Pomyłka w decyzji administracyjnej, jak ją sprostować?

Użycie błędnego formularza przez urzędnika

Sytuacja może być niezręczna, więc sporo uwagi należy poświęcić zręcznemu jej załatwieniu – elegancko i z możliwie najmniejszym ryzykiem dla urzędnika, który przeoczył użycie błędnego formularza (papierowego lub elektronicznego). Proszę brać pod uwagę pragmatykę służbową w danej Agencji oraz różne „trudno uchwytne z zewnątrz” czynniki – np. faktyczną pozycję poszczególnych osób. Z uwagi na hierarchię służbową proceduralna reakcja na odnośny problem powinna zostać dokonana przez osobę wyposażoną w odpowiednie kompetencje formalne.

Bardzo duże znaczenie ma właściwość organu administracji – w tym przypadku Agencji jako takiej oraz jej poszczególnych jednostek organizacyjnych. Ta właściwość prawdopodobnie da się „odkryć” przy pomocy pieczęci lub wydrukowanych określeń stanowisk służbowych oraz danych decyzyjnych osoby, która wydała decyzję lub podpisała ją na podstawie udzielonego jej upoważnienia zwierzchności służbowej. To może się liczyć w przypadku odniesienia się do wniesionego odwołania.

Błąd pisarski w wydanej przez organ decyzji

Sam sposób proceduralnej reakcji na problem przed Panią przedstawiony w postępowaniach administracyjnych – regulowanych Kodeksem postępowania administracyjnego (K.p.a.) – uregulowano przede wszystkim w artykule 113 K.p.a., który stanowi:

„§ 1. Organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach.

§ 2. Organ, który wydał decyzję, wyjaśnia w drodze postanowienia na żądanie organu egzekucyjnego lub strony wątpliwości co do treści decyzji.

§ 3. Na postanowienie w sprawie sprostowania i wyjaśnienia służy zażalenie.”

Ustawodawca wyraził wolę, by w takich sytuacjach – w tym przypadku zapewne „innej oczywistej omyłki” (ale niech zwierzchnik w Agencji sam wybierze właściwą nazwę z art. 113 K.p.a.) – reagować wydaniem postanowienia, na które przysługuje zażalenie. Dobrze (z perspektywy Agencji oraz określonego urzędnika), że we wniesionym odwołaniu nie ma szczegółowych zarzutów (lub pretensji) w związku z omyłką, do której doszło. To ułatwia wydanie przewidzianego artykułem 113 K.p.a postanowienia z urzędu – więc wskazującego na to, że w Agencji jest wola skorygowania błędu (i to bez wniosku strony).

Jak sprostować dokument urzędowy?

Gdyby nie zostało wniesione odwołanie, to można by zarekomendować załączenie decyzji (na odpowiednim formularzu) – oczywiście identycznej treści – do dokumentu z treścią postanowienia o sprostowaniu; oczywiście na takim załączniku (z właściwymi oznaczeniami) należałoby wyraźnie i jednoznacznie określić, że chodzi o nowy (prawidłowo wydrukowany) egzemplarz decyzji, którą wcześniej wydano (a więc z tą samą, właściwą datą) – by uniknąć wszelkich niejasności.

Skoro już wniesiono odwołanie, to warto dążyć do zniwelowania ryzyka, które mogłoby wiązać się z funkcjonowaniem w obrocie prawnym (zbyt) dużej liczby egzemplarzy tej samej decyzji; w skrajnym przypadku, ktoś mógłby próbować „zwracać uwagę na problem” organom ścigania, ale i bez tego mogłoby dojść do poważnych problemów (zależnie od tego, czego dotyczy dana decyzja, np. do czego uprawnia lub do czego zobowiązuje). Jeden dokument może zawierać nie tylko postanowienie (np. wydane w trybie art. 113 K.p.a.), ale również inne treści (np. właściwą treść decyzji); oczywiście wszystko zamieszczone na poprawnym formularzu oraz podpisane zgodnie z kompetencjami (absolutnym minimum byłby podpis uprawnionej osoby urzędowej pod postanowieniem).

Chodzi o takie wydrukowanie i wysłanie wszystkich niezbędnych treści, by zminimalizować ryzyko znalezienia się w obrocie zbyt dużej liczby egzemplarzy tej samej decyzji administracyjnej. Proponuję skonsultować z przełożonym (przełożonymi) szczegóły – być może (z uwagi na aspekty praktyczne) takie propozycje właściwe byłoby przedstawić na piśmie lub w korespondencji elektronicznej (najlepiej z możliwością udowodnienia, że taka inicjatywa została przejawiona).

Zwykła elegancja przemawia za tym, by stronę przeprosić za zaistniałą sytuację, z którą wiąże się sprostowanie (w formie postanowienia). Oczywiście, należałoby sprawdzić również inne szczegóły – być może są jeszcze jakieś „literówki” lub inne błędy lub omyłki. To, co dałoby się skorygować (w zakresie art. 113 K.p.a.), należałoby sprostować. Z uwagi na wniesione odwołanie, egzemplarze dokumentu (dokumentów) – z postanowieniem oraz ze sprostowaniem – należałoby przedstawić organowi drugiej instancji; samo zaś postanowienie trzeba doręczyć stronie (stronom).

Sądzę, że przy szybkiej reakcji można zakładać niewielkie problemy, np. ustne upomnienie podwładnego przez przełożonego. Zdarzają się oczywiste omyłki – czy to w formułowaniu tekstu, czy to w korzystaniu z formularzy. Temu właśnie służy sprostowanie oczywistej omyłki – najlepiej wraz ze skierowaniem egzemplarza bez usterek.