Rezygnacja z imprezy turystycznej przed jej rozpoczęciem - co mówią przepisy?

Zmiany w przepisach o imprezach turystycznych od lipca 2018 r.

Na wstępie wskazać należy, że z dniem 1 lipca 2018 r. weszła w życie ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (j.t. Dz. U. 2017, poz. 2361, zwana dalej „u.i.t.”). Stanowi ona implementację do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/2302 z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych, zmieniająca rozporządzenie (WE) nr 2006/2004 i dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/83/UE oraz uchylająca dyrektywę Rady 90/314/EWG. Natomiast dotychczas regulująca tę materię ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych została zmodyfikowana oraz jej nazwa została zmieniona na „ustawa o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych” (zob.: art. 64 pkt 1 u.i.t.).

Zakres obowiązku informacyjnego organizatora turystycznego i agenta turystycznego

Po tych wstępnych uwagach możemy przejść do zasadniczej odpowiedzi na zadane pytanie, czyli ile i w jaki sposób biuro podróży może potrącić w razie rezygnacji z udziału w imprezie. Kwestię tę reguluje w pierwszej kolejności art. 40 u.i.t., który określa zakres obowiązku informacyjnego organizatora turystycznego i agenta turystycznego. Przepis ten stanowi:

„Art. 40. 1. Organizator turystyki lub agent turystyczny, w przypadku gdy impreza turystyczna jest sprzedawana za jego pośrednictwem, udziela podróżnemu, zanim podróżny ten zwiąże się jakąkolwiek umową o udział w imprezie turystycznej lub odpowiadającą jej ofertą, następujących informacji:

1) dotyczących głównych właściwości usług turystycznych:

a) miejsce pobytu, trasę i czas trwania imprezy, w tym co najmniej przybliżoną datę początkową i końcową oraz liczbę noclegów zapewnianych w trakcie imprezy turystycznej,

b) rodzaj, klasę, kategorię lub charakter środka transportu, a także informacje dotyczące przejazdów, w szczególności czas i miejsce wyjazdów oraz postojów, a jeżeli dokładny czas nie został jeszcze określony – o przybliżonym czasie wyjazdu i powrotu,

c) położenie, rodzaj i kategorię obiektu zakwaterowania, według przepisów kraju pobytu,

d) liczbę i rodzaj posiłków,

e) szczegółowy program zwiedzania, wycieczki lub inne usługi uwzględnione w cenie imprezy turystycznej,

f) czy jakiekolwiek usługi turystyczne będą świadczone w grupie, oraz – jeśli to możliwe – o przybliżonej liczebności grupy,

g) informację o wymaganiach językowych, w przypadku gdy skorzystanie przez podróżnego z niektórych usług turystycznych będzie zależało od skutecznej komunikacji ustnej,

h) informację o dostępności usług turystycznych dla osób o ograniczonej sprawności ruchowej, a także, na wniosek podróżnego, dokładne informacje na temat możliwości ich dostosowania do jego potrzeb;

2) kwotę lub procentowy udział przedpłaty w cenie imprezy turystycznej i termin jej wniesienia oraz termin zapłaty całej ceny, a także sposób dokonania zapłaty oraz wskazanie, jeśli wpłata jest przyjmowana na turystyczny rachunek powierniczy;

3) cenę imprezy turystycznej łącznie z podatkami oraz w razie potrzeby z wszelkimi dodatkowymi opłatami i innymi kosztami lub – jeśli nie można zasadnie oczekiwać, aby koszty te zostały obliczone przed zawarciem umowy o udział w imprezie turystycznej – informację o rodzaju dodatkowych kosztów, którymi podróżny może zostać obciążony;

4) minimalną liczbę osób wymaganych, aby impreza turystyczna się odbyła;

5) termin powiadomienia podróżnego na piśmie o ewentualnym odwołaniu imprezy turystycznej z powodu niewystarczającej liczby zgłoszeń, jeśli jej realizacja jest uzależniona od liczby zgłoszeń;

6) informację o prawie do rozwiązania przez podróżnego umowy o udział w imprezie turystycznej w każdym momencie przed rozpoczęciem imprezy turystycznej za stosowną opłatą oraz jej wysokości;

7) ogólne informacje o obowiązujących przepisach paszportowych, wizowych i sanitarnych oraz o wymaganiach zdrowotnych dotyczących udziału w imprezie turystycznej;

8) nazwę handlową i adres organizatora turystyki lub agenta turystycznego, a także ich numery telefonów lub adresy poczty elektronicznej;

9) informację o ubezpieczeniach obowiązkowych lub dobrowolnym ubezpieczeniu na pokrycie kosztów rozwiązania przez podróżnego umowy o udział w imprezie turystycznej lub kosztów świadczenia pomocy, w tym kosztów powrotu do kraju w razie wypadku, choroby lub śmierci.

