, w uzasadnieniu której należy przedstawić pełną argumentację przemawiającą za odmową. Podstawy normatywnej można w tym przypadku upatrywać w przepisach art. 7 ust. 1 pkt 2 i ust. 4 Prawa o aktach stanu cywilnego” (tak: wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 11 października 2007 r.; sygn. akt III SAB/Wr 12/07, LEX nr 418933).