Odwołanie członka rady nadzorczej spółki z o.o.

Powołanie członków rady nadzorczej w spółce z o.o.

Jak wynika z opisu:

1. spółka z o.o. ma kapitał zakładowy poniżej 50 000 zł,
2. spółka ma tylko dwóch wspólników,
3. powołana jest rada nadzorcza (fakultatywnie),
4. umowa spółki nie ustala szczególnych zasad co do powołania i odwołania rady nadzorczej lub jej członków, powtarza uregulowania art. 216 § 2 Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.) – uchwałą wspólników członkowie rady nadzorczej mogą być odwołani w każdym czasie,
5. prawo powołania i odwołania rady nadzorczej ma zgromadzenie wspólników.

Członków rady nadzorczej w spółce z o.o. według K.s.h. powołuje się na rok. Jeżeli umowa spółki stanowi inaczej, istnieje możliwość powalania rady nadzorczej na czas określony dłuższy niż rok z zakreślonymi ramami czasowymi lub na czas nieokreślony.

Zasadniczo odwołania dokonuje organ powołujący lub osoby, podmioty wskazane w umowie spółki.

Odwołanie członków rady nadzorczej

Członkowie rady nadzorczej mogą być zawsze odwołani przez wspólników, choćby nawet z umowy wynikało, że takie uprawnienie przysługuje innemu podmiotowi. Członkostwo w radzie nadzorczej następuje również w momencie wygaśnięcia ich mandatu. Możliwość odwołania na mocy uchwały jest niezależna od zaistnienia szczególnych zdarzeń.

Według art. 216 K.s.h.:

„§ 1. Członków rady nadzorczej powołuje się na rok, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej.

§ 2. Uchwałą wspólników członkowie rady nadzorczej mogą być odwołani w każdym czasie”.

Wystarczy więc formalnie poprawne zgromadzenie wspólników i prawidłowo podjęta uchwała.

Uchwała odwołująca przewodniczącego rady nadzorczej przed upływem kadencji

Uchwała stanowi przejaw woli wspólników działających jako organ spółki co do określonych w uchwale kwestii. W tym przypadku będzie to wola odwołania przewodniczącego rady nadzorczej przed upływem kadencji.

Uchwała powinna wskazywać podstawę prawną podjęcia. W sytuacji, gdy umowa spółki powiela tylko słowa z K.s.h., nie ma powodu do wskazywania jej zapisów.

Ze względów formalnych lepiej jest jednak wskazać w podstawie prawnej uchwały art. 216 K.s.h. jako odpowiedni § z umowy spółki. Zawsze istnieje niebezpieczeństwo zaskarżenia uchwały, a wskazanie wszystkich przepisów oraz zapisu umowy spółki daje lepsze możliwości obrony. Ponadto formalnie jest to wyczerpanie w 100% wskazania podstawy prawnej, prawa do określonych decyzji i podejmowania ich przez zgromadzenie wspólników spółki.

Uchwała może być podjęta na nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników zwołanym nieformalnie. Wtedy członkowie rady nadzorczej mogą nie brać udziału w tym zgromadzeniu i nie mieć wiedzy o podjętych uchwałach.

Co prawda nabędą wiedzę z chwilą wpisania uchwał do księgi protokołów i księgi uchwał zgromadzenia wspólników, ale to może potrwać kilka dni.

W jakiej formie należy poinformować członka organu spółki że został odwołany?

Sam K.s.h. nie ustala żadnych szczególnych reguł w zakresie informowania członka organu spółki o tym, że został odwołany. Można więc to uczynić w sposób oficjalny lub nieoficjalny.

K.s.h. oraz inne przepisy wymagają, by fakt odwołania członka rady nadzorczej został w ciągu 7 dni od odwołania zgłoszony do KRS jako zmiana w składzie rady nadzorczej ujawniana w rejestrze KRS. Ujawnienie i zgłoszenie wniosku nie są zależne od poinformowania osoby o jej odwołaniu.

Względy praktyczne przemawiają za tym, by osoba odwołana została o tym poinformowana – by nie podejmowała działań po dacie odwołania mogących mieć negatywny wpływ na spółkę.

Uchwała, jak wskazałem, jest przejawem woli wspólników. Stanowi ona oświadczenie woli zgromadzenia wspólników jako organu spółki. Oświadczenie takie skierowane jest do osoby odwoływanej, rady nadzorczej, zarządu spółki oraz osób trzecich.

Stosownie do art. 61 Kodeksu cywilnego (K.c.):

„§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

§ 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią”.

Przekazanie odpisu uchwały oraz zawiadomienie o odwołaniu członka rady nadzorczej spółki

Samo oświadczenie ma formę uchwały, co oznacza, że osoba odwołana powinna otrzymać odpis tejże uchwały. Jest to dowód na faktyczne podjęcie takiej decyzji. Każdy mógłby tak powiedzieć, ale nie każdy będzie dysponował odpisem uchwały i miał potrzebę jej przedstawienia osobie odwoływanej.

Samo przekazanie odpisu uchwały oraz zawiadomienie o odwołaniu nie wymaga formy szczególnej. Zalecana jest jednak ostrożność dla celów dowodowych.

Proponuję wręczenie osobiście przez wspólnika (lub obydwu) odpisu uchwały w obecności świadka z poinformowaniem osoby odwołanej, że nadzwyczajne zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę o odwołaniu z określonym dniem i że o tym jest ta osoba obecnie informowana oraz przekazuje się jej odpis uchwały. Takie działanie powoduje, że osoba odwoływana wie, o czym jest mowa, zostaje o tym poinformowana i bez znaczenia jest to, czy przyjmie odpis uchwały, czy też nie. Miała możliwość zapoznania się z jej treścią i to wystarcza do uznania, że oświadczenie woli zgromadzenia wspólników zostało jej skutecznie złożone (doręczone).

Jeżeli osoba odwołana wyraziła zgodę na otrzymywanie informacji pocztą elektroniczną, można przesłać jej informację ze skanem uchwały tą drogą.