Oddelegowanie pracowników do Niemiec - co warto wiedzieć?• Data: 25-04-2024 • Autor: Radca prawny Wioletta Dyl |
Jestem właścicielką firmy w Polsce, ale większość zleceń (ok. 80%) wykonuję w Niemczech. Pracownicy, których zatrudniam na umowę-zlecenie, spędzają za granicą 20 dni miesięcznie (później wracają do kraju). Czy mogę wypłacać im delegacje? Czy mogę prowadzić działalność w ten sposób, czy prowadzenie działalności za granicą (na terenie Unii Europejskiej) ma jakieś ograniczenia? Dodam, że miałam problem z załatwieniem w ZUS-ie druku A1 potrzebnego do ubezpieczenia. |
|
Czym się różni zagraniczna podróż służbowa od oddelegowania pracownika bądź zleceniobiorcy?Niestety nie zaznaczyła Pani w pytaniu, gdzie Pani zleceniobiorcy maja wskazane miejsce świadczenia zlecenia: czy jest to siedziba Pani firmy w Polsce, czy też siedziba klienta w Niemczech (miejsce wykonywania zlecenia). Niemniej z Pani informacji wynika, że w rzeczywistości Pani zleceniobiorcy wykonują zlecone prace poza granicami kraju przez kilka tygodni, po czym wracają do Polski. Nie pisze Pani, czy w okresie pobytu w Polsce ci zleceniobiorcy świadczą pracę w siedzibie Pani firmy. Jest to dość istotne z uwagi na kwestie, które poruszam poniżej. Polskie prawo nie wprowadza wyraźnego rozróżnienia pomiędzy pojęciami oddelegowania i podróży służbowej. Tymczasem odpowiednie rozróżnienie pomiędzy zagraniczną podróżą służbową a oddelegowaniem pracownika bądź zleceniobiorcy (również zagranicznym) pociąga za sobą odmienne konsekwencje w zakresie uprawnień i pracowniczych obowiązków, szczególnie zaś w zakresie obowiązków podatkowych i świadczeń ZUS-u. Zgodnie z orzecznictwem sądowym decydujące znaczenie dla rozróżnienia, czy mamy do czynienia z oddelegowaniem, czy podróżą służbową, ma właściwe określenie w umowie o pracę lub umowie-zleceniu miejsca wykonywania pracy. Dokonując klasyfikacji charakteru wyjazdu pracownika czy zleceniobiorcy, należy mieć na uwadze szczególne okoliczności, np. długość jego trwania, a także specyficzne regulacje mające zastosowanie do pracowników skierowanych do pracy poza granicami Unii Europejskiej. Kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową?Prawną definicję delegacji zawiera ustawa Kodeks pracy, dalej K.p. Art. 775 K.p. stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową, trzeba spełnić kilka warunków:
Żadne przepisy nie precyzują, ile czasu może trwać podróż służbowa. Nie ma więc przeszkód, aby było to nawet kilka miesięcy, jeżeli pracodawca widzi taką konieczność i jest to uzasadnione specyfiką pracy. Można jednak spotkać się z poglądem, że delegacja (podróż służbowa) może trwać do trzech miesięcy. Wynika to z faktu, że zgodnie z art. 42 § 4 K.p. wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Należy pamiętać, aby podróż służbowa – niezależnie od tego, ile czasu trwa – zachowała swój cel i charakter. Bardzo ważną jej cechą jest incydentalność. Jak bowiem stwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do uchwały siedmiu sędziów (z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08 Biuletyn SN Nr 11/08), jedynie wykonanie zadania służbowego w sposób incydentalny w stosunku do pracy umówionej i zwykle wykonywanej może skutkować zastosowaniem art. 775 §1 K.p. Jeśli zadanie nie ma incydentalnego charakteru – niemożliwa jest subsumcja art. 77 5 §1 K.p., a zatem nie będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową. Ponadto gdy pracownik stale świadczy pracę na danym terenie, trudno uznać, że następuje to w ramach podróży służbowej. Obowiązki pracodawcy kierującego pracownika w podróż służbowąPracodawca kierujący pracownika w podróż służbową za granicę:
