Delegacja pracownicza - dieta, noclegi i rozliczenia krok po kroku

Podróż służbowa, jakie należności przysługują pracownikowi?

Diety pracownicze to świadczenia pieniężne przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych. Mają na celu pokrycie dodatkowych kosztów, jakie pracownik ponosi podczas wykonywania obowiązków służbowych poza stałym miejscem pracy. W Polsce zasady dotyczące diet pracowniczych są regulowane głównie przez Kodeks pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Szczegóły dotyczące tej instytucji znajdziemy w art. 775 Kodeksie pracy (K.p.).

Podróżą służbową jest wykonywanie zadania poza miejscowością stanowiącą siedzibę pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy na polecenie pracodawcy w celu wykonania określonego zadania (wyr. SN z 22.2.2008 r., I PK 208/07, OSNP 2009, Nr 11-12, poz. 134). Natomiast podróżą służbową nie jest wykonywanie prac w różnych miejscowościach [uchw. SN(7) z 19.11.2008 r., II PZP 11/08, OSNP 2009, Nr 13-14, poz. 166]. Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania w czasie podróży, natomiast wynagrodzenie za godziny nadliczbowe stanowi ekwiwalent za pracę wykonywaną ponad ośmiogodzinną dobową normę pracy, np. prowadzącego samochód jako kierowcę. W tradycyjnym rozumieniu za podróż służbową uznawano każdorazowe przemieszczanie się poza siedzibę pracodawcy. Przy czym uznawano, że siedziba pracodawcy jest pojęciem obiektywnym, nieulegającym zmianie w drodze porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. Siedzibę przedsiębiorstwa państwowego określa dokument stanowiący podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorstw (wyr. SN z 15.5.1984 r., I PR 46/84, OSNCP 1984, Nr 12, poz. 224). Stałym miejscem pracy jest siedziba pracodawcy (uchw. SN z 17.3.1985 r., III PZP 37/85, OSNCP 1986, Nr 6, poz. 94). Od tej zasady zaczęto jednak wprowadzać wyjątki, do których zaliczano np. pracę w budownictwie, gdzie każdorazowo stałym miejscem pracy było miejsce spośród określonych w umowie o pracę, w którym pracownik przez dłuższy czas, systematycznie świadczy pracę (uchw. SN z 9.12.2011 r., II PZP 3/11, OSNP 2012, Nr 15-16, poz. 186, z pozytywną glosą K. Milewskiej, OSP 2013, Nr 4, poz. 39). Jednak najważniejszą zmianą było uznanie, że miejsce wykonywania pracy ze względu na swoją specyfikę może mieć charakter „obszarowy” i wówczas pracownik staje się pracownikiem „mobilnym”. Dotyczy to w pierwszym rzędzie kierowców, których czas pracy został uregulowany w odrębnej ustawie z 16.4.2004 r. (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1473 ze zm.) – patrz komentarz do tej ustawy. Drugim wyjątkiem jest stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy (wyr. SN z 11.4.2001 r., I PKN 350/00, OSNP 2003, Nr 2, poz. 36), np. w charakterze akwizytora. Dlatego też jak wskazuje SN w post. z 18.6.2020 r., (II UK 336/19, Legalis):

