Odbiór dokumentów z uczelni po latach

Pani Paulina zapytała nas, w jaki sposób może odzyskać dokumenty z uczelni, tj. świadectwo maturalne, indeks, oraz kartę przebiegu studiów. Jedyny dokument, jaki sama posiadała, to legitymacja studenta z numerem albumu. Studia przerwała 9 lat temu, będąc na drugim roku. Powodem rezygnacji był wyjazd do Kanady, nie korzystała z urlopu dziekańskiego, nie składała też pisemnej rezygnacji oraz nie zalegała z opłatami. Od kilku lat stara się odzyskać dokumenty, ale uczelnia odmawia, tłumacząc, że nie posiada archiwum z tego okresu, ponieważ zmieniły się władze oraz siedziba uczelni. Pani Pauli zależy na załatwieniu tej sprawy bez konieczności jej przyjazdu do kraju.

Sposób prowadzenia przez uczelnię dokumentacji przebiegu studiów

Zgodnie z art. 192 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym „sposób prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów, dokonywania sprostowań i wydawania duplikatów, legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz wysokość i sposób pobierania opłaty za wykonywanie tych czynności, a także za wydanie indeksu, legitymacji studenckiej, dyplomu i dokumentów stwierdzających ukończenie studiów określa w drodze rozporządzenia minister właściwy do spraw szkolnictwa wyższego”.

Aktualnie obowiązującym aktem prawnym w tym zakresie jest Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów. Zgodnie z § 15 rozporządzenia uczelnia zakłada teczkę akt osobowych studenta, w której przechowuje się dokumenty wymienione w przedmiotowym paragrafie. Cytuję:

„1. dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

a) poświadczoną przez uczelnię kopię świadectwa dojrzałości, a w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia – również poświadczoną przez uczelnię kopię dyplomu ukończenia studiów,

b) ankietę osobową zawierającą imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji,

c) poświadczoną przez uczelnię kopię dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia w przypadku kandydatów na studia będących cudzoziemcami,

d) aktualną fotografię kandydata, zgodną z wymaganiami obowiązującymi przy wydawaniu dowodów osobistych,

e) oświadczenie o spełnianiu warunków do podjęcia i kontynuowania studiów bez wnoszenia opłat – w przypadku kandydata na studia stacjonarne w uczelni publicznej;

2) dokumenty postępowania kwalifikacyjnego stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia;

3) kopię decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia;

4) podpisany przez studenta akt ślubowania;

5) umowę lub kopię umowy zawartej ze studentem;

6) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie, a także ich duplikatów;

7) karty okresowych osiągnięć studenta;

8) decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności: udzielonych urlopów, powtarzania roku, skreślenia z listy studentów, a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych;

9) dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej;

10) oświadczenia o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku;

11) jeden egzemplarz pracy dyplomowej;

12) recenzję (recenzje) pracy dyplomowej;

13) protokół egzaminu dyplomowego;

14) dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt;

15) suplement do dyplomu – egzemplarz do akt;

16) potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów, suplementu do dyplomu, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu przez osobę odbierającą dyplom”.

Przez jaki okres uczelnia jest zobowiązana do przechowywania akt osobowych studenta?

Z powyższego wynika, że uczelnia zobowiązana jest do przechowywania w teczce akt osobowych studenta oryginału lub odpisu świadectwa dojrzałości. Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat.

Zatem uczelnia pani Pauliny nie może powoływać się na to, że nie wie, gdzie archiwum się znajduje, ani na zmianę siedziby, bo obowiązek prowadzenia archiwum wynika wprost z przepisów.

Jeśli uczelnia tłumaczy, że nie wie, gdzie ma archiwum, pani Paulina może poinformować odpowiednią osobę (z którą się w tej sprawie kontaktowała, i która jest odpowiedzialna za wydawanie dokumentów), iż zgodnie z art. 276 Kodeksu karnego „kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.

Słowem – jeśli uczelnia nie wydała pani Paulinie dokumentów, powinna powiadomić uczelnię, w oficjalnym piśmie, że jeśli nie zwróci dokumentów na określony przez nią adres – to zostanie powiadomiona policja o możliwości popełnienia przestępstwa z wymienionego już art. 276 Kodeksu karnego. W mojej opinii samo powołanie się na taką możliwość powinno zmotywować osobę odpowiedzialną za dokumentację w uczelni do odszukania archiwum i znalezienia teczki pani Pauliny. Zawiadomienie raczej nie będzie potrzebne.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce - Dz.U. 2018 poz. 1668
2. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553
3. Obwieszczenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 23 listopada 2023 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów - Dz.U. 2023 poz. 2787