Udostępnianie dokumentów wspólnoty mieszkaniowej

Czy właściciel lokalu ma prawo wglądu do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej?

Przepisy ustawy o własności lokali są mało precyzyjne co do zakresu czynności kontrolnych właścicieli lokali wobec wspólnoty mieszkaniowej. Właściwie chodzi o jej art. 29 ustęp 3, który stanowi: „Prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu”. Ogólność tego przepisu wymusza organizowanie spraw tak, aby zarządy (często wspierane przez administrację) albo zarządcy wspólnot mieszkaniowych mogły sprawnie wykonywać swe zadania oraz były w możliwie małym stopniu narażone na nieprzyjemności (a zwłaszcza na problemy prawne). W jakimś stopniu, należy poszukiwać „złotego środka”.

Proszę zwrócić uwagę na zwrot prawo kontroli działalności zarządu – co należy odpowiednio stosować do zarządców lub administracji (np. realizowanej odpłatnie przez wyspecjalizowane podmioty gospodarcze). Jak widać, nie chodzi o całość dokumentacji dotyczącej określonej wspólnoty mieszkaniowej, ale o to, co dotyczy działalności zarządu. Ustawodawca nie uzależnia uprawnień właścicieli lokali oraz współwłaścicieli lokali (na co warto zwrócić uwagę, zwłaszcza w świetle dokonanej w 2015 r. nowelizacji ustawy o własności lokali) od intencji, ewentualnych planów (np. od planów wytoczenia powództwa dotyczącego uchwały wspólnoty mieszkaniowej lub podziału albo połączenia odrębnych lokali) lub wniosku o ustanowienie zarządcy nieruchomości wspólnej przez sąd (co przewidziano w art. 26 ustawy o własności lokali). Co więcej, udostępnienie całości dokumentacji – dotyczącej wspólnoty, a nie wyłącznie poszczególnych osób – może być wskazane: w jednych przypadkach może zniechęcić do występowania na drogę sądową lub może ułatwić osiągnięcie ugody (czy to przed sądem, czy to bez zwracania się do sądu).

Jakie dane zawarte w dokumentacji może udostępnić swoim członkom wspólnota mieszkaniowa?

Delikatną, a niekiedy drażliwą sprawą są dane osobowe oraz zagadnienia rozliczeniowe co do poszczególnych nieruchomości lokalowych. Także w takich zakresach przedmiotowych należy unikać przesady. Z całą pewnością wierzyciel ma prawo wiedzieć, czy są zadłużenia i jakiej wysokości, za jaki okres oraz kto jest dłużnikiem. Przedmiotem uregulowania w statucie lub w regulaminie wspólnotowym może być między innymi sposób i zakres podawania takich danych.

Proponuję wziąć pod uwagę nastawienie wielu ludzi do określonych zagadnień. Niezależnie od ocen takich zjawisk i procesów, zmienia się mentalność ludzi. Kiedyś niemalże oczywistością – także w przypadku ludzi znanych i „na stanowiskach” – było podawanie nazwisk na wykazach mieszkańców lub na „plakietkach” przy domofonach (jeśli był zainstalowany domofon; tabliczki z numerami domów jednorodzinnych często zawierały nazwisko właściciela. Teraz można odnieść wrażenie, jakby ludzie wstydzili się swych nazwisk – listy mieszkańców (o ile są) to często „świecą pustkami” (za sprawą szerokiej interpretacji przepisów o ochronie danych osobowych), a „ze świecą szukać” można nazwisk przy przyciskach domofonów lub na tabliczkach z numeracją na domach jednorodzinnych. Ludzie żyją, a „jakby ich nie było”. Także osobom zajmującym się sprawami wspólnot mieszkaniowych lub spółdzielni mieszkaniowych przychodzi mierzyć się z takimi zagadnieniami – niekiedy stają się one problemami. Przykładowo: „robienie afery” po wywieszeniu listy dłużników na klatce schodowej (na którą najczęściej wstęp mają tylko „swoi”, żądanie utajniania „moich danych osobowych” (często połączone z domaganiem się podania takich danych innych osób).

