Rozliczanie finansów rady rodziców

Gromadzenie funduszy przez radę rodziców

Zgodnie z art. 54 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.) w celu wspierania działalności statutowej szkoły lub placówki, rada rodziców może gromadzić fundusze z dobrowolnych składek rodziców oraz innych źródeł. Zasady wydatkowania funduszy rady rodziców określa regulamin.

Na tle komentowanego przepisu – który w odniesieniu do innych „społecznych organów w systemie oświaty” jest powtórzony w prawie tym samym brzmieniu jeszcze dwukrotnie – powstaje wątpliwość odnośnie do prawnego charakteru funduszy gromadzonych przez radę rodziców. Wymaga rozstrzygnięcia, czy chodzi o fundusze prywatne, z których szkoła (placówka) może korzystać tylko o tyle, o ile rada wyrazi na to zgodę, czy też o publiczne środki finansowe, które z tego względu powinny pozostawać pod kontrolą odpowiednich organów, a ich niezgodne z prawem wydatkowanie może być sankcjonowane.

Charakter prawny rady rodziców

Interpretacja jest tutaj w istocie zależna od tego, jakie zapatrywanie przyjmie się, gdy chodzi o sam charakter prawny rady rodziców. Jeżeli bowiem uzna się radę rodziców za jeden z organów owej szkoły (placówki), to gromadzone przez nią fundusze musiałyby być uważane za fundusze szkoły (placówki), na której potrzeby są zresztą wyłącznie przeznaczone.

Analizowany przepis wykazuje sporo niespójności z przepisami ustawy o finansach publicznych. Skoro bowiem szkoła (placówka) publiczna jest zwykle jednostką budżetową (rzadziej zakładem budżetowym), to środki na jej potrzeby mogą być gromadzone wyłącznie w formach dopuszczonych przepisami ustawy o finansach publicznych. W przypadku jednostek budżetowych taką formą (i zarazem wyłomem w opisanej niżej zasadzie budżetowania brutto) jest wydzielony rachunek. Respektując wolę ustawodawcy, komentowany przepis trzeba zatem traktować jako jeszcze jeden wyjątek (lex specialis) od opisanych wyżej zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych. To zarazem pociąga za sobą tę konsekwencję, że środki gromadzone przez radę rodziców są środkami publicznymi w rozumieniu art. 5 u.f.p., gospodarowanie nimi powinno zaś podlegać kontroli instytucji do tego powołanych (w tym organu prowadzącego oraz właściwej regionalnej izbie obrachunkowej), jednak nie podlegają one oczywiście odprowadzeniu do budżetu i pozostają „w szkole”.

Należy zresztą podkreślić, że komentowany przepis mówi tylko o „gromadzeniu”, a nie o „gospodarowaniu” funduszami przez radę rodziców. W drodze wykładni funkcjonalnej można zakładać, że wolą ustawodawcy nie mogło być całkowite pozbawienie prawa gospodarowania środkami tego organu, który je zgromadził.

Źródła pochodzenia środków finansowych przepis określa bardzo ogólnie. Są to „dobrowolne składki” (zapewne pochodzące od osób reprezentowanych w radzie, zwłaszcza od rodziców). „Innych źródeł” ustawa nie określa nawet przykładowo. Intencje towarzyszące stanowieniu przepisu obejmowały tą kategorią wpływy z ubocznej działalności szkoły (np. wpływy z organizacji imprez szkolnych, sprzedaży żywności i napojów uczniom).

Kto decyduje o celach jakie będą finansowane z funduszy rady rodziców?

Przeznaczeniem funduszy rady rodziców może być tylko wspieranie statutowej działalności szkoły lub placówki. O konkretnych celach finansowania rozstrzygać powinien roczny plan finansowy, ustalany przez dyrektora szkoły jako kierownika jednostki sektora finansów publicznych, na wniosek i w porozumieniu z przewodniczącym rady szkoły lub placówki jako organem gromadzącym środki finansowe.

Regulamin rady rodziców powinien regulować ogólne kierunki wydatkowania środków, zasady uchwalania przez radę projektu rocznego planu finansowego oraz zasady kontroli prawidłowości wydatkowania środków (przy aktywnym współudziale przewodniczącego rady).

Rada nie może być uprawniona do gospodarowania tymi funduszami, chociażby z racji braku zdolności prawnej. Otwarte jednak pozostaje pytanie, czy wobec całkowicie społecznego charakteru rady – zarazem pozbawionej wszelkich znamion podmiotowości prawnej w świetle prawa cywilnego – można przyjąć, że środki pieniężne przez nią gromadzone stanowią współwłasność wszystkich rodziców, czy też przedmiot odrębnej własności (i czyjej). Uzasadniony wydaje się postulat de lege ferenda, aby ustawodawca przyznał radom rodziców atrybut zdolności prawnej, np. na wzór wspólnot mieszkaniowych.

Powszechne zjawisko gromadzenia przez rady rodziców funduszy dla szkół i placówek z działalności o charakterze typowo gospodarczym (w szczególności handlowej) może prowadzić do poważnych problemów w praktyce. W uzasadnieniu wyroku z dnia 24 lutego 2010 r., I SA/OI 13/10, LEX nr 707453, WSA w Olsztynie stwierdził, że to zespół szkół, a nie rada rodziców jest podatnikiem podatku od towarów i usług, ponoszącym odpowiedzialność za zobowiązanie z tytułu nieuiszczonego VAT, m.in. od sprzedaży żywności i napojów w sklepiku szkolnym. Sąd wskazał, że jako organ szkolny rada rodziców nie może być uznana ani za podmiot gospodarki narodowej ewidencjonowany w systemie REGON, ani za podatnika, gdyż nie jest ona jednostką organizacyjną.

Podstawowe okresy przechowywania dokumentów. Jak długo powinny być przechowywane dokumenty finansowe rady rodziców?

Stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości, w tym w szczególności do art. 74, w zależności od rodzaju dokumentów mogą być one przechowywane trwale lub przez okres od 5 do 50 lat. Przy czym, ustalając termin przechowywania, należy również uwzględnić ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz inne akty prawne.

Podstawowe okresy przechowywania dokumentów zawarte w art. 74 ustawy o rachunkowości prezentują się następująco:

1) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – przechowywanie trwałe,

2) księgi rachunkowe – 5 lat,

3) karty wynagrodzeń pracowników lub też ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

4) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

5) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

6) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,

7) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

8) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

9) pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Jak z tego wynika, wszelkie dokumenty finansowe powinny być przechowywane co najmniej 5 lat. Należy jednak podkreślić, że nowa rada rodziców nie może rozliczać starej rady z ponoszonych wydatków. Może to zrobić inna instytucja do tego powołana (w tym organ prowadzący oraz właściwa regionalna izba obrachunkowa).