Dokumenty zgłaszane do KRS

Co należy rozumieć przez jednoosobową spółkę z o.o.?

Odpowiedź na Pani pytanie została podzielona na dwa segmenty: opinię prawną oraz niezbędne dokumenty (z uwagami) znajdujące się w załącznikach do opinii.

Podstawę prawną dla Pani pytania stanowi art. 156 Kodeksu spółek handlowych (w skrócie K.s.h.) „w spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników zgodnie z przepisami niniejszego działu*. Przepisy o zgromadzeniu wspólników stosuje się odpowiednio”.

Zgodnie z kolei z art. 4 § 1 pkt 3 K.s.h. „przez spółkę jednoosobową należy rozumieć spółkę kapitałową, w danym przypadku spółkę z o.o., w której wszystkie udziały należą do jednego wspólnika, czyli tzw. jedynego wspólnika”.

Po zawarciu umowy spółki z o.o. to już nie wspólnicy, ale organy spółki, a przede wszystkim zarząd, mają działać za powstałą spółkę, czyli początkowo za spółkę z o.o. w organizacji, a następnie, po wpisie do rejestru – za spółkę z o.o. w jej właściwej formie ustrojowej spółki z o.o. jako osoby prawnej.

Aby jednak zarząd, jako zarządzając-wykonawczy organ spółki z o.o., mógł działać za spółkę – musi najpierw zostać formalnie powołany. Powołanie zarządu następuje, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, uchwałą wspólników (zob. art. 201 § 4 K.s.h.).

Ze względu na to, iż regułą jest (zob. art. 227 § 1 K.s.h.), że uchwały wspólników są podejmowane na zgromadzeniu wspólników, przepis przewidujący kompetencje jedynego wspólnika do działania za zgromadzenie wspólników, w tym także za zgromadzenie powołujące zarząd spółki, został zamieszczony w rozdziale regulującym powstanie spółki z o.o.

Wspólnikiem w spółce z o.o. może być każda osoba fizyczna lub osoba prawna bądź też jednostka organizacyjna mająca zdolność prawną.

Uprawnienia jedynego wspólnika spółki z o.o.

Jedynemu wspólnikowi spółki z o.o. przysługuje ogół uprawnień wspólników spółki z o.o. regulowanych głównie przepisami rozdział 2 działu I tytułu III K.s.h. Skupia on więc w swym ręku całość uprawnień korporacyjnych oraz czysto majątkowych przysługujących uczestnikom spółki, a więc prawo głosu, prawo do zysku, prawo do objęcia nowo tworzonych udziałów w spółce etc.

Pomimo tego, iż przepisy K.s.h. nie regulują odrębności sytuacji prawnej jedynego wspólnika w stosunku do sytuacji „normalnej”, tzn. gdy w spółce z o.o. występuje (jednocześnie) co najmniej dwóch wspólników, jest zrozumiałe, że taki jedyny wspólnik nie ma np. prawa zaskarżania uchwał zgromadzenia wspólników ani też nie musi (nie ma ponadto takiej kompetencji – zob. art. 244 K.s.h.) głosować nad udzieleniem mu absolutorium, gdy jednocześnie pełni on funkcję członka zarządu spółki.

Należy ponadto wyraźnie odróżniać sytuację jedynego wspólnika spółki z o.o. wykonującego swoje prawa udziałowe uczestnika spółki z o.o. od sytuacji regulowanej przepisem art. 156 K.s.h., gdy jedyny wspólnik wykonuje uprawnienia (kompetencje) zgromadzenia wspólników, czyli organu spółki z o.o.

Zgromadzenie wspólników w przypadku jednoosobowej spółki z o.o.

Prawidłowo zwołane zgromadzenie wspólników (zob. art. 231 § 1 i art. 232, a także art. 240 K.s.h.) działa zawsze jako organ spółki z o.o., nawet wówczas, jeżeli faktycznie uczestniczy w nim tylko jeden wspólnik. Zgromadzenie to podejmuje uchwały, które mogą w określonym trybie być zaskarżane (zob. art. 249 K.s.h.) bądź stanowić przedmiot powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały (zob. art. 252 K.s.h.).

Przepisy art. 227--54 K.s.h. regulują szczegółowo funkcjonowanie tego najwyższego (uchwałodawczego) organu spółki; określają one również stosunek tego organu do innych organów spółki do wspólników spółki oraz osób trzecich.

