Potwierdzenie przez notariusza we Francji a wymóg apostille

Posługiwanie się pełnomocnictwem do dysponowania rachunkiem bankowym potwierdzonym przez notariusza francuskiego

W mojej opinii pełnomocnictwo do dysponowana rachunkiem bankowym, potwierdzone przez notariusza francuskiego (rozumiem, iż chodzi o poświadczenie własnoręczności podpisu), wymaga zaopatrzenia w apostille, jeśli pełnomocnik chce się nim posługiwać w Polsce.

Instytucję tę reguluje Konwencja haska znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych z dnia 05.10.1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938). Polska przystąpiła do tej Konwencji w 2005 r., a Francja jest jej członkiem od 1965 r.

Konwencję tę stosuje się do dokumentów urzędowych, które zostały sporządzone na terytorium jednego z Państw-sygnatariuszy (np. Francji) i które mają być przedłożone na terytorium innego Umawiającego się Państwa (np. w Polsce). Są to:

1. dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń;
    

   dokumenty administracyjne;

2. akty notarialne,
3. urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak
   • urzędowe zaświadczenia stwierdzającego zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie i
   • notarialne poświadczenia podpisów.

Apostille wymaga więc nie tyle samo pełnomocnictwo, ile notarialne poświadczenie podpisu lub daty na tym pełnomocnictwie, niemniej jest to uwaga raczej terminologiczna – w skrócie mówi się, iż po prostu pełnomocnictwo poświadczone przez notariusza wymaga apostille.

Konwencja nie ma zastosowania do dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych oraz dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych. W tym wypadku nie zachodzi żaden z wyżej wymienionych przypadków wyłączenia.

Dołączenie apostille do dokumentu urzędowego

Konwencja zwalnia z legalizacji dokumenty urzędowe (art. 2), natomiast „czynnością, która może być wymagana w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby tożsamości pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument, jest dołączenie apostille, wydanej przez właściwy organ Państwa, z którego dokumentu pochodzi” (art. 3).

Apostille wydaje się na wniosek osoby, która podpisała dokument bądź jego posiadacza. Apostile poświadcza (art. 5):

1. autentyczność podpisu;
2. charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument oraz
3. tożsamość pieczęci lub stempla, którym dokument jest opatrzony (czyli pieczęci notarialnej).

Kiedy apostille nie jest wymagane?

Apostille nie jest wymagane jedynie wtedy, gdy umowa międzynarodowa znosi jego wymóg. Można tu wskazać przykładowo na:

1. Konwencję Nr 17 Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego – zwolnione z apostille są międzynarodowe akty stanu cywilnego (są one ważne we wszystkich państwach, które ratyfikowały Konwencję);
2. umowę z Austrią o wzajemnych stosunkach w sprawach z zakresu prawa cywilnego oraz dokumentach z 09.02.1974 r. (Dz.U. Nr 6 poz. 33 z późn. zm.), której art. 56 ust. 1 stanowi: „dokumenty sporządzone lub zaprotokołowane przez sądy lub organy administracji jednej Umawiającej się Strony w granicach ich właściwości, nie wymagają do użycia na obszarze drugiej Umawiającej się Strony uwierzytelnienia przez nadrzędne organy ani przez przedstawicielstwa dyplomatyczne lub urzędy konsularne, jeżeli są opatrzone podpisem i pieczęcią urzędową”.

Nie ma jednak takiej umowy z Francją (pełen raport na temat apostille w Polsce dostępny jest pod adresem http://hcch.e–vision.nl/upload/wop/2008poland12.pdf – jedynie z Austrią mamy umowę o zniesieniu apostille co do wszystkich dokumentów, a z niektórym krajami umowę o zniesieniu apostille co do niektórych kategorii dokumentów, brak jednak wśród tych krajów Francji).

Zaopatrzenie w apostille jest we Francji

Zaopatrzenie w apostille jest we Francji bezpłatne. Organem uprawnionym do ich nadawania we Francji jest:

Dla mieszkańców Paryża i okolic:

PALAIS DE JUSTICE – SERVICE APOSTILLE

6, boulevard du Palais; 75001 Paris

(Metro Chatelet/Saint–Michel/Cite)

tel. 01 44 32 51 37

godz. otwarcia: 9.30–12.00 oraz 14.30–16.00

Dla pozostałych mieszkańców Francji:

COUR D'APPEL miejsca wystawienia dokumentu

Dodam jeszcze, że trzeba odróżnić dwie rzeczy:

1. ważność pełnomocnictwa (ważność jako czynność prawnej)
2. apostile – nie jest wymogiem ważności pełnomocnictwa, tylko poświadcza on: 

    

   • autentyczność podpisu,
   • charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument oraz
   • tożsamość pieczęci lub stempla, którym dokument jest opatrzony.

