Odbiór korespondencji przez przewodniczącego stowarzyszenia

Odbiór pisma z poczty

Zacznijmy od tego, że jak Pani wskazuje, pismo nadano do stowarzyszenia listem za pośrednictwem operatora Poczta Polska. Skoro nie zostało odebrane, to, jak rozumiem, pozostawiono awizo. Tym samym to na poczcie owe pismo winno zostać odebrane w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w skrzynce pocztowej. Jeśli po tym czasie nie zostanie odebrane, awizo się powtarza, a jeśli od pierwszego awizowania upłynie 14 dni, to pozostawia się je w aktach sprawy i uznaje za skutecznie doręczone. Przesyłkę na poczcie może odebrać: adresat, osoba upoważniona na podstawie pełnomocnictwa pocztowego, osoba uprawniona do reprezentacji adresata będącego osobą prawną. Jeśli w stowarzyszeniu jest podwójna reprezentacja, to jedna z osób upoważnionych do tejże reprezentacji nie otrzyma listu z Poczty. Musi stawić się po odbiór również drugi reprezentant albo wymagane jest dla jednej osoby pełnomocnictwo pocztowe.

Nie wiem, jak dokładnie było z doręczeniem pisma dla stowarzyszenia, ale jeśli od pierwszego doręczenia minęło 14 dni, a było dwukrotnie awizowanie, to pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

Podwójna reprezentacja stowarzyszenia

Natomiast, jak rozumiem, Pani wbrew temu udała się do jednostki podległej UM, by je odebrać. W orzecznictwie nie ma jednolitych poglądów co do tego, czy podwójna reprezentacja uniemożliwia doręczanie czy odbiór pism przez jednego z reprezentantów. Dominuje jednak pogląd, że odbiór pism kierowanych do stowarzyszenia, gdy następuje z inicjatywy stowarzyszenia, winien mieć miejsce przez osoby upoważnione do reprezentacji lub przez jedną z nich, ale z upoważnienia drugiej lub przez pełnomocnika upoważnionego przez zarząd do odbioru korespondencji. Urzędnik nie złamał prawa – zadziałał zapobiegawczo, by nie narazić się na zarzut wydania pisma osobie nieupoważnionej. Jeśli chcą Państwo uzyskać jakiś dokument (jego skan, bo domyślam się, że fikcja doręczenia już nastąpiła), to zalecam wystosować pismo do urzędu miasta jako organu nadrzędnego z prośbą o wydanie skanu/odpisu pisma nieodebranego przez stowarzyszenie na jego adres i taki wniosek podpisać wspólnie, tj. przewodniczący i zastępca.

Sam art. 45 Kodeksu postępowania administracyjnego wskazuje: „jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism”. Czyli nie upoważnia do wydania jednemu z członków zarządu – reprezentantów którzy mają obowiązek działać wspólnie. Natomiast WSA w wyroku z 18 maja 2022 roku, sygn. akt I SA/ Gl 282/21. wskazuje: „obowiązkiem jednostki organizacyjnej (osoby prawnej) jest takie zorganizowanie odbioru pism, by odbioru dokonywała osoba upoważniona”.

Zachowanie urzędnika

Jeśli zatem miałaby Pani umocowanie do odbioru od drugiego przewodniczącego, to co do zasady wówczas dopiero można byłoby wydać pismo, chociaż ten sam sąd wskazał, że wydający pismo nie ma obowiązku badać, czy wydaje je osobie właściwe. Niemniej dotyczyło to Poczty Polskiej, nie urzędu, zatem tu pracownik zachował się poprawnie, bowiem nie było żadnego wniosku stowarzyszenia o odbiór, zatem nie chciał on przekroczyć swoich kompetencji. Zatem co do urzędnika, to uważam, że nie miał obowiązku wydać pisma, tym bardziej, że nie zostało odebrane po awizowaniu, a zatem nastąpił ów skutek doręczenia (fikcja doręczenia: art. 44 § 4 K.p.a.). Oczywiście po upływie czasu określonego w art. 44 adresat może odebrać pismo, ale dzień odbioru pisma nie będzie miał znaczenia prawnego dla treści obowiązków wskazanych w tymże piśmie (tak np. Hanna Knysiak-Sudyka, Kodeks postępowania administracyjnego komentarz, Warszawa 2019, str. 396). A więc wszelkie terminy, jakie z takiego pisma o czasie nieodebranego wynikały, należy liczyć od dnia następnego, w którym upłynął 14-dniowy termin liczony od dnia następnego po złożeniu pisma w placówce pocztowej lub w właściwym urzędzie, nie zaś od dnia, gdy stowarzyszenie je odbierze.

Proszę zwrócić się listownie do UM o wydanie pisma lub udać się do jednostki podległej po odbiór, ale z upoważnieniem od drugiego reprezentanta na piśmie opatrzonym datą, z wyraźnym wskazaniem do odbioru, jakie pisma i w imieniu jakiego stowarzyszenia upoważnia.