2. Informacje, o których mowa w ust. 1, są przekazywane w sposób jasny, zrozumiały i widoczny i nie mogą wprowadzać podróżnego w błąd. Jeżeli są udostępniane w postaci papierowej – są czytelne.

3. Organizator turystyki lub agent turystyczny, przed zawarciem umowy o udział w imprezie turystycznej, informuje podróżnego w sposób jasny, zrozumiały i widoczny o każdej zmianie informacji wymienionych w ust. 1.

4. W przypadku imprez turystycznych, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. e, organizator turystyki i przedsiębiorca turystyczny, któremu przekazywane są dane, zapewniają – każdy z osobna – udzielenie podróżnemu, zanim zawrze on umowę, informacji, o których mowa w ust. 1, w zakresie, w jakim dotyczy to oferowanych przez nich usług turystycznych. Organizator turystyki udziela także informacji za pośrednictwem formularza określonego w załączniku nr 3 do ustawy.

5. Jeżeli przed zawarciem umowy o udział w imprezie turystycznej nie zostały zrealizowane obowiązki informacyjne dotyczące dodatkowych opłat lub innych kosztów, o których mowa w ust. 1 pkt 3, podróżny nie ponosi tych opłat lub kosztów.

6. W przypadku umów o udział w imprezie turystycznej zawieranych przez telefon organizator turystyki oraz agent turystyczny udziela podróżnemu informacji zawartych w ust. 1 i w załączniku nr 2 do ustawy.”

Informacja o opłacie za rezygnację z usługi turystycznej już w przesłanej ofercie

Z powyższego unormowania wynika, że jeszcze przed zawarciem jakiejkolwiek umowy organizator turystyczny lub agent turystyczny powinien poinformować podróżnego o tym, że ma on prawo do rozwiązania umowy o udział w imprezie turystycznej w każdym momencie przed rozpoczęciem imprezy turystycznej za stosowną opłatą oraz o jej wysokości. Zatem już w przesłanej lub udostępnionej informacji powinna być zawarta wzmianka o opłacie oraz jej wysokości. Następnie ta informacja powinna być włączona do umowy zawieranej z podróżnym. Stanowi o tym wyraźnie art. 42 u.i.t.:

„Art. 42. 1. Umowa o udział w imprezie turystycznej jest sporządzana w sposób prosty, zrozumiały i czytelny.

2. W chwili zawarcia umowy o udział w imprezie turystycznej lub niezwłocznie po jej zawarciu organizator turystyki lub agent turystyczny udostępnia podróżnemu na trwałym nośniku kopię tej umowy lub potwierdzenie jej zawarcia.

3. Podróżny jest uprawniony do żądania kopii umowy o udział w imprezie turystycznej w postaci papierowej, jeżeli umowa ta została zawarta w jednoczesnej fizycznej obecności stron.

4. Umowa o udział w imprezie turystycznej lub potwierdzenie jej zawarcia zawiera pełną treść uzgodnień, w tym informacje, o których mowa w art. 40 ust. 1, oraz:

1) imię i nazwisko lub nazwę i dane kontaktowe (adres, numer telefonu, adres poczty elektronicznej) osoby reprezentującej organizatora turystyki lub pilota wycieczek odpowiedzialnego za przebieg imprezy turystycznej;

2) nazwę podmiotu zapewniającego ochronę na wypadek niewypłacalności w formie, o której mowa w art. 7 ust. 2 pkt 1-3, i jego dane kontaktowe, w tym adres;

3) informacje dotyczące prawa do przeniesienia przez podróżnego uprawnień i przejęcia obowiązków, o którym mowa w art. 43 ust. 1;

