Podania jakich danych osobowych może żądać szkoła?

Zasada minimalizmu w przetwarzaniu danych osobowych

Zdaje się, iż w Pani przypadku szkoła wymaga zbyt dużej ilości danych osobowych, w tym danych wrażliwych, a zatem wykracza poza zasadę minimalizacji wyrażoną w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. c RODO. Zgodnie z jego treścią dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. RODO stanowi, że każdy podmiot, który zbiera dane osobowe i je przetwarza (czyli w Pani przypadku szkoła jako administrator danych), gromadził i przetwarzał tylko takie dane, które są rzeczywiście zgodne z celami, które tenże podmiot chce osiągnąć przy pomocy tych danych osobowych.

Skoro szkoła chce uzyskać informacje na temat praw rodzicielskich, to żądanie wyroku sądowego (całego wraz z uzasadnieniem ) wykracza poza cel, jakim jest ustalenie, czy dana osoba ma pełnię praw rodzicielskim do ucznia. Wystarczające jest bowiem okazanie sentencji wyroku z wymazaniem danych osobowych, które nie są ku temu niezbędne (np. personaliów ojca, wysokości alimentów itp.).

Wykazanie przed szkołą władzy rodzicielskiej wobec dziecka

Nadto może się Pani powoływać na to, że wręcz nie może rozpowszechniać danych innych osób wskazanych w wyroku, co więcej – również okoliczności wskazane w uzasadnieniu są chronione mocą art. 23 Kodeksu cywilnego (dobra osobiste w postaci prawa do prywatności, poszanowania życia rodzinnego). A zatem wypełni Pani obowiązek wykazania władzy rodzicielskiej, przedstawiając sentencję wyroku, czyli pierwsze punkty wyroku, w których sąd orzeka komu przysługuje władza rodzicielska. Nie musi Pani okazywać uzasadnienia, a jeśli w sentencji są dane osobowe innych osób, informacje prywatne albo dane dot. wysokości alimentów – ma Pani prawo je wymazać. Co więcej, Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) wskazuje, że szkoła nie może żądać w procesie rekrutacji do szkół numerów PESEL rodziców oraz ich numerów oraz serii ich dowodów osobistych. Jak zatem widać, szkoła ma prawo przetwarzać tylko te dane, które są faktycznie niezbędne. Nie widzę uzasadnienia w gromadzeniu wyroków sądowych.

Czy szkoła może żądać okazania aktu urodzenia dziecka?

Co do aktu urodzenia dziecka – tu również szkoła musi wykazać, w jakim celu go żąda. Każda dana osobowa, jakiej żąda administrator, musi być żądana w jakimś uzasadnionym celu niezbędnym do jej pozyskania i przetwarzania. Cel przetwarzania danych osobowych musi nie tylko spełniać ową zasadę minimalizmu, ale i wynikać z art. 5 – znajdować w nim oparcie. Dopóki szkoła tego celu nie wskaże (np. prawnie uzasadniony interes administratora, wskazując przepis prawa, który na to pozwala), dopóty nie ma podstaw, by żądać ujawniania takich danych.

Tak naprawdę nie jest rolą szkoły ustalać, komu przysługuje władza rodzicielska, w jakim zakresie, a tym bardziej weryfikować tego aktami urodzenia dzieci. Tak naprawdę to w interesie rodzica (rodziców) jest poinformowanie szkoły, że tylko on ma władzę rodzicielską i aby nie informować drugiego z nich o ocenach dziecka, czy nie pozwalać na odbiór dziecka przez drugiego rodzica. Wówczas faktycznie szkoła celem weryfikacji może żądać odpisu sentencji wyroku sądowego, ale bez danych osobowych, wystarczy imię i nazwisko, dane dziecka, którego wyrok dotyczy. Żądania rodzica o zakazie informowania o dziecku drugiego rodzica nie powinny być bowiem przesz szkoły uwzględniane, dopóty rodzic nie okaże prawomocnego wyroku potwierdzającego, że faktycznie drugi rodzic ma ograniczoną władzę rodzicielską lub w ogóle jej nie ma. Wyrok sądu nie podlega żadnej weryfikacji. Sądy orzekają na podstawie całokształtu okoliczności i w wyroku zawarta jest prawda, nie ma więc uzasadnienia dla dodatkowego potwierdzania tego, co w wyroku sądowym np. aktami urodzenia.

Szkoła obowiązana przedstawić klauzulę informacyjną

Podsumowując, przedłożenie wyroku sądowego w kwestii wykazania władzy rodzicielskiej jest zasadne, ale już przedkładanie aktów urodzenia dziecka nie. Jeśli szkoła wskazuje, że ma podstawę prawną, powinna przedłożyć Pani klauzulę informacyjną, w której wskaże, jakie dane przetwarza, na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu i przez jaki okres czasu. O tym obowiązku stanowi wprost art. 13 RODO. Dopiero gdy rodzic zapozna się z taką klauzulą, podpisze ją, szkoła ma prawo żądać tego, co w tej klauzuli. Jeśli zdaniem rodzica klauzula nie ma oparcia w przepisach prawa lub narusza np. zasadę minimalizacji danych osobowych, ma prawo wystąpić do UODO z wnioskiem o ocenę, czy szkoła zasadnie przetwarza konkretnie wskazane dane osobowe.

Proszę więc wystąpić do szkoły o przedłożenie klauzuli informacyjnej wraz z wykazaniem, jakie dane są przetwarzane, na jakiej podstawie prawnej, przez jaki okres czasu, wskazując, że szkoła jest do tego zobowiązana na mocy art. 13 RODO. Proszę też wskazywać na art. 5 RODO dotyczący minimalizacji danych, podnosząc, że sam wyrok wystarczy, aby potwierdzić, kto ma władzę rodzicielską, a ponadto wyroków sądowych nie trzeba dodatkowo weryfikować. Byłoby to bowiem podważanie treści prawomocnych rozstrzygnięć sądowych.

Przetwarzanie przez szkołę danych wrażliwych dziecka i jego rodziców

Natomiast akt urodzenia to wręcz dane wrażliwe dziecka oraz jego rodziców. Nieuzasadnione przetwarzanie danych osobowych drugiego rodzica bez jego zgody, jest niezgodne z prawem. Jak bowiem stanowi art. 10 RODO dane wrażliwe to np. dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne. Przetwarzanie takich danych jest na gruncie RODO zakazane, chyba że osoba, której one dotyczą, wyrazi zgodę na ich przetwarzanie lub gdy przetwarzanie ich jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego UE lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego UE, przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. To zaś w przypadku szkoły nie ma miejsca, a jeśli zdaniem szkoły ma – winna wskazać konkretny przepis upoważniający ją do tego.