Przepisy prawne są niedoskonałe i pozwalają na różne interpretacje. Praktycznie rzecz biorąc, trzeba ograniczać ryzyko – zwłaszcza związane z danymi osobowymi (szczególnie podawanymi bez zgody osób, których dotyczą) oraz z możliwością wystąpienia na drogę sądową przez (współ)właściciela lokalu, któremu przynajmniej poważnie ograniczono możliwości kontrolne.

Kopiowaniu lub filmowanie dokumentów wspólnoty mieszkaniowej przez właściciela lokalu

Technika współczesna umożliwia kopiowanie lub filmowanie (nie tylko) dokumentów – to ostatnie przydaje się zwłaszcza w przypadku materiałów wielkoformatowych (trudnych do „objęcia” dokładnie jedną fotografią). Z rozwojem techniki oraz z upowszechnieniem określonych rozwiązań technicznych wiąże się praktyka udostępniania dokumentów. Pamiętam niezbyt odległą w czasie sytuację, gdy panie z sądowej czytelni akt niemalże dostały ataku paniki, gdy zauważyły wyciągnięty przeze mnie aparat fotograficzny. Teraz zaś (także w znanej mi czytelni akt ksiąg wieczystych) czymś oczywistym jest korzystanie z aparatów fotograficznych – odrębnych albo zintegrowanych z innym sprzętem (np. tabletem lub aparatem telefonicznym). Da się zauważyć zmianę; skoro w sądach zauważono rozwój i upowszechnienie korzystania z techniki, to również we wspólnotach mieszkaniowych trzeba to uwzględniać – aczkolwiek bez przesady.

Proponuję zapytać lub sprawdzić osobiście (pojawiając się w czytelni akt), co jest praktykowane w sądowym wydziale ksiąg wieczystych, w którym prowadzone są odnośne księgi wieczyste (nieruchomości wspólnej oraz poszczególnych związanych z nią nieruchomości lokalowych). Jeżeli jest tam (nadal) stosowany większy rygoryzm, to można spodziewać się, że podobne podejście we wspólnocie mieszkaniowej (lub wspomagającej ją administracji) zostanie potraktowane ze zrozumieniem przez sąd cywilny, do którego mógłby skierować sprawę właściciel lokalu (niezadowolony z zakresu lub sposobu udostępniania mu dokumentacji).

Szczególnie ostrożnie trzeba podchodzić do danych indywidualnych – zwłaszcza niemających bezpośredniego związku z funkcjonowaniem wspólnoty mieszkaniowej. Tu nawet nie chodzi o dane osobowe (w ich ścisłym rozumieniu); dość często lektura ksiąg wieczystych – dostępnych zdalnie (np. przez niżej wskazaną przeglądarkę ksiąg wieczystych) – pozwala na ustalenie numeru PESEL (można zauważyć, że zazwyczaj dotyczy to obywateli polskich, zaś cudzoziemców „jakby mniej”). W administracjach budynków dość często znajdują się kopie (niekiedy wypisy) aktów notarialnych, w których zawarto umowy skutkujące przeniesieniem własności w rozumieniu art. 155 Kodeksu cywilnego (K.c.). Zazwyczaj są to dokumenty przynajmniej czterostronicowe (z uwzględnieniem „klauzul” i pieczęci na końcu). Wydaje się wątpliwe (a przynajmniej bardzo dyskusyjne) okazywanie – i to bez możliwości kopiowania – więcej niż jednej (najwyżej dwóch stron), czyli sformułowań dotyczących stron (uczestników) czynności notarialnej. Zbędne (a może niewłaściwe) byłoby okazywanie treści ze szczegółami transakcji, np. ceną za tytuł prawny do lokalu (własność we wspólnotach mieszkaniowych). Samo zbycie lokalu jest odnotowywane w księgach wieczystych; te zaś są jawne – można (także na tablicy informacyjnej) wskazać adres internetowej przeglądarki ksiąg wieczystych. To, co jest jawne (w sądowym wydziale ksiąg wieczystych lub zdalnie), może być udostępniane, ale nie musi; proszę zwrócić uwagę na to, że w księgach wieczystych (a one są jawne) często wskazuje się oznaczenie aktów notarialnych. Dane dotyczące szczegółów transakcji (dotyczących poszczególnych lokali) nawet nie powinny być udostępniane. Dyskusyjne pozostaje to, czy i w jakim zakresie należy udostępniać kopie lub pozwalać na kopiowanie tego, co dotyczy poszczególnych (właścicieli) lokali i jednocześnie nie dotyczy (zwłaszcza wprost) samego funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej.

