Likwidacja zbiorów bibliotecznych

Niniejsza opinia prawna zawiera analizę sytuacji oraz wskazanie odpowiedzi w oparciu o przepisy ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1479 ze zm.), Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych z dnia 29 października 2008 r. (Dz.U. Nr 205, poz. 1283 ze zm.), podglądy doktryny i orzecznictwo sądów polskich.

Zbiory z zamkniętej biblioteki

Jak wynika z opisu stanu faktycznego, w samorządowej jednostce budżetowej swego czasu funkcjonowała biblioteka. Obecnie biblioteka nie funkcjonuje, lecz pozostał po niej księgozbiór. W pierwszej kolejności należy ustalić, na jakiej podstawie biblioteka funkcjonowała (trzeba sprawdzić statut ośrodka, regulamin biblioteki itd.), oraz ustalić, czy biblioteka została zlikwidowana, czy tylko pochowane zostały księgozbiory. Jeśli biblioteka została oficjalnie zamknięta, muszą istnieć na to dokumenty, w których powinna znaleźć się regulacja również co do rozporządzenia księgozbiorem po likwidacji biblioteki.

Zgodnie z art. 27 ustawy o bibliotekach:

„1. W celu prowadzenia jednolitej działalności bibliotecznej i informacyjnej, umożliwiającej korzystanie z materiałów bibliotecznych i innych źródeł informacji, tworzy się ogólnokrajową sieć biblioteczną, zwaną dalej „siecią biblioteczną”.

2. W skład sieci bibliotecznej wchodzą biblioteki publiczne.

3. Biblioteki inne niż określone w ust. 2 mogą być włączone do sieci bibliotecznej, na wniosek właściwego organizatora, decyzją ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, który w uzgodnieniu z organizatorem wskazuje jednostkę sprawującą nadzór merytoryczny w zakresie realizacji zadań określonych w ust. 5. Decyzja o włączeniu do sieci bibliotecznej może podlegać uchyleniu w razie naruszenia przez bibliotekę obowiązków wynikających z przynależności do sieci bibliotecznej”.

Jednostka budżetowa i zamknięcie biblioteki

Jeśli więc okaże się, że biblioteka w Państwa jednostce funkcjonuje (nie została zlikwidowana) i należy do tzw. sieci bibliotecznej, to należy postępować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych. Zgodnie z § 31 tego rozporządzenia:

„1. Skontrum materiałów, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat.

2. W bibliotekach o innym systemie udostępniania niż określony w ust. 1, w których zbiory nie przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, skontrum powinno być przeprowadzone co najmniej raz na 10 lat. Skontrum można także przeprowadzać częściami w odniesieniu do części materiałów.

3. W bibliotekach o innym systemie udostępniania niż określony w ust. 1, w których zbiory przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, prowadzi się kontrolę materiałów w sposób ciągły”.

Jeśli okaże się, że biblioteka w Państwa jednostce funkcjonuje, należałoby ją oficjalnie zamknąć. Proces postępowania zależy od tego, kto jest organizatorem biblioteki (czy jednostka samorządu terytorialnego, czy ośrodek, czy biblioteka była/jest traktowana jako szkolna).

Dokumentacja biblioteki i dawnych zbiorów

Podsumowując – zachęcam do odnalezienia dokumentacji dotyczących powstania, prowadzenia i ewentualnego zamknięcia biblioteki. Z tych dokumentów będzie wynikać wiele niuansów, od których zależy odpowiedź na zadane pytania.