Jako że spółka LTD z UK będzie jednym z udziałowców, nie zachodzi sytuacji, iż spółka z o.o. ma być zakładana przez inna jednoosobową spółkę z o.o. (co jest na etapie zakładania spółki z o.o. w Polsce niedopuszczalne). Przyjmuję, że umowa spółki z o.o. będzie podpisywana w Polsce – ponieważ pyta Pan: „jakie dokumenty będą wymagane u notariusza dla przedstawiciela spółki z UK?”.
To pozwala na wniosek, że w imieniu spółki działał będzie jej przedstawiciel (dyrektor). Prawo do działania przedstawiciela w imieniu spółki potwierdzone będzie:
- wypisem z właściwego rejestru z UK w przypadku działania członków odpowiednika polskiego zarządu spółki LTD (dyrektor) lub
- w przypadku działania pełnomocnika ustanowionego przez członków odpowiednika polskiego zarządu spółki (dyrektor) – wypisem z właściwego rejestru z UK oraz dokumentem udzielonego pełnomocnictwa sporządzonego w formie odpowiednika polskiego aktu notarialnego (ponieważ zawarcie umowy spółki zoo wymaga formy aktu notarialnego, pełnomocnictwo także musi mieć formę aktu notarialnego lub w razie jego sporządzenia za granica formę uznawana za odpowiednik polskiego aktu notarialnego).
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie jeżeli osoba biorąca udział w czynnościach notarialnych nie zna języka polskiego i do czynności nie jest dołączony przekład na język znany tej osobie, to notariusz osobiście lub przy pomocy tłumacza powinien przetłumaczyć tej osobie treść czynności.
„Art. 87. § 1. Jeżeli osoba biorąca udział w czynnościach:
1) nie zna języka polskiego i do czynności nie jest dołączony przekład na inny znany tej osobie język, notariusz powinien przetłumaczyć akt lub inny dokument osobiście albo przy pomocy tłumacza; przepis art. 2 § 3 stosuje się.
Art. 2. § 3. Czynności notarialnych dokonuje się w języku polskim. Na żądanie strony notariusz może dokonać dodatkowo tej czynności w języku obcym, wykorzystując własną znajomość języka obcego wykazaną w sposób określony dla tłumaczy przysięgłych lub korzystając z pomocy tłumacza przysięgłego”.
Tłumacz może być zaangażowany przez notariusza lub wskazany przez strony umowy (będzie musiał wykazać się posiadaniem odpowiednich uprawnień).
Przedstawiciel spółki LTD (dyrektor lub pełnomocnik) powinien okazać notariuszowi dokument tożsamości( angielski dowód osobisty lub paszport) – dokumenty te nie muszą być tłumaczone.
Niezależnie od tego przed dokonaniem czynności powinien okazać lub przekazać notariuszowi:
- wypis z brytyjskiego odpowiednika polskiego Krajowego Rejestru Handlowego – Companies House w oryginale oraz z tłumaczeniem z języka angielskiego na polski dokonanego przez tłumacza przysięgłego w Polsce lub tłumacza w UK z odpowiednimi uprawnieniami,
- gdyby przedstawicielem był pełnomocnik – oryginał udzielonego mu pełnomocnictwa wraz z tłumaczeniem z języka angielskiego na polski dokonanego przez tłumacza przysięgłego w Polsce lub tłumacza w UK z odpowiednimi uprawnieniami,
- uchwałę spółki LTD o tym, że będzie wspólnikiem w polskiej spółce z o.o. (nazwa, siedziba), ile udziałów obejmie oraz o jakiej wartości nominalnej, jaki zaangażuje kwoty tytułem pokrycia obejmowanych udziałów – w oryginale oraz z tłumaczeniem z języka angielskiego na polski dokonanego przez tłumacza przysięgłego w Polsce lub tłumacza w UK z odpowiednimi uprawnieniami.
Osoba/osoby, jakie mają być członkami zarządu, mogą być spośród wspólników lub spoza ich grona. Aktualnie według prawa polskiego istnieje wymóg polegający na dołączeniu do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot zgody tych osób na powołanie.
W przypadku spółki z o.o. (kapitałowej) zgoda na powołanie do zarządu powinna być wyrażona przez osobę fizyczną powołaną do pełnienia funkcji członka zarządu. Wynika to z ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, która stanowi:
„Art. 19a. 5. Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć zgodę tych osób na ich powołanie. Wymogu tego nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki”.
Zgoda na powołanie ma być dołączona. A zatem powinna mieć formę co najmniej pisemna. Nie ma wymogu, aby zgoda była wyrażana w formie aktu notarialnego ani w formie pisemnej z podpisem poświadczonym przez notariusza.
Jak wynika ze zdania 2 tego przepisu, wymogu wyrażenia zgody na powołanie przez osobę reprezentująca spółkę nie stosuje się:
- jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo
- jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo
- jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.
Czyli podpisanie wniosku o wpis do KRS przez osobę, która podlega wpisowi – powołanego członka zarządu – powoduje, że nie musi on wyrażać zgody na kandydowanie. Powołany członek zarządu w takim przypadku będzie zwolniony z obowiązku załączenia do wniosku dodatkowego dokumentu w postaci zgody na swoje powołanie.
To samom dotyczy sytuacji, gdyby powołany członek zarządu udzielił pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis – zamiast podpisywać go samodzielnie. W takim przypadku podpisany przez pana XY dokument pełnomocnictwa złożony razem z wnioskiem zastępuje zgodę na powołanie.
Należy podkreślić, że brak zgody na powołanie jest wymogiem formalnym związanym z samą rejestracją w KRS i nie wpływa na ważność samego aktu powołania. W przypadku braku załączonej zgody na powołanie lub stwierdzenia, że nie zachodzi żaden z przypadków, kiedy obowiązek wyrażenia zgody zostaje wyłączony, sąd rejestrowy powinien wezwać spółkę do uzupełnienia braku.
Osoba, która nie jest wspólnikiem, nie musi być obecna przy zawieraniu umowy spółki. Brak danej osoby przy zawieraniu umowy spółki nie stanowi przeszkody do ej powołania w skład zarządu spółki.
Podatek od sprzedaży udziałów w spółce z o.o.
