Powołanie osoby na pełniącej obowiązki głównej księgowej

Pełnienie obowiązków dyrektora

Niestety problem z „pełniącym obowiązki” jest taki, że absolutnie w żadnym akcie prawnym nie ma na ten temat regulacji. Stąd rozbieżności w doktrynie i orzecznictwie. Znaleźć można różne interpretacje. W przypadku podmiotów prywatnych nie ma takiego problemu, ponieważ ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej nie reguluje kwestii obecności głównego księgowego w ogóle. Zatem uznać należy, że taki podmiot w sposób dowolny kształtuje organizację finansów i rozliczeń. może na przykład powierzyć obsługę w tym zakresie podmiotowi zewnętrznemu. Także w tym przypadku nie widzę żadnych przeszkód, by ustanowić p.o. głównego księgowego. Inaczej jest w przypadku instytucji publicznych: samorządowych lub państwowych. Tu w grę wchodzą przepisy ustawy o finansach publicznych, a ta wymaga, by w takiej jednostce zatrudniona była osoba, któremu powierza się określone obowiązki finansowe, tą osobą jest główny księgowy.

Główny księgowy

Zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych „głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zwanym dalej »głównym księgowym«, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości jednostki;

2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

3) dokonywania wstępnej kontroli:

a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych”.

Osoba, która ma być głównym księgowym, musi spełniać określone wymagania. „Głównym księgowym może być osoba, która:

1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że odrębne ustawy uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego;

2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;

3) nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe;

4) posiada znajomość języka polskiego w mowie i piśmie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego;

5) spełnia jeden z poniższych warunków:

a) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,

b) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

c) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,

d) posiada certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów”.

Obsadzenie wolnego stanowiska głównego księgowego

Dominujące jest stanowisko, że skoro ustawy nie przewidują wprost możliwości „pełnienia obowiązków”, to nie można „łatać” dziury po poprzednim głównym księgowym poprzez powierzenie obowiązków. W przypadku jednostki samorządowej w grę wchodzi ustawa o pracownikach samorządowych. W przypadku wakatu na danym stanowisku kierownik jednostki powinien natychmiast podjąć czynności zmierzające do jego obsadzenia, przy czym zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze jest otwarty i konkurencyjny. W nieprzewidzianych sytuacjach np. dłuższej absencji chorobowej głównego księgowego, która dezorganizuje codzienną pracę, można zastosować art. 21, który stanowi, że „jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami”.

Odpowiadając na Pani pierwsze pytanie, należy uznać, że nie ma możliwości utworzenia stanowiska pełniącego obowiązki głównego księgowego. Można na jakiś czas jedynie powierzyć obowiązki głównego księgowego, ale zawsze osobie, która spełnia wymagania stawiane dla głównego księgowego z ustawy o finansach publicznych.

Związki zawodowe nie mają kompetencji, a pracodawca obowiązku konsultowania z nimi zatrudniania żadnej z nowych osób w instytucji.