    

Nie kwestionuję, że forma czynności prawnej podlega prawu właściwemu dla tej czynności, choć wystarcza zachowanie formy przewidzianej przez prawo państwa, w którym czynności została dokonana. Również nie kwestionuję tego, iż jeśli we Francji czynność prawna udzielania pełnomocnictwa została dokonana w sposób zgodny z prawem, a podpisy uwierzytelnił notariusz, to pełnomocnictwo jest ważne. Jednak apostille nie jest wymogiem ważności pełnomocnictwa. Nie jest też dowodem na to, że pełnomocnictwo zostało sporządzone zgodnie z prawem francuskim.

Apostille nigdy nie poświadcza tego, że dokument został sporządzony we właściwej formie. Nie jest też wymogiem co do formy czynności prawnej; brak apostille nie powoduje jej nieważności, podobnie jak fakt, że dokument jest zaopatrzony w aspotille, nie oznacza z mocy prawa tego, iż jest on dokonany zgodnie z prawem kraju wystawienia dokumentu.

Uchwała Sadu Najwyższego z 13.04.2007 r., sygn. akt III CZP 21/07, OSNC 2008/3/34 (Biul. SN 2007/4/9, Lex Nr 236103): „po przystąpieniu Polski do Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzonej w dniu 5 października 1961 r. w Hadze (Dz.U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938 i 939); jedyną czynnością wymaganą w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamości pieczęci lub stempla, jakim został on opatrzony, jest dołączenie apostille określonej w art. 4 Konwencji. Nie zwalnia to sądu z obowiązku badania, czy dokument opatrzony apostille spełnia, określone w prawie państwa, w którym dokument został sporządzony, wymagania dotyczące formy danej czynności prawnej”.

Poświadczenie autentyczności dokumentu przez apostille

Apostille poświadcza jedynie:

1. autentyczność podpisu;
2. charakter, w jakim występowała osoba podpisująca dokument;
3. w razie potrzeby – tożsamość pieczęci którą jest opatrzony dokument.

Jednym zdaniem – apostille poświadcza autentyczność dokumentu, a nie prawidłowość formy dokumentu. Uzyskanie apostille służy celom dowodowym.

Natomiast uzasadnioną wątpliwość rodzi zapewne to, czy bank może żądać apostille przy pełnomocnictwie do wypłat z rachunku, gdzie podpis jest poświadczony przez zagranicznego notariusza. Art. 3 ust. 2 Konwencji haskiej wskazuje, że „poświadczenie klauzulą apostille nie może być wymagane, jeżeli ustawy, inne przepisy prawne lub praktyka obowiązująca w danym państwie, w którym dokument ten ma być użyty lub też umowa dwustronna lub wielostronna pomiędzy państwami znosi lub upraszcza legalizację lub zwalnia dokument z legalizacji”.

Wymóg legalizacji przewidywał dotychczas art. 1138 Kodeksu postępowania cywilnego, który stanowił, że zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi. „Dokument dotyczący przeniesienia własności nieruchomości położonej w RP powinien być uwierzytelniony [zalegalizowany] przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsule rany. To samo dotyczy dokumentu, którego autentyczności strona zaprzeczyła”. Wyprowadzić należy stąd wniosek, iż żądania co do apostille na dokumentach urzędowych przeznaczonych do użycia w Polsce należy stawiać jedynie wówczas, gdy dokumenty te:

1. dotyczą przeniesienia własności nieruchomości oraz
2. budzą wątpliwości co do autentyczności (zob. P. Czubik, Nieprawidłowości w stosowaniu konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, „Europejski Przegląd Sądowy”, 2006/4/24).

 Czy bank dla sprawdzenia autentyczności pełnomocnictwa może żądać apostille?

Jeśli bank ma wątpliwość, czy pełnomocnictwo jest autentyczne, ma prawo żądać apostille.

Art. 12 Prawa prywatnego międzynarodowego mówi o skuteczności czynności, jeśli chodzi o formę, nie wprowadza jednak obowiązku wykazywania zgodności jej formy z prawem obcym poprzez zastosowanie klauzuli legalizacyjnej względem dokumentu, który odzwierciedla treść czynności. Nie ma on jednak żadnego związku z art. 1138 Kodeksu postępowania cywilnego (zob. P. Czubik, Nieprawidłowości...).

Podsumowując, bank, otrzymując pełnomocnictwo zagraniczne:

1. ma obowiązek zbadać, czy takie pełnomocnictwo zostało sporządzone we właściwej formie (np. jeśli wymagane jest notarialne poświadczenie podpisu, to czy takie poświadczenie jest);
2. powinien (w interesie klienta – posiadacza rachunku, a także dla własnego bezpieczeństwa) zbadać, czy pełnomocnictwo jest autentyczne – uzyskanie apostille taką autentyczność potwierdza.

Żaden przepis prawa polskiego nie nakłada zatem na bank obowiązku żądania apostille od pełnomocnictwa zagranicznego poświadczonego przez zagranicznego notariusza, ale moim zdaniem bank ma prawo żądać apostille, jeśli nabierze wątpliwości co do autentyczności pełnomocnictwa (w praktyce zawsze). Praktyka pokazuje, że banki często wymagają apostille przy dokumentach zagranicznych.