Wynajem mieszkania firmie dla pracowników

Sprawa pani Heleny dotyczyła najmu mieszkania dla pracownika firmy. Do tej pory pani Helena wynajmowała mieszkanie zwykłym osobom, a to była dla niej nowa sytuacja i chciała się dowiedzieć, jakie są różnice i jakie ryzyka wiążą się z zawarciem umowy o wynajem między osobą fizyczną (wynajmującym) a firmą jako najemcą. Firma chciała wynająć mieszkanie dla swojego pracownika. Pani Helena pytała więc, co powinno znaleźć się w takiej umowie i jak się zabezpieczyć.

Czy firma może być najemcą okazjonalnym lokalu?

Najemcą lokalu mieszkalnego w ramach najmu okazjonalnego może być jedynie osoba fizyczna (także przedsiębiorca jednoosobowy). To oznacza, że „firma” (np. spółka) nie może być najemcą okazjonalnym lokalu.

Osoba fizyczna niebędąca najemcą, która faktycznie w lokalu zamieszkuje, ma status „lokatora” w rozumieniu ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego, a więc do umowy najmu będą miały zastosowanie przepisy ustawy i to pracownik będzie korzystał z ustawowej ochrony lokatorów.

Jak wynajmujący może zabezpieczyć przyszłe roszczenia?

Odnosząc się do pytania pani Heleny, za wadę takiej umowy należy uznać niemożliwość skorzystania przez wynajmującego z uprawnień, jakie daje najem okazjonalny. Zatem w tym przypadku w grę wchodzi jedynie zawarcie zwykłej umowy najmu. Można się zabezpieczyć, ustalając wysoką kaucję zabezpieczającą lub zażądać innych forma zabezpieczenia – chociażby weksla in blanco.

W celu zabezpieczenia swoich przyszłych roszczeń pani Helena może żądać od najemcy kaucji. Kaucja i(lub) weksel zabezpieczać mogą zarówno należności czynszowe, jak i wszelkie inne wynikające ze stosunku najmu (np. związane z koniecznymi naprawami).

W przypadku najmu lokalu mieszkalnego wysokość kaucji jest ograniczona przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów. Zgodnie z artykułem 6 ust. 1 zd. 2 tej ustawy, jej wysokość nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu. Dla zabezpieczenia swojej sytuacji, najkorzystniej byłoby, gdyby pani Helena otrzymała kaucję do rąk własnych w dniu zawarcia umowy najmu za pokwitowaniem na piśmie. W ostateczności, w przypadku wpłaty kaucji na konto, w umowie można zawrzeć zapis, że przy braku wpłaty kaucji w całości, umowę uznaje się za nieważną. Reguluje to artykuł 6 ust. 1 zd. 1 ww. ustawy o ochronie praw lokatorów, który stanowi, że zawarcie umowy może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu lokalu, przysługujących wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu.

Przepisanie mediów na firmę będącą stroną umowy najmu

Pani Helena powinna też rozważyć przepisanie mediów (prąd, woda, gaz) na firmę jako stronę umowy najmu. Wśród załączników do umowy powinien znaleźć się także protokół zdawczo-odbiorczy lokalu, który należy sporządzić w chwili przekazywania kluczy najemcy. Należy w nim spisać wszystkie urządzenia i sprzęty znajdujące się w mieszkaniu, określić ich stan techniczny, a także stan samej nieruchomości, i dołączyć aktualną dokumentację fotograficzną. Protokół powinien zostać podpisany przez obie umawiające się strony.

Wynajem mieszkania firmie

Zalecałbym też sprawdzenie KRS firmy lub informację z ewidencji gospodarczej. Osoba lub osoby podpisujące umowę muszą tam być wpisane lub muszą mieć stosowne pełnomocnictwa do reprezentowania firmy. W umowie najmu lokalu między osobą fizyczną a firmą powinny zostać zawarte następujące dane: miejsce i data zawarcia umowy, określenie stron (dane osobiste, NIP/PESEL, seria i nr dowodu tożsamości wynajmującego, siedziba najemcy, NIP, REGON, KRS (jeśli został nadany), dane osoby reprezentującej najemcę), określenie przedmiotu najmu (dokładny opis przedmiotu, jego stan, elementy, akcesoria ) z zaznaczeniem, że jest on oddawany najemcy na cele mieszkaniowe, wysokość czynszu i innych świadczeń, ich walutę i terminy płatności, okres obowiązywania umowy i ewentualne warunki wypowiedzenia, prawa i obowiązki stron (również brak prawa do podnajmowania osobom trzecim, prawo do wprowadzania zmian w wyglądzie i strukturze itp.), zabezpieczenia jak np. kaucja – kwota kaucji i sposób jej rozliczenia, podpisy stron, protokół zdawczo-odbiorczy jako załącznik do umowy.

Źródła:
1. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego - Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733