Ukrainka mieszkająca w Polsce a zmiana zapisu nazwiska w nowym paszporcie, jak zaktualizować dane osobowe?

Zaświadczenie od konsula potwierdzające tożsamość

Podstawa prawna porady to artykuły od 240 do 251 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach Zmiana nazwiska na skutek różnic w transkrypcji może wymagać szeregu działań, aby zaktualizować dane we wszystkich instytucjach, gdzie pani Anna jest zarejestrowana. Sprawa jest dość nietypowa, związana z zarządzeniem wydanym przez inne państwo dla swoich obywateli.

Można zastanowić się nad wizytą w Konsulacie Ukrainy w Polsce, który może wydać zaświadczenie potwierdzające tożsamość pani Anny i wskazujące, że zmiana pisowni nazwiska wynika z nowych zasad transliteracji, a nie zmiany nazwiska jako takiego. Takie zaświadczenie mogłoby być przydatne podczas aktualizacji danych w polskich instytucjach.

Kontakt z urzędem wojewódzkim, nowa karta pobytu

Urząd wojewódzki, który wydaje karty pobytu, powinien być poinformowany o zmianie wynikającej z ukraińskiego zarządzenia z 2022 roku.

Warto zgłosić sytuację w urzędzie wojewódzkim, który odpowiada za wydanie karty pobytu. Urzędnicy mogą doradzić, czy wymagana jest nowa karta pobytu z nazwiskiem zgodnym z nowym paszportem, oraz jakie dokumenty będą potrzebne, aby potwierdzić, że zmiana pisowni wynika z ukraińskiego zarządzenia. Mogą mieć wiedzę techniczną, jak w łatwy sposób podejść do tematu.

Po otrzymaniu nowego paszportu z nową transkrypcją nazwiska pani Anna może złożyć wniosek o wydanie nowej karty pobytu z uaktualnionym nazwiskiem, aby dane w polskich rejestrach były spójne.

Dokumenty potwierdzające tożsamość

Przydatne mogą być dokumenty potwierdzające, że nowy zapis nazwiska wynika z przepisów i jest zgodny z poprzednią wersją nazwiska. Może to obejmować zaświadczenie z ambasady Ukrainy lub notarialne poświadczenie zgodności obu zapisów nazwiska jako jednej osoby.

Dobrze mieć przygotowane kopie obu wersji dokumentów tożsamości, aby w razie potrzeby przedłożyć je w różnych instytucjach.

Jeśli pani Anna jest zarejestrowana w polskim urzędzie gminy i posiada PESEL, może zapytać o możliwość wydania zaświadczenia o tożsamości, które może posłużyć jako dodatkowy dowód dla polskich instytucji.

Można zastanowić się nad ubieganiem o obywatelstwo oraz złożenie wniosku o tzw. spolszczenie nazwiska. Oczywiście podaje szereg możliwości.

Notarialne poświadczenie tożsamości

Pani Anna może skorzystać z usług notariusza, aby sporządzić oświadczenie poświadczające, że nazwiska zapisane w starym paszporcie, nowym paszporcie oraz karcie pobytu dotyczą tej samej osoby.

Notariusz może załączyć do oświadczenia kopie obu dokumentów (starego i nowego paszportu) oraz karty pobytu, a oświadczenie będzie miało wartość prawną.

Aktualizacja danych w instytucjach na podstawie nowego paszportu

Po uzyskaniu nowego paszportu i poświadczenia zgodności danych pani Anna może przystąpić do aktualizacji swoich danych w poszczególnych instytucjach, takich jak:

• ZUS (gdzie jest emerytką)
• NFZ (w kwestii ubezpieczenia zdrowotnego)
• banki (gdzie posiada konta bankowe)
• księgi wieczyste (jako właścicielka nieruchomości).

W każdym z tych miejsc może okazać poświadczenie zgodności lub dokument notarialny, aby udowodnić, że zmiana nazwiska wynika wyłącznie z różnic w transkrypcji, a nie z rzeczywistej zmiany tożsamości.

W pierwszej kolejność proponowałabym skontaktować się z konsulatem, a także z urzędem wojewódzkim wydającym kartę pobytu. Wszystkie powyższe przepisy mogą być podstawą do działań, które pomogą pani Annie w zaktualizowaniu i ujednoliceniu jej danych w różnych instytucjach w Polsce.

Źródła:

Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach - Dz.U. 2013 poz. 1650