Delegacja i zaliczka w walucie obcej• Autor: Radca prawny Hanna Żurowska |
Zostałam wysłana samochodem służbowym w delegację do Wilna. Poprosiłam o zaliczkę w walucie obcej – litach litewskich. Pracodawca jednak wypłacił mi zaliczkę w euro. Podczas podróży płaciłam m.in. za paliwo i hotele – opłaty uiszczałam w euro, jednak na rachunkach widnieją kwoty w walutach lokalnych. Dopisałam ręcznie na rachunkach kwoty rzeczywiście wydane w euro. Pracodawca rozlicza wydatki według średniego kursu NBP. W związku z tym mam następujące pytania:
|
Pokrycie kosztów związanych z podróżą służbowąZgodnie z art. 775 Kodeksu pracy (w skrócie: K.p.) „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.
Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu krajowej podróży służbowej reguluje natomiast od 1 marca 2013 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).
Jego przepisy mają zastosowanie również we wszystkich przedsiębiorstwach, które nie uregulowały zasad rozliczania delegacji w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie lub umowie o pracę). Natomiast firmy, które decydują się na własne postanowienia, muszą pamiętać, że nie mogą być one mniej korzystne niż te, które wynikają z treści rozporządzenia. Wynikają z niego m.in. następujące regulacje:
„§ 20: 1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. 2. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. 3. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia”. Zaliczka w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznejZ powyższego wynika odpowiedź na pierwsze z Pani pytań. Pracodawca powinien wypłacić zaliczkę w walucie obcej, tj. w Pani przypadku w litach. Ewentualnie na Pani wniosek (pkt 2) mógł wypłacić zaliczkę w walucie polskiej.
Odpowiedź na drugie z Pani pytań również jest twierdząca. Pracodawca ma obowiązek uwzględnić rzeczywiście poniesione wydatki w walucie zaliczki w przypadku, gdy na rachunku jest jedynie waluta lokalna.
Pracownik w żadnym wypadku nie może być stratny w wyniku kosztów poniesionych w związku z delegacją. W związku z tym sugeruję rozwiązanie w oparciu o poniższy przepis przywołanego rozporządzenia:
„§ 5: 1. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. 2. Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 3. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość”. Rozliczenie kosztów podróżySugeruję rozliczyć koszty podróży, przedkładając zebrane rachunki, faktury, bilety, a w przypadku spornych rachunków, które powodują rozbieżność pomiędzy ich pokryciem przez pracodawcę a faktycznie poniesionymi przez Panią kosztami, proponuję zamiast tych rachunków złożyć stosowne oświadczenie o dokonanym wydatku.
Przyczyną braku udokumentowania wydatku będzie niemożność uzyskania rachunku w walucie, w której została pobrana zaliczka, a dla uprawdopodobnienia poniesionego kosztu może Pani załączyć tenże rachunek z kwotą podaną w lokalnej walucie (jedynie jako fakt uprawdopodobniający rzeczywiście poniesiony koszt, który wskazuje Pani w oświadczeniu).
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę, wypełniając formularz poniżej ▼▼▼. Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online O autorze: Radca prawny Hanna Żurowska Radca prawny od 1994 r., mediator, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji UMK w Toruniu. Udziela porad prawnych z zakresu prawa autorskiego i nowych technologii. Zajmuje się sporządzaniem regulaminów sprzedaży przez internet, polityk prywatności oraz umów z zakresu e-biznesu i prawa informatycznego. Udziela także porad prawnych z zakresu prawa cywilnego, rodzinnego, prawa pracy oraz prawa handlowego i gospodarczego, jak również windykacji należności. Obecnie prowadzi własną kancelarię prawną. |
|
Zapytaj prawnika
Najnowsze pytania w dziale