Proszę zwrócić uwagę na tezę wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 26 czerwca 2008 r. (sygn. akt: I ACa 1382/07): „Przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali nie dają podstawy do całkowitego i bezwarunkowego pozbawienia członka wspólnoty prawa do otrzymania kserokopii dokumentacji związanej ze sprawowaniem zarządu nieruchomością wspólną. Dopuszczalne jest jednak wprowadzenie określonych rozwiązań organizacyjnych związanych z technicznymi aspektami realizacji uprawnień kontrolnych przez członka wspólnoty”. Jest tam mowa o kserokopiach, ale realia przemawiają za odniesieniem tych słów także do fotografii.

Udostępnianie danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej

Pierwszy kwartał to zazwyczaj czas przeprowadzania zebrań „walnych” we wspólnotach mieszkaniowych. Proponuję opracować projekt postanowień regulaminowych (lub statutowych), które dotyczyłyby udostępniania danych, ze szczególnym uwzględnieniem danych osobowych. Być może byłby to odrębny rozdział statutu (regulaminu) albo zostałby uchwalony „Regulamin przeprowadzania czynności kontrolnych przez właścicieli lokali”. Projekt uchwały można by przedstawić właścicielom wcześniej, by sprawniej przebiegło podejmowanie uchwały.

Nawet bez odpowiednich postanowień regulaminowych (statutowych) warto byłoby pouczać osoby domagające się danych (zwłaszcza prywatnych innych osób) o tym, że mogą ponieść odpowiedzialność prawną za niewłaściwe obchodzenie się z takimi danymi (np. za zamieszczanie w sieci odbitek dokumentów); osoba korzystająca z danych mogłaby podpisywać określonej treści oświadczenie. W ramach wspólnoty mieszkaniowej można sobie pozwolić na nieco więcej – także wobec współwłaścicieli. Nie można jednak „zasłaniać się” wspólnotą mieszkaniową, zwłaszcza w celu szkodzenia innym ludziom. W niektórych, szczególnie skrajnych przypadkach w grę może wchodzić nie tylko odpowiedzialność cywilna – zwłaszcza na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych (szczególnie art. 23 i art. 24 K.c.), ale nawet karna (np. „wzięcie pożyczki” na cudze dane osobowe lub sfałszowanie podpisu przez „podpisanie się za kogoś”). Oświadczenie odpowiedniej treści mogłoby także służyć obronie osoby udostępniającej dane przed ewentualną odpowiedzialnością prawną.

Ustanowienie regulaminu kontroli dokumentów we wspólnocie mieszkaniowej

Reasumując, nie ma przepisu, który zabraniałby kopiowania, a więc na przykład fotografowania, dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej przez jej członka. Dlatego zachęcam do opracowania regulaminu kontroli dokumentów we wspólnocie. Z pewnością są Państwo w stanie opracować takie regulaminowe postanowienia dotyczące kontroli przeprowadzanych przez właścicieli lokali. Nie ma obowiązku opracowywać takiego regulaminu, ale nie ma też zakazu. Należy przy tym poszanować uprawnienia kontrolne tego właściciela lokalu, jak też każdego innego właściciela. Uprawnienia te nie są ograniczone czasowo, np. iluś lat; one dotyczą spraw wspólnoty mieszkaniowej, w tym działalności zarządu. Ten właściciel życzy sobie dokumentów za określony czas, ale nie można wykluczyć zasadnego żądania dokumentów dotyczących okresu dłuższego.