Kierując pracownika w podróż służbową do innego kraju członkowskiego (a takim są Niemcy), pracodawca jest zatem zobowiązany do wystąpienia o poświadczenie kart A1. Terenowa jednostka ZUS poświadcza kartę A1 w trybie art. 12 ust. 1, ale warto ubiegać się o wydanie karty A1 w trybie art. 13 rozporządzenia 883, gdyż nie obowiązują wówczas limity czasowe. Norma art. 13 rozporządzenia 883 stanowi, że osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub w kilku państwach członkowskich, podlega:
Gdy zatem oddelegowuje się pracownika bądź zleceniobiorcę do pracy za granicą (do wykonania zlecenia w Niemczech), nie zmieniając mu miejsca wykonywania pracy (którym pozostaje Polska, gdzie mieści się Pani firma) i wystawiając polecenie podróży służbowej, pracownik oddelegowany przebywa jednocześnie w podróży służbowej i powinien otrzymać świadczenia związane z taką podróżą (diety). W takiej sytuacji polski pracodawca wysyła pracownika za granicę w drodze jednostronnego polecenia wyjazdu. Należy zatem pamiętać, że o ile podczas podróży służbowej pracownikowi przysługują diety za czas podróży oraz inne świadczenia, o tyle w przypadku oddelegowania pracownik uprawniony jest zasadniczo tylko do wynagrodzenia za pracę. Podobnie zróżnicowane są konsekwencje w zakresie PIT i ustalenia podstawy wymiaru składek ZUS. Polskie przepisy przewidują następujące konsekwencje:
Właśnie z powodu przywilejów podatkowych, o których mowa powyżej, pracodawcy wolą wysyłać pracowników do pracy za granicą, kwalifikując ją jako podróż służbową. Dlatego warto znać wyjaśnienia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, zgodnie z którymi co do zasady oddelegowanie pracownika do pracy za granicą, w celu świadczenia przez polskiego przedsiębiorcę usługi, nie powinno mieć miejsca w formie podróży służbowej (delegacji), ponieważ może być ona kwestionowana m.in. przez urzędy skarbowe z uwagi na zwolnienia z podatku dochodowego diet i innych świadczeń związanych z podróżami służbowymi. Czy pracownicy oddelegowani do pracy w innym kraju UE mogą być zatrudnieni przez polskiego pracodawcę na umowę-zlecenie?A teraz wyjaśnijmy, czy pracownicy oddelegowani do pracy w innym kraju UE (tutaj: do wykonania zlecenia w Niemczech) mogą być zatrudnieni przez polskiego pracodawcę na umowę-zlecenie, czy też muszą podpisać umowę o pracę. Ta kwestia zależy od rodzaju usług wykonywanych w ramach umowy. Jeżeli bowiem osoba zatrudniona ma określone miejsce i czas pracy, otrzymuje za to wynagrodzenie, a praca jest wykonywana pod czyimś kierownictwem, to niewątpliwie mamy tu do czynienia z umową o pracę. Natomiast co do pracownika oddelegowanego, w polskim systemie prawnym nie ma definicji delegowania, który by stosował takie rozróżnienia na zlecenia i umowę o prace w stosunku do pracownika oddelegowanego. Można się tu co najwyżej odwołać do definicji pracownika delegowanego z dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. UE L z dnia 21 stycznia 1997 r.). Artykuł 2 ust. 1 tego aktu prawnego stanowi, że dla celów dyrektywy określenie „pracownik delegowany” oznacza pracownika, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium państwa członkowskiego innego niż państwa, w którym zwyczajowo pracuje. Przepisy o oddelegowaniu mają zatem zastosowanie jedynie do tych przypadków, kiedy pracownik (ale również zleceniobiorca) wykonuje za granicą pracę na rzecz wysyłającego pracodawcy (zleceniodawcy), jeśli podczas pracy za granicą zachowany jest bezpośredni związek między nimi. Taki bezpośredni związek zostaje zachowany, jeśli pracodawca nadal:
Trzeba też wiedzieć, że nic nie stoi na przeszkodzie wysłaniu pracownika (zleceniobiorcy), jeśli pracownik zatrudniony został przez dane przedsiębiorstwo tylko po to, aby być oddelegowanym do pracy w innym państwie członkowskim. A zatem umowa-zlecenie byłaby w Pani przypadku jak najbardziej dopuszczalna, o ile zostają spełnione warunki określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L nr 166 z 30 kwietnia 2004 r., z późn. zm.) i zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce. W przypadku oddelegowania pracownik oddelegowany do pracy za granicę z reguły podpisuje z pracodawcą porozumienie gwarantujące mu odpowiednie wynagrodzenie, dofinansowanie wyżywienia, bezpłatne mieszkanie, zwrot kosztów przejazdów lub inne świadczenia związane z przeniesieniem do pracy za granicą. Nie jest to więc jednostronne wysłanie pełnoetatowego pracownika za granicę na podstawie polecenia wyjazdu (zagraniczna podróż służbowa), w którym podstawa wymiaru składek na jego ubezpieczenia społeczne w przeliczeniu na miesiąc nie może być niższa niż aktualne minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2013 r. – 1600 zł). O czym musi pamiętać pracodawca delegujący pracowników za granicę?Pani jako pracodawca (właściciel firmy w Polsce) delegujący pracowników za granicę (do wykonywania zleceń w Niemczech) musi pamiętać o kilku istotnych warunkach, które należy przy tej okazji spełnić, przede wszystkim o:
Podstawa wymiaru składek pracowników oddelegowanych, bez względu na wymiar czasu pracy, nie może być niższa niż corocznie ustalane przewidywane przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej. Z ustawy budżetowej na 2013 r. wynika, że wynagrodzenie to od 1 stycznia 2013 r. wynosi 3713 zł. Trzeba jednak pamiętać, że przypadku pracowników oddelegowanych w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się części wynagrodzenia, która odpowiada równowartości diety przysługującej z tytułu zagranicznych podróży służbowych za każdy dzień pobytu za granicą (tj. za który otrzymuje wynagrodzenie, w tym za dni rozkładowo wolne od pracy), mimo że faktycznie pracownicy delegowani nie mają prawa do diet. Równowartości diety nie można natomiast odliczyć za dni urlopu wypoczynkowego pracownika (nawet jeśli spędza go za granicą) ani za dni, kiedy otrzymywał wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek chorobowy. Wysokość diety określają przepisy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi sfery budżetowej z tytułu zagranicznej podróży służbowej. Ustalona w ten sposób podstawa wymiaru składek społecznych pracowników oddelegowanych nie może być niższa od kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Bez znaczenia jest, czy w umowie zlecenia określone zostało wynagrodzenie w walucie polskiej, czy obcej. Jeżeli wynagrodzenie pracownika zostało określone w walucie obcej, to w celu ustalenia podstawy wymiaru składek, należy je przeliczyć na złote w sposób przyjęty w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 4 rozporządzenia składkowego). Zgodnie z art. 11a ust. 1 u.p.d.o.f. przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Jeśli praca za granicą nie jest wykonywana przez cały miesiąc (została rozpoczęta lub zakończona w trakcie trwania danego miesiąca), najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. Zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych kwotę najniższej podstawy wymiaru składek dzieli przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca, a następnie mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom. Warto dodać, że omówione zasady ustalania najniższej podstawy wymiaru składek społecznych należy stosować także w stosunku do zleceniobiorców, którzy zostali wysłani do pracy za granicę i którzy podczas jej wykonywania podlegają polskim przepisom ubezpieczeniowym. Zleceniobiorca przejściowo wykonujący pracę na terytorium Niemiec podlega więc w tym okresie polskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego, jeżeli są spełnione warunki określone w przywołanym powyżej rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004. Który system ubezpieczeń społecznych dotyczy pracowników oddelegowanych do pracy za granicę?Z kolei co do ustalenia, który system ubezpieczeń społecznych dotyczy Pani pracowników, należy sięgnąć do stosownych