4) wymagania specjalne, o których podróżny powiadomił organizatora turystyki i na które strony umowy o udział w imprezie turystycznej wyraziły zgodę;

5) informację na temat dostępnych wewnętrznych procedur rozpatrywania skarg oraz metod pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich, o których mowa w ustawie z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich (Dz. U. poz. 1823), oraz odpowiednio podmiotów uprawnionych do prowadzenia postępowania w sprawie pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich, którym podlega przedsiębiorca turystyczny, oraz na temat platformy internetowego systemu rozstrzygania sporów zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 524/2013 z dnia 21 maja 2013 r. w sprawie internetowego systemu rozstrzygania sporów konsumenckich oraz zmiany rozporządzenia (WE) nr 2006/2004 i dyrektywy 2009/22/WE (rozporządzenie w sprawie ODR w sporach konsumenckich) (Dz. Urz. UE L 165 z 18.06.2013, str. 1);

6) informację o tym, że podróżny ma obowiązek poinformować o wszelkich niezgodnościach stwierdzonych w trakcie realizacji imprezy turystycznej;

7) informacje umożliwiające bezpośredni kontakt z osobą w wieku poniżej 18 lat lub z osobą odpowiedzialną za taką osobę w miejscu jej pobytu, jeżeli na podstawie umowy o udział w imprezie turystycznej obejmującej zakwaterowanie podróżują osoby w wieku poniżej 18 lat, którym nie towarzyszy rodzic ani inna upoważniona osoba;

8) informacje o tym, że organizator turystyki jest:

a) odpowiedzialny za należyte wykonanie wszystkich usług turystycznych objętych umową o udział w imprezie turystycznej,

b) obowiązany do udzielenia pomocy, o której mowa w art. 52.

5. Informacje, o których mowa w art. 40 ust. 1 pkt 1-6, stanowią integralny element umowy o udział w imprezie turystycznej i nie podlegają zmianie, chyba że strony umowy postanowią inaczej, albo w przypadkach określonych w art. 45 ust. 2 lub art. 46 ust. 1.

6. Postanowienia umów zawartych z podróżnymi oraz oświadczenia organizatora turystyki, jak i przedsiębiorcy ułatwiającego nabywanie powiązanych usług turystycznych zmierzające do wyłączenia lub ograniczenia odpowiedzialności określonej w ustawie są nieważne.

7. Organizatorzy turystyki, organizujący imprezy turystyczne za granicą, zawierają na rzecz podróżnych umowy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia.

8. Organizatorzy turystyki i przedsiębiorcy ułatwiający nabywanie powiązanych usług turystycznych wydają podróżnemu wpłacającemu całość lub część należności z tytułu zawartej umowy pisemne potwierdzenie posiadania zabezpieczeń finansowych oraz odprowadzania składek na Fundusz, o których mowa w art. 7 ust. 2, ze wskazaniem sposobu ubiegania się o wypłatę środków z tych zabezpieczeń w przypadkach określonych ustawą.

9. W przypadku imprez turystycznych, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. e, przedsiębiorca turystyczny, któremu są przekazywane dane, informuje organizatora turystyki o zawarciu umowy prowadzącej do powstania imprezy turystycznej. Przedsiębiorca turystyczny udostępnia organizatorowi turystyki informacje niezbędne do wypełnienia jego obowiązków jako organizatora turystyki. Niezwłocznie po uzyskaniu przez organizatora turystyki informacji, że została utworzona impreza turystyczna, udostępnia on podróżnemu na trwałym nośniku informacje, o których mowa w ust. 4.

10. Informacje, o których mowa w ust. 4 i 8, są przekazywane podróżnemu w sposób jasny, zrozumiały i widoczny.

11. Przed rozpoczęciem imprezy turystycznej organizator turystyki dostarcza podróżnemu niezbędne pokwitowania, vouchery i bilety oraz informacje o planowanym czasie wyjazdu i – w stosownych przypadkach – terminie odprawy, a także o planowanych godzinach przystanków pośrednich, połączeń transportowych i przyjazdu.