Zupełnie czym innym jest natomiast np. oświadczenie wspólnika o objęciu nowego udziału lub udziałów – wszystko jedno, czy chodzi o oświadczenie dotychczasowego wspólnika (zob. art. 258 § 2 K.s.h.), czy też o oświadczenie nowego wspólnika (zob. art. 259 K.s.h.). Jest to bowiem oświadczenie innego podmiotu, a nie organu spółki.

Stwierdzenie art. 156 K.s.h. dotyczące wykonywania przez jedynego wspólnika uprawnień (kompetencji) przysługujących zgromadzeniu wspólników – należy więc rozumieć w ten sposób, iż jeżeli wspólnik czyni użytek z kompetencji przyznanej mu przez przepis art. 156 K.s.h. – działa zawsze jako organ spółki z o.o., nie zaś jako odrębny od spółki podmiot prawa cywilnego, tzn. jako udziałowiec (wspólnik) danej spółki.

Powstanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Powstanie spółki z o. o. reguluje art. 163 K.s.h.:

„Do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga się:

1) zawarcia umowy spółki,

2) wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wniesienia nadwyżki,

3) powołania zarządu,

4) ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki,

5) wpisu do rejestru.

Art. 164. [Zgłoszenie do rejestru] § 1. Zarząd zgłasza zawiązanie spółki do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki w celu wpisania spółki do rejestru. Wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu.

§ 2. Do zgłoszenia spółki do sądu rejestrowego w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się przepisy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

§ 3. Sąd rejestrowy nie może odmówić wpisania spółki do rejestru z powodu drobnych uchybień, które nie naruszają interesu spółki oraz interesu publicznego, a nie mogą być usunięte bez poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów.

Art. 165. [Braki w zgłoszeniu] W przypadku stwierdzenia w zgłoszeniu braku usuwalnego sąd rejestrowy wyznaczy spółce w organizacji stosowny termin do jego usunięcia pod rygorem odmowy wpisu do rejestru.

Art. 166. [Treść zgłoszenia] § 1. Zgłoszenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego powinno zawierać:

1) firmę, siedzibę i adres spółki,

2) przedmiot działalności spółki,

3) wysokość kapitału zakładowego,

4) określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,

5) nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki,

6) nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej,

7) jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności,

8) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,

9) jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma.

§ 2. Zgłoszenie do sądu rejestrowego spółki jednoosobowej powinno również zawierać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.

§ 3. Przepis § 2 stosuje się odpowiednio w przypadku nabycia przez jednego wspólnika wszystkich udziałów po zarejestrowaniu spółki.

Zgłoszenie do sądu rejestrowego spółki jednoosobowej

Art. 167. [Załączniki] § 1. Do zgłoszenia spółki należy dołączyć:

1) umowę spółki,

2) oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione,

3) jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego.

§ 2. Jednocześnie ze zgłoszeniem należy złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich.

§ 3. Do zgłoszenia spółki oraz zmian składu osobowego zarządu dołączyć należy złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu”.

Zgłaszając wniosek o wpis, spółka ma obowiązek dołączyć określone dokumenty zgłaszane do KRS. Sąd bada kompletność załączników, jak również ich treść. Artykuł 167 § 1 i 3 K.s.h. wymienia podstawowe dokumenty zgłaszane do KRS niezbędne – obok samego wniosku – do zarejestrowania. Jednakże z przepisów szczególnych wynikają dodatkowe obowiązki w tym zakresie. Do wniosku o wpis do rejestru spółki z o.o. należy załączyć: umowę spółki (jednostronne oświadczenie woli w przypadku spółki jednoosobowej), oświadczenie wszystkich członków zarządu (art. 19 K.s.h.), że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, wskazanie na odpowiednie fragmenty umowy spółki, a gdy organy nie były tam ustanowione, dowód ustanowienia organów (uchwała, wskazanie, protokół z wyboru), listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu (art. 19 K.s.h.) z podaniem nazwiska i imienia (firmy, nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, złożone wobec sądu lub uwierzytelnione notarialnie wzory podpisów członków zarządu. Powyższe wynika z art. 167 K.s.h. Natomiast z przepisów szczególnych może wynikać konieczność przedstawienia zgody na utworzenie spółki przez inny podmiot.

