Różnica między delegacją a oddelegowaniem

Zagraniczna podróż służbowa a oddelegowanie pracownika

Na gruncie przepisów prawa polskiego nie występuje wyraźne rozróżnienie pomiędzy pojęciami oddelegowania i podróży służbowej, a już stanowczo nie decydują o tym ani 3 miesiące, ani 90 dni. Jednak prawidłowe rozróżnienie pomiędzy zagraniczną podróżą służbową a oddelegowaniem pracownika (również zagranicznym) pociąga za sobą odmienne konsekwencje w zakresie uprawnień i obowiązków pracowniczych, szczególnie zaś w zakresie obowiązków podatkowych i świadczeń ZUS-u. Nie zmienia to faktu, że rozróżnienia te mają w zasadzie charakter umowny. Zgodnie z orzecznictwem sądowym natomiast decydujące znaczenie dla rozróżnienia, czy mamy do czynienia z oddelegowaniem, czy podróżą służbową, ma właściwe określenie w umowie o pracę miejsca jej wykonywania. 

Definicja delegacji

Prawną definicję delegacji zawiera ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.; dalej K.p.) Artykuł 77⁵ tego kodeksu stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Ani ten przepis, ani żaden inny nie określa jednak maksymalnego czasu trwania podróży służbowej.

Od strony prawa pracy nie ma więc przeszkód, aby – jeżeli jest to uzasadnione specyfiką pracy – podróż trwała nawet kilka czy kilkanaście miesięcy. Niemniej jednak w doktrynie prawa pracy istnieje pogląd, że delegacja (podróż służbowa) może trwać do 3 miesięcy. Pogląd ten wywodzi swoje racje z brzmienia z art. 42 § 4 K.p., zgodnie z którym „wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika”. Jednak pogląd ten jest przez część środowiska prawniczego kwestionowany, ponieważ przepis ten mówi o zmianie warunków pracy, a nie zmianie miejsca jej wykonywania. Dlatego warto w tej kwestii odwołać się do prawa podatkowego. Specjaliści od podatków uznają bowiem, że oddelegowanie zaczyna się po pół roku (dokładnie po 183 dniach), ponieważ dopiero po tym okresie obowiązek płacenia podatków powstaje w kraju wykonywania zadania przez pracownika.

Co zatem może zrobić pracodawca, który zamierza odesłać swojego pracownika do pracy na np. 5 miesięcy? Ma on do dyspozycji dwa rozwiązania:

• Może okresowo zmienić takiemu pracownikowi miejsce wykonywania pracy poprzez zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy zgodnie z dyspozycją art. 42 K.p. albo zmienić dotychczasowe miejsce wykonywania pracy na mocy porozumienia zawartego między pracodawcą a pracownikiem (w którym strony ustalają warunki delegowania pracownika, np. wynagrodzenie, dofinansowanie wyżywienia, bezpłatne mieszkanie, zwrot kosztów przejazdów lub inne świadczenia związane z przeniesieniem do pracy za granicą itp.). Należy podkreślić, że warunki porozumienia kształtowane są zgodnym oświadczeniem woli pracodawcy i pracownika. W tym przypadku wykonywanie pracy za granicą nie będzie podróżą służbową i tym samym pracownikowi nie będą przysługiwały świadczenia związane z podróżą służbową.
• Może oddelegować pracownika do pracy za granicą, nie zmieniając mu miejsca wykonywania pracy i wystawiając polecenie podróży służbowej – w tej sytuacji pracownik oddelegowany przebywa jednocześnie w podróży służbowej i powinien otrzymać świadczenia związane z taką podróżą (diety). W takiej sytuacji polski pracodawca wysyła pracownika za granicę w drodze jednostronnego polecenia wyjazdu.

Czy w przypadku oddelegowania pracownikowi przysługują diety?

Należy zatem pamiętać, że o ile w przypadku podróży służbowej pracownikowi przysługują diety za czas podróży oraz inne świadczenia, o tyle w przypadku oddelegowania pracownik uprawniony jest zasadniczo tylko do wynagrodzenia za pracę. Podobnie zróżnicowane są konsekwencje w zakresie PIT i ustalenia podstawy wymiaru składek ZUS. Polskie przepisy przewidują:

• zwolnienie z podatku dochodowego przychodu w wysokości odpowiadającej 30% diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy, stosunku służbowym, spółdzielczym stosunku pracy lub wykonywał pracę nakładczą (art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Zwolnienie to nie ma zastosowania do wynagrodzenia pracowników odbywających podróż służbową poza granicami kraju;
• wyłączenie z podstawy wymiaru składek wynagrodzenia w części odpowiadającej równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju za każdy dzień pobytu, z tym że tak ustalony przychód nie może być niższy od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, które w 2012 r. wynosi 3526 zł (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r., Dz. U. Nr 161, poz. 1106 ze zm).

Oddelegowanie pracownika do pracy za granicą w celu świadczenia przez polskiego przedsiębiorcę usługi

Niewątpliwie korzystniejsza podatkowo jest dla pracownika podróż służbowa. Warto przytoczyć wyjaśnienia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, zgodnie z którymi co do zasady oddelegowanie pracownika do pracy za granicą, w celu świadczenia przez polskiego przedsiębiorcę usługi, nie powinno mieć miejsca w formie podróży służbowej (delegacji), ponieważ może być ona kwestionowana m.in. przez urzędy skarbowe z uwagi na zwolnienie z podatku dochodowego diet i innych świadczeń związanych z podróżami służbowymi. Z uwagi na stanowisko Ministerstwa i urzędów skarbowych oddelegowanie (okresowa zmiana miejsca pracy) jest więc na pewno rozwiązaniem mniej ryzykownym dla pracodawcy. Z drugiej strony w zasadzie nie ma przepisu, który mógłby uzasadnić stanowisko urzędów skarbowych, ponieważ wyjaśnienia Ministerstwa nie są źródłem prawa.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt omawianego zagadnienia, należy stwierdzić, że stosują Państwo ryzykowną opcję podróży służbowej. Tak jak pisałam, przepisy nie wskazują wyraźnie terminu trwania podróży służbowej, ale z uwagi na przepisy podatkowe okres ten nie powinien przekraczać 183 dni, a wziąwszy pod uwagę stanowisko Ministerstwa Pracy, być może jednak powinni Państwo rozważyć opcję oddelegowania, czyli okresowej zmiany miejsca pracy (wypowiedzenie dotychczasowych warunków płacy i pracy lub porozumienie).