Brak zgody na udzielenie urlopu z powodu dużej ilości pracy

Zgodnie z art. 161 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Interpretując art. 161 K.p. nie przez pryzmat zasady corocznego urlopu, lecz z punktu widzenia faktycznej realizacji przysługującego pracownikowi uprawnienia, należy stwierdzić, że może on z urlopu skorzystać, jeżeli pracodawca mu go udzieli. Oznacza to, że pracownik nie może sobie tego urlopu „udzielić” sam, a teza ta znajduje potwierdzenie w licznych wypowiedziach judykatury, odnoszących się do różnych rodzajów urlopów („typowy”, zaległy, na żądanie). To, w jaki sposób pracodawca udziela pracownikowi urlopu, nie zostało określone w przepisach Kodeksu pracy, które wskazują jedynie podstawy udzielania urlopu w postaci planu urlopów lub porozumienia pracownika i pracodawcy co do terminu urlopu. W obu tych przypadkach chodzi bardziej o ustalenie terminu wykorzystania urlopu, niż o uregulowanie kwestii, w jaki sposób pracodawca udziela pracownikowi urlopu.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi na żądanie.

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Ustalenie w planie urlopów terminów ich wykorzystania jest wypadkową dwóch elementów – wniosków pracowników, określających proponowane terminy urlopów oraz potrzeb pracodawcy, który bierze pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie. Wynika z tego, że pracodawca nie jest związany wnioskami urlopowymi pracowników, chyba że taki obowiązek nakłada nie niego przepis prawa.

Ustalenie planu urlopów powinno nastąpić w okresie poprzedzającym nabycie prawa do urlopu. W konsekwencji uznaje się, że plan urlopów powinien być opracowany jeszcze przed początkiem nowego roku kalendarzowego, z nadejściem którego pracownicy nabywają prawo do kolejnego urlopu. Reguła ta odnosi się do rocznego planu urlopów – przez wiele lat przyjmowano, że na podstawie art. 163 K.p. ustalany może być jeden plan urlopów na cały rok kalendarzowy. Stopniowo zaczął upowszechniać się jednak pogląd, że plan urlopów może dotyczyć krótszych okresów niż rok, a mianowicie kwartału lub półrocza. Aktualnie jest to pogląd dominujący w piśmiennictwie prawa pracy, choć są również zdecydowani jego przeciwnicy.

Jeśli więc pracodawca ustala plan urlopów na krótsze niż rok okresy, to odpowiednio wcześniej, przed rozpoczęciem tych okresów, powinien zostać ustalony plan urlopów. Sens planowania wyraża się w ustaleniu terminów korzystania z urlopów w okresie poprzedzającym okres lub okresy, w jakich pracownicy powinni wykorzystywać urlopy wypoczynkowe. Należy jednak pamiętać, że pracownik nie musi planować urlopu w pierwszym kwartale roku, jednakże musi się liczyć z tym, że pracodawca – z ważnych powodów – może mu go nie udzielić w drugim i kolejnych kwartałach roku.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Przesłanki przesunięcia terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy zostały określone w sposób bardziej rygorystyczny niż w odniesieniu do przesunięcia na wniosek pracownika. Poprzez użycie zwrotów „szczególne potrzeby pracodawcy” oraz „poważne zakłócenia toku pracy” ustawodawca ogranicza możliwość arbitralnego stosowania przez pracodawcę omawianej instytucji, chroniąc tym samym pracownika przed zakłócającymi jego plany zmianami terminu urlopu. Z drugiej jednak strony, o spełnieniu wymagań decyduje sam pracodawca. Niewykluczone jest więc, że będzie on swego uprawnienia nadużywał, podejmując omawianą decyzję w sytuacji, gdy wymagane przesłanki nie są spełnione. Konsekwencje takich zachowań nie zostały wprost unormowane przez Kodeks pracy. Podobnie jednak, jak w razie nieuwzględnienia wniosku pracownika o przesunięcie terminu urlopu uznać należy, że i w tym przypadku omawiany przepis jest źródłem roszczenia – tym razem pracownik będzie mógł żądać dopuszczenia do pracy, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i udzielenia urlopu w terminie określonym w planie (uzgodnieniu).

Urlopu niewykorzystanego w danym roku należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Wobec powyższego należy uznać, że co do zasady powinien Pan urlop za 2012 rok wykorzystać do końca roku. Jednakże jeśli z ważnych przyczyn pracodawca Panu takiego urlopu nie udzieli – powinien Pan wykorzystać ten urlop najpóźniej do września przyszłego roku.

Co do planów urlopowych na pierwszy i kolejne kwartały roku 2013 – jest to praktyka jak najbardziej zgodna z prawem, co nie oznacza, że musi Pan korzystać z urlopu już w okresie pierwszych trzech miesięcy roku 2013.