12. Podróżny, który zawarł umowę poza lokalem przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. z 2017 r. poz. 683), otrzymuje kopię lub potwierdzenie zawarcia umowy o udział w imprezie turystycznej w postaci papierowej lub, jeżeli wyrazi na to zgodę, na innym trwałym nośniku.”

Przepisy powyższe posługują się terminem „stosowna opłata” i nakazują określić jej wysokość w przesłanej lub udostępnionej informacji, jak również przenieść te kwestie do umowy.

Odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej

Natomiast nieco więcej światła na to zagadnienie rzuca art. 47 u.i.t., który reguluje prawo do odstąpienia od umowy o udział w imprezie turystycznej. Przepis ten stanowi:

„Art. 47. 1. Podróżny może odstąpić od umowy o udział w imprezie turystycznej w każdym czasie przed jej rozpoczęciem.

2. Podróżny może zostać zobowiązany do zapłacenia odpowiedniej i uzasadnionej opłaty za odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej na rzecz organizatora turystyki. W przypadku nieokreślenia w umowie o udział w imprezie turystycznej opłat za odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej wysokość tej opłaty odpowiada cenie imprezy turystycznej pomniejszonej o zaoszczędzone koszty lub wpływy z tytułu alternatywnego wykorzystania danych usług turystycznych. Na żądanie podróżnego organizator turystyki uzasadnia wysokość opłat za odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej.

3. W umowie o udział w imprezie turystycznej może zostać wskazana opłata za odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej w wysokości zależnej od tego, w jakim czasie przed rozpoczęciem imprezy turystycznej doszło do odstąpienia od umowy o udział w imprezie turystycznej, od spodziewanych oszczędności kosztów oraz spodziewanego dochodu z tytułu alternatywnego wykorzystania danych usług turystycznych. Opłata podlega potrąceniu z wpłaty dokonanej przez podróżnego.

4. Podróżny może odstąpić od umowy o udział w imprezie turystycznej przed rozpoczęciem imprezy turystycznej bez ponoszenia opłaty za odstąpienie w przypadku wystąpienia nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności występujących w miejscu docelowym lub jego najbliższym sąsiedztwie, które mają znaczący wpływ na realizację imprezy turystycznej lub przewóz podróżnych do miejsca docelowego. Podróżny może żądać wyłącznie zwrotu wpłat dokonanych z tytułu imprezy turystycznej, bez odszkodowania lub zadośćuczynienia w tym zakresie.

5. Organizator turystyki może rozwiązać umowę o udział w imprezie turystycznej i dokonać pełnego zwrotu podróżnemu wpłat dokonanych z tytułu imprezy turystycznej, bez dodatkowego odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli:

1) liczba osób, które zgłosiły się do udziału w imprezie turystycznej, jest mniejsza niż minimalna liczba osób podana w umowie o udział w imprezie turystycznej, a organizator turystyki powiadomił podróżnego o rozwiązaniu umowy o udział w imprezie turystycznej w terminie określonym w umowie o udział w imprezie turystycznej, lecz nie później niż na:

a) 20 dni przed rozpoczęciem imprezy turystycznej trwającej ponad 6 dni,

b) 7 dni przed rozpoczęciem imprezy turystycznej trwającej 2-6 dni,

c) 48 godzin przed rozpoczęciem imprezy turystycznej trwającej krócej niż 2 dni, lub

2) organizator turystyki nie może zrealizować umowy o udział w imprezie turystycznej z powodu nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności i powiadomił podróżnego o rozwiązaniu umowy o udział w imprezie turystycznej niezwłocznie przed rozpoczęciem imprezy turystycznej.

6. Organizator turystyki dokonuje zwrotu poniesionych opłat i wpłat, o których mowa w ust. 4 i 5, w terminie 14 dni od dnia rozwiązania umowy o udział w imprezie turystycznej. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.

7. Konsument, który zawarł umowę o udział w imprezie turystycznej poza lokalem przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, może w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia odstąpić od niej bez podawania przyczyny i ponoszenia kosztów, chyba że negocjacje ustne, na podstawie których została zawarta umowa, były prowadzone w oparciu o wcześniejsze zamówienie złożone przez konsumenta. Przepisy art. 30, art. 31, art. 32 ust. 1 i 2, art. 35, art. 37 i art. 38 pkt 1 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta stosuje się odpowiednio.”

