Nieopłacone przez pracodawcę składki ZUS, brak dokumentacji a wyliczenie emerytury

Zasady obliczania świadczenia emerytalnego

W myśl art. 41 ust. 1 pkt 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2016 r., poz. 963 ze zm.; dalej: „ustawa o sus”) – płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.

Prawo do emerytury dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. zależy wyłącznie od osiągnięcia przez wnioskodawcę powszechnego wieku emerytalnego (zróżnicowanego), a nie od długości posiadanego okresu składkowego i nieskładkowego. Konieczne jest udowodnienie jakiegokolwiek okresu ubezpieczenia.

Z kolei wysokość emerytury według nowych zasad stanowi równowartość kwoty będącej wynikiem podzielenia podstawy jej obliczenia przez tzw. średnie dalsze trwanie życia dla osób w wieku równym wiekowi, w jakim ubezpieczony zdecyduje się przejść na świadczenie.

Podstawę obliczenia emerytury według nowych zasad stanowi kwota składek zaewidencjonowanych na indywidualnym koncie ubezpieczonego do końca miesiąca poprzedzającego ten, od którego emerytura będzie przysługiwać. Kwota ta obejmie zgromadzone na koncie składki na ubezpieczenie emerytalne, ich coroczną waloryzację oraz zwaloryzowany kapitał początkowy – w przypadku ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniom przed 1 stycznia 1999 r.

Nieopłacone składki a ustalenie kapitału początkowego

Zgodnie jednak z art. 40 ust. 1 ustawy o sus – na koncie ubezpieczonego, który nie jest płatnikiem składek, ewidencjonuje się m.in. informacje o zwaloryzowanej wysokości należnych składek na ubezpieczenie emerytalne. Tak więc ZUS zapisuje na koncie ubezpieczonego kwotę należnych składek, choćby nie zostały uregulowane. W konsekwencji nieopłacenie składek nie ma negatywnego wpływu na wysokość przyszłej emerytury.

Z opisu wynika, że nieopłacone składki dotyczą okresu 1982-1986 oraz 1989. Z tego okresy ustalany jest kapitał początkowy, który w ogóle nie ma nic wspólnego z faktycznie odprowadzonymi składkami, bowiem wówczas zakłady pracy nie sporządzały indywidualnych raportów tylko zbiorowe i zbiorowo opłacano składki albo i nie. Jednak to nie ma wpływu na Pani świadczenie.

Natomiast istotne jest, że emerytura składa się z 2 części:

1. kapitał początkowy, obliczany według starych zasad, gdzie stosunek Pani zarobków (podstawy wymiaru składek emerytalnych, rentowych i chorobowych) do średniej krajowej ma znaczenie. Tak ustalany jest pierwszy składnik emerytury, tzw. emerytura na 1999 rok;
2. drugi składnik to składki zgromadzone po 1999 roku na Pani koncie podzielone przez średnie dalsze trwanie życia.

Artykuł 174 ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS stanowi, że kapitał początkowy ustala się na zasadach określonych w art. 53, z uwzględnieniem ust. 2-12.

Stosownie do art. 174 ust. 2 cyt. ustawy – przy ustalaniu kapitału początkowego przyjmuje się przebyte przed dniem wejścia w życie ustawy:

1. okresy składkowe, o których mowa w art. 6;
2. okresy nieskładkowe, o których mowa w art. 7 pkt 5;
3. okresy nieskładkowe, o których mowa w art. 7 pkt 1-3 i 6-12, w wymiarze nie większym niż określony w art. 5 ust. 2.

Środki dowodowe w postępowaniu o świadczenie emerytalno-rentowe

Szczegółowe zasady postępowania w sprawach o świadczenia emerytalno-rentowe określa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U. z 2011 r. Nr 237, poz. 1412). Rozporządzenie to w § 21 pkt 1 przewiduje, iż środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia.

Powyższy przepis zakłada istnienie optymalnych warunków, tj. wymaga, by zachowała się dokumentacja płacowa pracodawcy. Natomiast w sytuacji, gdy nie zachowała się stosowna dokumentacja płacowa, wysokość zarobków może być ustalona na podstawie dokumentacji zastępczej z akt osobowych pracownika (np. umów o pracę, angaży, wpisów w legitymacji ubezpieczeniowej oraz innych pism dotyczących zatrudnienia, które zawierają informacje o wynagrodzeniu), a także zeznań świadków.

Natomiast sądu nie wiążą ograniczenia dowodowe, takie jak w postępowaniu przed organem rentowym i sąd może ustalać wysokość wynagrodzenia na podstawie dowodów pośrednich. Kluczową jednak kwestią jest, że muszą w rzeczywistości istnieć takie dowody, jak choćby szczątkowa dokumentacja osobowa, w oparciu o którą można by potwierdzić takie dowody pośrednie, jakimi mogą być zeznania świadków, czy też zapisy w ich dokumentacji emerytalnej.

Dokumentacja zastępcza w braku dokumentacji płacowej

Nie można wysokości zarobków stanowiących podstawę do wyliczenia składek na ubezpieczenie społeczne ustalać w sposób hipotetyczny, oparty jedynie na domniemaniu. Przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych są bowiem normami bezwzględnie obowiązującymi i nie zawierają unormowań pozwalających na ustalenie wysokości wynagrodzenia w sposób przybliżony lub prawdopodobny. Przy obliczaniu wysokości podstawy emerytury bierze się zatem pod uwagę dokładnie ustaloną wartość – wysokość uzyskiwanego w określonym czasie wynagrodzenia. Tym samym, w sprawie o ustalenie podstawy wymiaru składki należy dokładnie określić wysokość wszystkich składników wynagrodzenia, które mają być uwzględnione – wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 22 września 2015 r. III AUa 370/14 (LEX nr 1927664).

W przypadku braku dokumentacji płacowej istnieje możliwość ustalenia wysokości wynagrodzenia ubezpieczonego w oparciu o dokumentację zastępczą znajdującą się w jego aktach osobowych, tj. umowy o pracę czy angaże, w których zawarte są dane dotyczące wynagrodzenia. W takim jednak wypadku uwzględnić można tylko takie składniki, które są pewne, stałe, wypłacane były w danym okresie i w określonej wysokości. Wysokości wynagrodzenia lub danego składnika wynagrodzenia nie można zatem ustalać w sposób przybliżony, ale pewny, na podstawie konkretnego dokumentu bądź jego kopii, który zachował się w dokumentacji osobowej ubezpieczonego – wyrok Sądu Apelacyjnego w (...) z 3 czerwca 2015 r. III AUa 535/14 (LEX nr 1781979).

Odwołanie do sądu od decyzji ZUS o ustaleniu kapitału początkowego

Zatem proszę mieć na uwadze, że ZUS nie uwzględni niczego więcej niż dokumenty wskazane w Rozporządzeniu, natomiast sąd ma możliwość powołać biegłego, który na podstawie umowy, legitymacji, tabel jest w stanie obliczyć podstawę wymiaru składki. Będzie to podstawą do wyliczenia kapitału. Jednak, aby tak się stało, trzeba w terminie odwołać się do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych od decyzji ustalającej kapitał początkowy. Wszystko wskazuje na to, że ZUS nie dysponuje odpowiednim dokumentami co do Pani wynagrodzenia, a nie stanowi problemu brak odprowadzonych składek. W przypadku braku dokumentacji płacowej ZUS ustala minimalne wynagrodzenie. Od decyzji o ustaleniu kapitału początkowego należy się odwołać w terminie 30 dni.