Przetwarzanie danych osobowych w postaci głosu

Nie ukrywam, że trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Przeglądnęłam ustawę o Inspekcji Handlowej, rozporządzenia, ustawę o informatyzacji podmiotów publicznych, nawet ustawę o zarządzaniu mieniem państwowym – i nic. Sprawdzałam też przepisy dostosowujące w ustawie o ochronie danych osobowych – na końcu jest wykaz zmienianych ustaw, w tym pod kątem wprowadzenia monitoringu – również nic. Sprawdzałam też, czy podmioty publiczne posiadające infolinię mają zamieszczone klauzule informacyjne związane z dzwonieniem do nich – także nic. W tej sytuacji moja odpowiedź jest raczej oceną subiektywną. A zatem:

Poradnictwo konsumenckie i rozwiązywanie sporów konsumenckich

W art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o Inspekcji Handlowej (j.t. Dz. U. 2018 r., poz. 1930, z późn. zm. – dalej „u.i.h.”) jest mowa o tym, że: „Do zadań Inspekcji należy prowadzenie poradnictwa konsumenckiego”. Pewnym wysiłkiem woli dałoby się podciągnąć, że infolinia służy właśnie między innymi prowadzeniu poradnictwa konsumenckiego. Ewentualnie jeszcze można by rozważyć, czy infolinia nie może być również wykorzystywana na potrzeby pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich – zgodnie z art. 36 u.i.h. oraz ustawy z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich (Dz. U. 2016 r., poz. 1823, z późn. zm.). W mojej ocenie jednak podstawową funkcją i celem uruchomienia infolinii jest umożliwianie kontaktu w celu poinstruowania, co ewentualnie można zrobić w przedstawionej sytuacji.

Cel uruchomienia infolinii

Niezależnie jednak od powyższego raczej trzeba rozgraniczyć podstawowy cel uruchomienia infolinii (np. w zakresie świadczenia poradnictwa konsumenckiego) od celu dodatkowego, jakim jest utrwalanie i przechowywanie nagrań z tych rozmów. Umówmy się, że cel uruchomienia infolinii doskonale mógłby być realizowany bez jakiegokolwiek rejestrowania – człowiek dzwoni, uzyskuje informację, odkłada słuchawkę. Podmiot, który nagrywa i przechowuje zapisy rozmów, robi to głównie po to, aby w razie sporu posiadać potrzebne dowody i ewentualnie bronić się przed bliżej nieokreślonymi zarzutami ze strony dzwoniącego (no i może jeszcze na potrzeby wyciągnięcia konsekwencji wobec pracownika, jeżeli padnie zarzut, że np. pracownik na infolinii był niemiły i chamski).

W związku z powyższym uważam, że nagrywanie i przechowywanie nagrań odrywa się od realizacji obowiązków prawnych, stąd odpada art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Bardzo wygodne byłoby przetwarzanie do celów związanych z koniecznością wykonywania zadań publicznych, czyli art. 6 ust. 1 lit. e RODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych tak sobie wskazuje przy formularzu kontaktowym – https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt). Osobiście jednak nie jestem co do tego przekonana, ponieważ realizację zadań publicznych dałoby się uzasadnić każdą inwigilację obywatela przez telefon.

Uzasadniony interes administratora danych osobowych

Sądzę, że najlepszą podstawą prawną przetwarzania nagrań podczas obsługi infolinii jest uzasadniony interes administratora danych osobowych, czyli art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeżeli petent byłby na początku uprzedzany, że rozmowa jest nagrywana, zawsze mógłby wnieść sprzeciw. I już. Tylko w tym momencie oczywiście wracamy do sławetnego i nierozstrzygniętego problemu, jak to jest z tym uzasadnionym interesem w odniesieniu do organów publicznych. W związku z powyższym myślę, że dość bezpiecznym rozwiązaniem byłoby:

a) uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych – w zakresie zbierania i utrwalania danych osobowych przy rozmowie na infolinii; jak ktoś nie będzie chciał wyrazić zgody, to się rozłączy. A jak będzie kontynuował rozmowę, to mamy twardą podkładkę, że zgoda została wyrażona;

b) wykorzystanie prawnie uzasadnionego interesu do wszystkich pozostałych czynności przetwarzania danych – w tym przede wszystkim przechowywania danych osobowych. Gdybyśmy i tutaj dali zgodę, to wtedy petent mógłby ją w każdej chwili wycofać i zrobiłby się bałagan.