I tak, zasadniczo organizator turystyczny ma prawo żądać opłaty za odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej, choć nie jest do tego prawnie zobligowany. Opłata ta powinna być odpowiednia i uzasadniona. Powinna zostać ona przewidziana bezpośrednio w przesłanej informacji oraz umowie. Jeśli natomiast takiej informacji nie było w umowie przewidzianej, to i tak organizator ma prawo żądać opłaty w wysokości ceny imprezy turystycznej pomniejszonej o zaoszczędzone koszty lub wpływy z tytułu alternatywnego wykorzystania danych usług turystycznych (art. 47 ust. 2 zd. 2 u.i.t.). Na żądanie podróżnego organizator turystyki uzasadnia wysokość opłat za odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej (art. 47 ust. 2 zd. 3 u.i.t.).

Organizator może również przyjąć, że wysokość opłaty będzie uzależniona od czasu odstąpienia od umowy w stosunku do terminu planowanego wyjazdu, od spodziewanych oszczędności kosztów czy dochodu z alternatywnego wykorzystania danych usług turystycznych (art. 47 ust. 3 u.i.t.).

Odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej bez ponoszenia kosztów

Bezkosztowo można odstąpić od umowy tylko w trzech przypadkach:

• w razie wystąpienia nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności występujących w miejscu docelowym lub jego najbliższym sąsiedztwie, które mają znaczący wpływ na realizację imprezy turystycznej lub przewóz podróżnych do miejsca docelowego (art. 47 ust. 4 u.i.t.); w takiej sytuacji podróżny może żądać wyłącznie zwrotu wpłat dokonanych z tytułu imprezy turystycznej, bez odszkodowania lub zadośćuczynienia,
• jeżeli podróżny – konsument zawarł umowę o udział w imprezie turystycznej poza lokalem przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta i w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia odstąpił od niej, z wyjątkiem jednak sytuacji, gdy negocjacje ustne, na podstawie których została zawarta umowa, były prowadzone w oparciu o wcześniejsze zamówienie złożone przez konsumenta (art. 47 ust. 7 u.i.t.),
• jeżeli organizator wycieczki jest zmuszony zmienić główne właściwości usług turystycznych, nie może spełnić specjalnych wymagań, o których podróżny powiadomił organizatora turystyki i na które strony umowy o udział w imprezie turystycznej wyraziły zgodę lub organizator proponuje podwyższenie ceny o więcej niż 8% (art. 46 ust. 4 pkt 2 u.i.t.).

Natomiast zasadniczo opłata powinna być potrącona z dokonanej przez podróżnego wpłaty (art. 47 ust. 3 zd. 2 u.i.t.). Gdyby jednak wpłata była niewystarczająca, to, moim zdaniem, nie wyklucza to dochodzenia przez organizatora uzupełnienia (zob.: art. 47 ust. 2 zd. 1 u.i.t. – „Podróżny może zostać zobowiązany do zapłacenia odpowiedniej i uzasadnionej opłaty za odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej na rzecz organizatora turystyki”). Przepisy nie określają jednak wyraźnie, w jakim terminie to powinno nastąpić.

Wysokość opłaty za odstąpienie od umowy o udział w imprezie turystycznej

Podsumowując, co do zasady, organizator ma prawo do żądania opłaty za odstąpienie od umowy na organizację podróży (wyjątkiem są powyższe przypadki). Wysokość opłaty nie jest z góry w przepisach przewidziana. Niemniej jednak taka opłata i jej wysokość powinna być przewidziana w przesłanej lub udostępnionej informacji, jak również w samej umowie. Jednakże nawet gdy nie została ona tam wskazana, to i tak organizator ma prawo do jej pobrania (art. 47 ust. 2 zd .2 u.i.t.). Jeżeli zaś chodzi o jej wysokość, to przepisy wskazują dość enigmatycznie, że powinna być ona odpowiednia (stosowna) i uzasadniona. Zasadniczo jednak może ona być określona w wysokości ceny wycieczki i pomniejszona o zaoszczędzone przez organizatora koszty lub wpływy z tytułu alternatywnego wykorzystania danych usług turystycznych. W związku z powyższym nie powinna ona być równa cenie wycieczki.