Jak zatrudnić opiekuna dla osoby niepełnosprawnej i rozliczyć jego wynagrodzenie?

Umowa o świadczenie usług opiekuńczych

Mam nadzieję, że dobrze zrozumiałam intencje Pańskiego pytania. Jeśli uzyskana odpowiedź nie jest adekwatna do Pańskich oczekiwań, proszę o informację i postaram się wypowiedź uzupełnić.

Zacznę od tego, że umowa o świadczenie usług opiekuńczych jest umową-zlecenia i należy stosować do niej przepisy, które odnoszą się do takich umów. Ponieważ nie prosił Pan o przygotowanie wzoru umowy, wskażę jedynie, jakie elementy powinien Pan zawrzeć w takiej umowie. Od razu zaznaczę, że w umowach nie wpisuje się dokładnie, jakie koszty i jaki zaliczki będą odprowadzane przez płatnika. To kwestia niejako obsługi tej umowy, ale nie są to postanowienia dowolnie przez strony umowy kształtowane, cowynika z przepisów. Zatem nie są też elementem umowy. Zazwyczaj zapisuje się regułę, że wynagrodzenie płatne jest na podstawie rachunku miesięcznego wystawionego w określonym czasie przez zleceniobiorcę ( tutaj będzie to opiekunka) po odliczeniu wszystkich niezbędnych, wymaganych prawem opłat, zaliczek i podatków. Obliczenia tego wszystkiego dokonuje zleceniodawca jako płatnik. O tym wszystkim napiszę w dalszej części informacji.

Umowa o świadczenie usług opieki nad osobą starsza lub niepełnosprawną powinna powinna określać:

1. strony umowy (zleceniodawca/opiekun lub zleceniobiorca), obie strony winny być opisane z użyciem adresu, dowodu osobistego oraz numeru PESEL),
2. cel i przedmiot umowy,
3. czas i miejsce sprawowania opieki,
4. osobę, nad którą ma być sprawowana opieka, z uwzględnieniem stanu tej osoby (ogólnie),
5. obowiązki opiekuna (tu mogą być zalecenia szczegółowe, ale można także zastosować formę załącznika, tj. w umowie opisujemy ogólnie zadania opiekuna, ale zapisujemy, że szczegółowy sposób postępowania z podopiecznym wskazuje załącznik do umowy. W takim załączniku powinny być wskazane godziny karmienia, sposób podawania leków, ilość i długość spacerów, ewentualna rehabilitacja itp.),
6. wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin jego wypłaty (tu właśnie powinno zostać wskazane wynagrodzenie brutto z zapisem, że wypłata po odliczeniu obowiązkowych zaliczek i składek, wskazanie, że płatność w określonym terminie od otrzymania rachunku oraz wskazanie w jakim czasie ma być wystawiony rachunek),
7. czas, na jaki umowa została zawarta,
8. warunki i sposób zmiany, a także rozwiązania umowy.

Podatki związane ze zleceniobiorcą

Jeśli chodzi o rozliczenia to słusznie Pan zauważył, że musi Pan płacić za zleceniobiorcę zaliczkę na podatek oraz składki. Przy czym zleceniobiorca jest obejmowany obowiązkowymi ubezpieczaniami społecznymi w sytuacji, gdy z innych tytułów osiąga w danym miesiącu przychód (podlegający składkom emerytalnym i rentowym) w kwocie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Zatem w opisanym przez Pana przypadku z dużym prawdopodobieństwem zleceniobiorca ze składek społecznych będzie zwolniony. Warto jednak do umowy dołączyć jego oświadczenie o zatrudnieniu i otrzymywaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę. Nie dotyczy to ubezpieczenia zdrowotnego. To obowiązuje zawsze i wszystkich w wysokości 9% od dochodu.

Zleceniodawca musi zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczenia. W tym celu w pierwszej kolejności powinien zgłosić siebie jako płatnika składek. Aby to zrobić, musi wypełnić formularz ZUS ZFA i przekazać go do ZUS. Następnie należy zgłosić opiekunkę jako osobę ubezpieczoną. Służy do tego formularz ZUS ZUA (jeżeli opiekunka ma podlegać ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu) lub formularz ZUS ZZA (jeżeli opiekunka ma podlegać wyłącznie pod ubezpieczenie zdrowotne).

Wracając do kwestii podatkowych, to tutaj istotnie trzeba płacić do 20. dnia każdego miesiąca zaliczki na podatek. Przy czym zleceniobiorca ma prawo złożyć panu i swojemu pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT2 dotyczące sposobu pomniejszania zaliczek o kwotę wolną od dochodu. Może bowiem oczekiwać, że Pan nie będzie dokonywał takiego odliczenia, bo całą kwotę wolna od podatku odliczy pracodawca lub że Pan i pracodawca odliczycie po połowie dopuszczalnej kwoty, czyli po 150 zł miesięcznie. Jeśli chodzi o koszty uzyskania przychodu, to przy zleceniu są one zryczałtowane i wynoszą 20% uzyskanego w danym miesiącu przychodu.

Wynagrodzenie i zaliczki na podatek

W umowie-zlecenia ważnym będzie także wskazanie ilości godzin, jaką ma przepracować zleceniodawca w taki sposób, by wynikające wynagrodzenie podzielone przez te wypracowane godziny nie było niższe niż minimalna stawka godzinowa, obecnie 27,70 zł brutto – od 1 stycznia 2024 roku, a od 1 lipca wzrośnie do 28,10 zł brutto. Należy także nałożyć na zleceniobiorcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, dla weryfikacji, czy istotnie otrzymuje on minimalną stawkę godzinową. To przede wszystkim na cele ewentualnej kontroli PIP, czy zachowane jest to minimalne wynagrodzenie.

Mając powyższe informacje, może Pan wyliczyć miesięczna zaliczkę na podatek, według poniższego schematu:

1. Odjęcie od podlegającego opodatkowaniu przychodu sfinansowanych przez zatrudnionego składek społecznych, których podstawą jest przychód opodatkowany. Nie dotyczy to składki zdrowotnej. 
2. Pomniejszenie przychodu o koszty uzyskania przychodów w wysokości 20% lub 50% uzyskanego przychodu (pomniejszonego o należne w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne finansowane z środków zleceniobiorcy, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód). 
3. Zaokrąglenie otrzymanej podstawy opodatkowania do pełnych złotych. 
4. Pomnożenie zaokrąglonej podstawy przez odpowiednią stawkę procentową podatku wynoszącą 12% (lub 32% na wniosek zatrudnionego).
5. Odjęcie od otrzymanego iloczynu właściwej kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki PIT (pod warunkiem złożenia przez zatrudnionego oświadczenia o stosowanie w jego przypadku kwoty zmniejszającej) i zaokrąglenie uzyskanej różnicy do pełnych złotych.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93