Dokumenty zgłaszane do KRS

Dodatkowe obowiązki wynikają z brzmienia art. 19b ustawy o KRS, bowiem do wniosku rejestracyjnego obejmującego pierwszy wpis spółki z o.o. do rejestru należy dołączyć następujące dokumenty zgłaszane do KRS:

„1) wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON);

2) zgłoszenie płatnika składek w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;

3) zgłoszenie identyfikacyjne, o którym mowa w ustawie z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego, a także

4) dokument potwierdzający uprawnienie do spółki z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jej siedziba.

2. Obowiązek dołączenia umowy spółki aktu założycielskiego”.

Zgodnie z komentowanym przepisem do wniosku rejestracyjnego należy dołączyć odpis aktu notarialnego zawierającego umowę spółki (lub akt założycielski w wypadku spółki jednoosobowej). Za pomocą tego odpisu, który (na podstawie przepisów Prawa o notariacie) ma moc oryginału, sąd rejestrowy będzie miał możliwość zweryfikowania części danych ujętych we wniosku o rejestrację oraz pozostałych załącznikach.

Konieczna przesłanka utworzenia spółki

Zgodnie z regulacją art. 163 pkt 2 K.s.h. konieczną przesłanką utworzenia spółki jest całkowite pokrycie kapitału zakładowego. Kapitał zakładowy, jako substrat majątkowy spółki, jest jedną z przesłanek uzyskania przez nią osobowości prawnej. Na członkach zarządu spółki w organizacji spoczywa obowiązek upewnienia się, czy w zgłaszanej do zarejestrowania spółce znajdują się wskazane w umowie spółki wartości ekonomiczne. Z obowiązkiem tym łączy się nakaz złożenia podpisu pod oświadczeniem o pełnym pokryciu kapitału zakładowego.

Pierwsze organy spółki mogą zostać powołane mocą postanowień ujętych w akcie notarialnym zawierającym umowę spółki (akt założycielski). Jeżeli jednak tak się nie stanie, to celem umożliwienia powstającej osobie prawnej normalnego funkcjonowania konieczne jest powołanie wszystkich wymaganych przepisami prawa bądź postanowieniami umowy spółki organów. Aby nie dopuścić do zarejestrowania pozbawionej organów spółki, sąd rejestrowy ma obowiązek sprawdzenia, czy ustanowiono wymagane organy. W sytuacji gdy umowa spółki lub akt założycielski nie zawierają w tej materii stosownych postanowień, do sądu należy złożyć dokumenty potwierdzające fakt powołania organów. Jeżeli organy były powołane przez zgromadzenie wspólników, do wniosku o rejestrację należy dołączyć protokoły obrad. W wypadku podjęcia uchwał poza zgromadzeniem, należy przedstawić kurendę albo protokół z wynikami pisemnego głosowania wraz ze zgodą wszystkich wspólników na jego przeprowadzenie. Jeżeli uprawnionym do powoływania organu (organów) spółki jest jakieś inne gremium lub osoba, należy przedstawić adekwatny dowód powołania organów spółki.

Zgłoszenie podpisanej przez zarząd listy wspólników

Zgłoszenie podpisanej przez zarząd listy wspólników wiąże się z koniecznością podpisania jej przez wszystkich członków zarządu. Lista wspólników poza oznaczeniem udziałowców winna zawierać wskazanie ilości i wartości udziałów każdego wspólnika. Podane dane muszą być zgodne z postanowieniami zawartymi w tym zakresie w umowie spółki.

Celem podniesienia bezpieczeństwa obrotu cywilnoprawnego wraz z wnioskiem rejestracyjnym należy złożyć wzory podpisów członków zarządu. Osoby te jako reprezentanci spółki będą następnie wchodzić w stosunki kontraktowe w jej imieniu, w związku z czym musi istnieć możliwość weryfikacji, czy osoba składająca oświadczenie woli za spółkę jest w rzeczywistości do tego umocowana.

Spółkę zgłasza do rejestru zarząd w pełnym składzie, podpisując wniosek oraz każdy z druków stanowiących załączniki do wniosku. Wniosek składa się na urzędowym formularzu KRS-W3. Jako zgłaszający występuje sam podmiot rejestrowy będący w fazie organizacji (spółka w organizacji).

