Poświadczanie zgodności kopii dokumentu, praktyczne aspekty prawne

Uwierzytelniona kopia dokumentu

W pierwszej kolejności wskazuję, że termin „uwierzytelniona kopia dokumentu” odnosi się do kopii dokumentu, która została potwierdzona jako wierna i zgodna z oryginałem przez odpowiednią instytucję lub osobę. Uwierzytelnienie kopii może być konieczne w różnych sytuacjach, takich jak składanie dokumentów w urzędach, sądach czy instytucjach finansowych.

Zgodnie ze słownikiem języka polskiego kopia to „rzecz dokładnie odtworzona z oryginału”. Kopia dokumentu jest zgodna nie tylko z treścią oryginału, ale również odzwierciedla jego układ graficzny. Pojęcie odpisu występuje np. w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: K.p.a.), choć sama ustawa nie zawiera jego legalnej definicji.

Według definicji słownika języka polskiego odpis to „kopia lub przepisany tekst oryginalnego dokumentu”. Sposób sporządzenia odpisu nie jest prawnie uregulowany. Odpis może być wykonany odręcznie poprzez opisanie wyglądu dokumentu i przepisanie jego treści. Obecnie dzięki postępowi technologicznemu odpisy wykonuje się jako kopie przy użyciu skanera, kserokopiarki czy telefonu komórkowego lub aparatu fotograficznego. Wykorzystanie tych urządzeń oznacza, że odpisem może być odpowiednio skan, kserokopia czy zdjęcie. Zazwyczaj wymaga to obecności oryginału dokumentu oraz jego porównania z kopią przez osobę upoważnioną, która potwierdza zgodność kopii z oryginałem poprzez podpisanie, stemplowanie lub inną formę autoryzacji.

Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika lub upoważnionego pracownika organu prowadzącego postępowanie ma charakter dokumentu urzędowego (art. 76a par. 3 K.p.a.), a co się z tym wiąże, stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone (art. 76 par. 1 K.p.a.). Taki stan rzeczy oznacza, że sąd przeprowadzać będzie postępowanie dowodowe nie z dokumentu prywatnego przedłożonego w urzędowo poświadczonej kopii, ale z dokumentu urzędowego, z którego wypływa wniosek o istnieniu dokumentu prywatnego, o treści tożsamej z przedłożonym poświadczeniem.

Zatem ustawodawca dopuszcza przedłożenie odpisu dokumentu poświadczonego przez uprawnione osoby za zgodność z oryginałem.

Kopia dokumentu jako dowód w postępowaniu

W orzecznictwie sądów administracyjnych niejednokrotnie wyrażony został pogląd, że kserokopia dokumentu urzędowego może być środkiem dowodowym w postępowaniu administracyjnym. Nie ulega wątpliwości, że nieuwierzytelniona kserokopia dokumentu urzędowego nie może korzystać z mocy dowodowej oryginału. Różnica ich mocy dowodowej polega na tym, że kserokopia właściwie uwierzytelniona korzysta z mocy dokumentu oryginalnego, natomiast brak właściwego uwierzytelnienia powoduje, że dokument taki musi być oceniony w świetle całego materiału dowodowego (zgodnie z wyrokiem NSA z 25 maja 2016 r., sygn. akt I OSK 2842/15).

Wyrok NSA z 25 maja 2016 r., sygn. akt I OSK 2842/15: „Skoro tak odpis, jak i kserokopia stanowią odwzorowanie oryginału, tyle tylko, że pierwszy metodą tradycyjną, a drugi metodą nowoczesną, to istnieje podstawa do objęcia pojęciem odpisu także kserokopii. Podobnie zatem, jako odpis należy uznać kserokopię za dokument stanowiący dowód istnienia oryginału”.

Omawianym uwierzytelnieniem jest umieszczenie na kserokopii dokumentu adnotacji poświadczającej zgodność z oryginałem o treści „poświadczam za zgodność z oryginałem” oraz podpis osoby upoważnionej.

Replika dokumentu publicznego

Najwięcej wątpliwości wciąż wzbudza niejasna definicja repliki dokumentu publicznego, w szczególności w zakresie spełniania warunku posiadania przez kopię dokumentu cech autentyczności. W tym miejscu wskazuję, że zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 6 ustawy o dokumentach publicznych „repliką dokumentu publicznego jest odwzorowanie lub kopia, wielkości od 75% do 120% oryginału, o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego, wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych, określonych na podstawie odrębnych przepisów, lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany”.

W konsekwencji kolorowa kopia dokumentu papierowego spełnia warunek posiadania cech autentyczności. Tyle że replika – to nie kopia, a uwierzytelnia się wszakże kopię. Zatem Pana rozumowanie jest słuszne.

Zmiana koloru dokumentu publicznego

Zmiana koloru dokumentu publicznego zawsze będzie powodowała, że kopia nie będzie repliką ze względu na utratę cech autentyczności (kolor). Dokumentem publicznym jest również odpis wskazanych w ustawie dokumentów (np. wyroku), który co do zasady będzie czarno-biały, lecz powinien mieć oryginalne – czyli zazwyczaj kolorowe – potwierdzenie jego wydania lub sporządzenia.

Stąd nie istnieje oblig kserowania dokumentów w kolorze, najważniejszy w omawianej sprawie nie jest kolor tuszu kopii, a czytelność uwierzytelnienia (data, dopisek „za zgodność z oryginałem”, podpis osoby uwierzytelniającej, pieczęć) i tutaj warto, żeby odróżniały się one kolorem – dla celów dowodowych i uniknięcia zarzutu skserowania dokumentu uwierzytelnionego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168
2. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 25 maja 2016 r., sygn. akt I OSK 2842/15