Kto decyduje o terminie urlopu?

Kto ustala terminy urlopów?

Podstawowe przepisy, które regulują opisany przez Panią stan faktyczny, to art. 163 § 1 i 1¹ oraz 164 § 2 Kodeksu pracy (K.p.).

Zgodnie z art. 163 K.p.:

„§ 1. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167².

§ 1¹. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Przepis § 1 zdanie drugie i trzecie stosuje się odpowiednio”.

Nie wskazała Pani, czy Pani pracodawca jest zobowiązany do tworzenia planu urlopów. Z Pani opisu wynika jednak (wspomniała Pani, że urlopy są każdorazowo przyznawane), że nie ma planu urlopów, zapewne nie ma również związków zawodowych.

Gdyby u Pani pracodawcy funkcjonowało zbiorowe planowanie urlopów, pozwoliłoby to uniknąć nieprzyjemnych sytuacji konfliktowych. W przypadku planowania siatki urlopów ustawodawca wprowadził ograniczenie możliwości zmian terminów zaplanowanych urlopów, w razie gdyby któraś ze stron chciała wycofać się z przyjętych w planie ustaleń.

Przesunięcie terminu urlopu

W art. 164 K.p. zapisano, że:

„§ 1. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

§ 2. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy”.

Gdyby zatem Pani urlop był zaplanowany, pracodawca miałby problem z nieudzieleniem go, gdyż musiałby mieć poważne podstawy do niewyrażenia zgody na urlop w terminie wcześniej ustalonym.

Jeśli jednak nie ma w Pani firmie praktyki planowania urlopów, nawet zwyczajowej, problemem może być wyegzekwowanie zgody pracodawcy na konkretny termin, tym bardziej że – jak Pani wspomniała – następuje kumulacja wniosków urlopowych w tym okresie. Kodeks pracy stanowi, że urlop jest uprawnieniem pracownika. Jednak to pracodawca w ramach swoich kierowniczych uprawnień ostatecznie decyduje o terminie urlopu.

Czy pracodawca może odmówić urlopu w terminie wnioskowanym przez pracownika?

Oczywiście pracownik może negocjować ten czas, a pracodawca powinien uwzględnić jego wnioski i prośby. Należy jednak pamiętać, że to pracodawca odpowiada ostatecznie za funkcjonowanie zakładu pracy i ciągłość procesu pracy, dlatego może on wywierać znaczący wpływ na decyzje pracowników i np. nie uwzględnić z jakichś przyczyn konkretnego terminu urlopu, który proponuje pracownik. Po to właśnie jest instytucja planowania urlopów, aby negocjacje terminów odbyły się z dużym wyprzedzeniem, a strony nie były później wzajemnie zaskakiwane nagłymi zmianami, które mogą utrudnić pracę.

Zatem w Pani sytuacji (zakładam brak grafika urlopów) wykorzystanie urlopu w zaplanowanym przez Panią terminie może być przez pracodawcę uniemożliwione. W doktrynie prawa pracy podnosi się pogląd, że pracownikowi nie przysługuje roszczenie o udzielenie urlopu w konkretnym terminie. Złożenie przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu we wskazanym przez niego terminie nie usprawiedliwia nieobecności pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 13 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 99/98). Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy.

Jeśli pracodawca będzie nieugięty, to proszę się zastanowić, czy w Pani przypadku nie udałoby się zastosować, choćby co do kilku dni, art. 167² K.p.:

„Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”.