Niezbędnymi załącznikami (dokumentami zgłaszanymi do KRS) są formularze: KRS-WK (organy podmiotu) wskazujące skład zarządu oraz organu nadzoru wewnętrznego, jeśli przewiduje go umowa spółki, jak również sposób reprezentowania spółki przez zarząd, KRS-WM (przedmiot działalności). Zwykle dołącza się formularz KRS -WE, wskazujący wspólników podlegających wpisowi ( w wypadku jednego wspólnika jest to obligatoryjne).

Złożenie wniosku o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez sąd rejestrowy

Wniosek o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez sąd rejestrowy należy złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).W tym wniosku powinno się zawrzeć następujące informacje:

• nazwę sp. z o.o., jej siedzibę i adres,
• przedmiot działalności spółki,
• wysokość kapitału zakładowego,
• określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
• nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki,
• nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej; jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności,
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
• jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma,
• jeśli będzie to spółka jednoosobowa, to zgłoszenie do sądu rejestrowego powinno zawierać także nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.

Wymagane formularze:

• KRS-W3: Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
• KRS-WE: Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru,
• KRS-WK: Załącznik do wniosku o rejestrację lub zmianę danych – organy podmiotu lub wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki,
• KRS-WL: Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu – prokurenci (o ile są powoływani),
• KRS-WM: Załącznik do wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – przedmiot działalności.

Dokumenty składane w formie załączników do wniosku o rejestrację sp. z o.o.:

• Umowa sp. z o.o. – umowa spółki jest podstawowym dokumentem prawnym sp. z o.o. Musi być ona sporządzona w formie aktu notarialnego, a więc przed notariuszem w Polsce.
• Oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione.
• Jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, należy przedstawić dowód ustanowienia tych organów, z wyszczególnieniem składu osobowego.
• Lista wspólników podpisana przez wszystkich członków zarządu.
• Złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.
• Dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (wniosek MSiG-M1).

Zgodnie z art. 19b ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym „wraz z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców, wnioskodawca składa również:

• wniosek o wpis lub zmianę wpisu do REGON-u – druk RG-1,
• zgłoszenie płatnika składek – druk ZUS-ZPA lub jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych,
• zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne, wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku – druk NIP-2”.

W przypadku pierwszej rejestracji spółki w KRS, pod rygorem zwrotu wniosku, należy dołączyć drugi egzemplarz umowy spółki oraz oryginał dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu lub nieruchomości, gdzie znajduje się siedziba sp. z o.o.

Zarząd sp. z o.o. może udzielić pełnomocnictwa osobie, która będzie reprezentować spółkę w trakcie procedury rejestracyjnej. Jednakże niektóre dokumenty mogą zostać sporządzone wyłącznie przez członków zarządu. Są to wszystkie oświadczenia wiedzy (np. lista wspólników).

Aby ułatwić podmiotom samodzielne wypełnienie wniosku RG-1, Główny Urząd Statystyczny opracował materiał pt. Informacja na temat samodzielnego wypełniania wniosków RG–1 w sądach rejestrowych (KRS) przeznaczona dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, które planują podjąć i wykonywać działalność gospodarczą począwszy od 1 stycznia 2004 r.

Uwaga! Wszystkie dokumenty składane w KRS muszą być w oryginałach lub kopiach poświadczonych za zgodność z oryginałem notarialnie.

Nowo zarejestrowana sp. z o.o. powinna podjąć następujące działania w celu uzyskania pełnej zdolności do prowadzenia działalności gospodarczej:

• Otwarcie rachunku bankowego – po otrzymaniu zaświadczenia o numerze REGON można założyć konto bankowe. Do banku należy także przynieść akt zawiązania spółki oraz aktualny odpis KRS. Numer rachunku musi zostać zaktualizowany w urzędzie skarbowym na druku NIP-2.
• Podatnicy VAT powinni złożyć wniosek o rejestrację jako podatnika VAT zanim zaczną dostarczać towary lub świadczyć usługi – na co najmniej 7 dni przed pierwszą transakcją VAT.
• Należy także uzupełnić informacje w urzędzie skarbowym dotyczące wyboru formy opodatkowania, wyboru biura rachunkowego lub rezygnacji ze zwolnienia w płaceniu podatku VAT na druku VAT-R.