przepisów, które określają sytuacje pracowników oddelegowanych. Zasady koordynacji społecznej pracowników, w tym pracowników oddelegowanych w celu świadczenia usługi w innym kraju Unii Europejskiej, są zawarte w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Z dniem 28 czerwca 2012 r. weszły w życie przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 465/2012 zmieniające przepisy rozporządzeń 883/2004 i 987/2009. Aby pracownik delegowany z polskiej firmy mógł podczas pracy za granicą (np. wykonywania zlecenia w Niemczech) podlegać polskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego, muszą być spełnione po stronie pracownika i pracodawcy tzw. warunki wysłania. Są one określone w decyzji nr 181 Komisji Administracyjnej z dnia 13 grudnia 2000 r. (Dz. U. WE L 329 z 14 grudnia 2001r.), a ich dodatkową interpretację stanowi „Praktyczny Przewodnik dotyczący oddelegowania pracowników w państwach członkowskich UE, EOG i Szwajcarii” wydany na podstawie pkt 10 wymienionej decyzji. Przewodnik ten jest dostępny w wersji polskiej na stronie http://www.eur-lex.europa.eu/. Wynika z niego, że w celu spełnienia warunków dotyczących zwykłego prowadzenia znaczącej części działalności na terytorium państwa wysyłającego przedsiębiorstwo powinno prowadzić tę działalność w tym państwie od pewnego czasu. Warunek ten uznawany jest za spełniony, gdy działalność prowadzona jest od co najmniej czterech miesięcy; jeżeli okres ten jest krótszy, oceniane są poszczególne przypadki, z uwzględnieniem także wszelkich innych kryteriów. Wybór tych kryteriów zależy od konkretnego przypadku. Nie można mówić o wysłaniu pracowników wówczas, gdy działalność pracodawcy na terenie kraju sprowadza się jedynie do prowadzenia wewnętrznej administracji. Z kolei norma art. 13 rozporządzenia 883/2004 stanowi, że osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub w kilku państwach członkowskich, podlega:
Zgodnie z art. 14 ust. 5 rozporządzenia 987/2009, do celów stosowania art. 13 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 osoba, która „normalnie wykonuje pracę w dwóch lub kilku państwach członkowskich”, oznacza w szczególności osobę, która:
Z kolei na podstawie art. 14 ust. 8 rozporządzenia 987/2009 do celów stosowania art. 13 ust. 1 i rozporządzenia 883 ,,znaczna część pracy najemnej lub działalności na własny rachunek” wykonywana w państwie członkowskim oznacza znaczną pod względem ilościowym część pracy najemnej lub pracy na własny rachunek wykonywanej w tym państwie członkowskim, przy czym nie musi to być koniecznie największa część tej pracy. Jak sprawdza się fakt prowadzenia znacznej części działalności w państwie delegującymFakt prowadzenia znacznej części działalności w państwie delegującym sprawdza się poprzez szereg czynników, z których najbardziej istotne to:
W ramach ogólnej oceny, spełnienie powyższych kryteriów w proporcji mniejszej niż 25% tych kryteriów wskazuje, że znaczna część pracy nie jest wykonywana w danym państwie członkowskim. Reasumując – zawsze przed wydaniem zaświadczenia A-1 ZUS sprawdza powyższe warunki, ze szczególnym zwróceniem uwagi na to, czy:
Z Pani korespondencji wynika, że wykonuje Pani 80% działalności za granicą, słusznie zatem ZUS odmawia Pani wydania A1. Składki na ubezpieczenia społeczne opłaca się bowiem tam, gdzie wykonuje się „istotną działalność”. W świetle systemu pracy, jaki Pani stosuje, powinna Pani oddelegować pracowników do pracy w Niemczech, a nie – wysyłać ich w podróż służbową (czyli wypłacać diety), ponieważ zdecydowanie wysyłanie zleceniobiorców do pracy za granicę w systemie, który Pani stosuje, nie ma charakteru incydentalnego. Stosowanie diet w tym przypadku może się spotkać z zakwestionowaniem przez urząd skarbowy. Natomiast powyższe w żaden sposób nie ogranicza Pani w terminie świadczenia prac na terenie Unii.
Dodatkowo wyjaśniam, że jeżeli Pani miejsce zamieszkania znajduje się w Polsce i tam też założona jest działalność gospodarcza, to zgodnie z u.p.d.o.f. podlega Pani opodatkowaniu w Polsce od całości swoich dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Ponieważ jednak znaczną część dochodów uzyskuje Pani z zagranicy, należy zastosować przepisy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zgodnie z polsko-niemiecką umową zyski polskiego przedsiębiorstwa podlegają opodatkowaniu w Polsce, chyba że ma Pani na terenie Niemiec swój zakład (ale nie wspomina Pan o tym). Co do ograniczeń świadczenia usług, swoboda przepływu usług jest uregulowana w art. 56-62 traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (dawniej art. 49 i nast. TWE), które stanowią: „W ramach poniższych postanowień ograniczenia w swobodnym świadczeniu usług wewnątrz Unii są zakazane w odniesieniu do obywateli państw członkowskich mających swe przedsiębiorstwo w państwie członkowskim innym niż państwo odbiorcy świadczenia”. Niemniej swoboda świadczenia usług opiera się na tymczasowości. Oznacza to, że usługodawca świadczy usługi w innym kraju UE przez określony czas, a więc ta działalność nie ma charakteru ciągłego ani stałego, ponieważ odbywa się na zasadzie kontraktu (umowy o dzieło). PrzykładyPrzykład wydawania delegacji Pani Maria prowadzi małą firmę remontowo-budowlaną w Polsce, która specjalizuje się w instalacjach sanitarnych. Większość jej zleceń pochodzi od klientów z Niemiec, gdzie jej zespoły pracują przez trzy tygodnie każdego miesiąca, wykonując projekty na terenie Berlina. Pomimo że praca odbywa się za granicą, zleceniobiorcy są delegowani na krótkie okresy, a Pani Maria wypłaca im diety oraz pokrywa koszty zakwaterowania i transportu, zgodnie z polskimi przepisami o delegowaniu pracowników.
Przykład rozliczeń ZUS Pan Tomasz jest właścicielem firmy IT, która realizuje projekty programistyczne dla klientów niemieckich. Jego programiści często przebywają w Niemczech przez kilka tygodni, pracując bezpośrednio w biurach klientów. Pan Tomasz musiał wystąpić o dokument A1 dla swoich pracowników, aby potwierdzić, że podlegają oni polskiemu ubezpieczeniu społecznemu mimo pracy wykonywanej za granicą. Proces ten okazał się skomplikowany i czasochłonny, ale ostatecznie pozwolił uniknąć podwójnego opodatkowania.
Przykład problemów z podatkiem dochodowym Firma konsultingowa Pani Iwony wykonuje usługi doradcze dla firm w Niemczech, przy czym większość pracy wykonuje zdalnie z Polski. Jednakże, gdy Pani Iwona lub jej pracownicy muszą udać się do Niemiec na ważne spotkania, stają przed wyzwaniem ustalenia rezydencji podatkowej. Pani Iwona zdecydowała się konsultować z ekspertem podatkowym, aby upewnić się, że jej firma prawidłowo stosuje przepisy międzynarodowe, aby uniknąć ryzyka kwestionowania przez niemieckie urzędy skarbowe. PodsumowanieOferta porad prawnychŹródła:1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę, wypełniając formularz poniżej ▼▼▼. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online O autorze: Radca prawny Wioletta Dyl Radca prawny, absolwentka prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Wrocławskiego. Udziela porad prawnych z zakresu prawa autorskiego, nowych technologii, ochrony danych osobowych, a także prawa konkurencji, podatkowego i pracy. Zajmuje się również sporządzaniem regulaminów oraz umów, szczególnie z zakresu e-biznesu i prawa informatycznego, które jest jej pasją. Posiada kilkudziesięcioletnie doświadczenie prawne, obecnie prowadzi własną kancelarię prawną. |
|
Zapytaj prawnika
Najnowsze pytania w dziale