1. Z braku uzgodnienia czy odpowiedniego dostosowania miejsca pracy określonego w umowie o pracę do rzeczywistego miejsca pracy, nie wynika, że pracownik jest w podróży służbowej, tylko dlatego iż wykonuje pracę w miejscu innym niż określone w umowie o pracę. Punktem ciężkości jest więc to, czy pracownik ma do wykonania polecone zadanie w podróży służbowej (art. 775 § 1 KP), która w kompleksie jego obowiązków stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne, czy też wykonuje pracę przez dłuższy czas (niekrótko) w innym miejscu (nawet za granicą), niż zapisane w umowie o pracę lub innym dokumencie.
2. Instytucja podróży służbowej nie może być dowolnie aplikowana, a tym bardziej instrumentalnie, dla ukrywania wynagrodzenia za pracę, czasu pracy, czy dla zmniejszenia obciążeń podatkowych i składkowych.
3. Odliczenia od podstawy wymiaru składek diet i innych należności z tytułu podróży służbowych, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 15 rozp. MPiPS z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. 2023 r. poz. 728 ze zm.), dotyczą wyłącznie należności uzyskiwanych z tych właśnie tytułów przez pracowników faktycznie przebywających w podróży służbowej. Świadczenie pracodawcy, choćby nazwane dietą z tytułu podróży służbowej, wypłacone pracownikowi nieodbywającemu takiej podróży, nie jest tą należnością, o której mowa w § 2 ust. 1 pkt 15 rozp., tylko przychodem stanowiącym podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia w rozumieniu art. 18 ust. 1 ustawy systemowej. Masz problem prawny? Kliknij tutaj i zapytaj prawnika ›
   

Wysokość diety krajowej pracownika i sposób jej wyliczenia wg rozporządzenia MPiPS

Na podstawie § 7 ust. 1 Rozporządzenia MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – w przypadku delegacji krajowej pełna dieta w 2024 roku wynosi 45 zł za dobę. Sposób wyliczenia należności jest ściśle określony – bierzemy pod uwagę godzinę wyjazdu i powrotu pracownika. Jeżeli cała podróż trwa nie dłużej niż dobę, mamy trzy możliwości:

1. podróż krótsza niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
2. podróż trwająca 8-12 godzin – przysługuje 50% stawki,
3. podróż trwająca ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety.

Jeżeli cała podróż trwa dłużej niż dobę, pracownik otrzymuje 100% diety za każdą pełną dobę. W przypadku niepełnej, ale rozpoczętej kolejnej doby, przysługuje 50% diety (do 8 godzin) lub 100% diety (powyżej 8 godzin).

Dokumentowanie wydatków w delegacji, zaliczka od pracodawcy

Podczas delegacji w kraju pracodawca zapewnia pracownikowi zwrot kosztów noclegów. Są jednak wyjątki. Przykładowo, kiedy to właśnie pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg. Dodatkowo wskazuję, że zwrot nie należy się także pracownikom, którzy (według pracodawcy) mają możliwość codziennego powrotu do swojego miejsca zamieszkania.

Koszty muszą być potwierdzone odpowiednim rachunkiem. Jeśli pracownik przedstawi taki rachunek, otrzyma zwrot kosztów, który nie może jednak przekroczyć wysokości dwudziestokrotności stawki diety, czyli 900 zł. W przypadku pracownika, który nie przedstawi rachunku za nocleg, obowiązuje ryczałt w wysokości 150% diety (67,50 zł w 2024 r.). Istnieją jednak pewne warunki, które trzeba spełnić, by skorzystać z ryczałtu –nocleg musi odbywać się między godziną 21.00 a 7.00 i trwać minimum 6 godzin.

Na wniosek pracownika pracodawca może zgodzić się na przejazdy samochodem osobowym, (nawet motocyklem czy motorowerem), które nie są własnością pracodawcy. W takiej sytuacji liczbę przejechanych kilometrów należy pomnożyć przez stawkę za 1 km przebiegu (stawka nie wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym).

W § 11 rozporządzenia uregulowano możliwość otrzymania zaliczki od pracodawcy na niezbędne koszty delegacji. Pracownik składa do pracodawcy wniosek w tym celu, a wysokość zaliczki powinna wynikać ze wstępnej kalkulacji kosztów.

Co do postanowień mniej korzystnych (przyznanie mniejszej diety), wskazuję, że należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli ten pracodawca nie jest objęty układem lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, z tym zastrzeżeniem, że:

1. wysokość diety określona we wskazanych aktach nie może być niższa niż ustalona w rozporządzeniach Ministra; oraz
2. kiedy w aktach tych nie zostały zawarte postanowienia o należnościach, pracownikowi przysługują należności określone w rozporządzeniach. Potrzebujesz pomocy prawnika? Kliknij tutaj i opisz swój problem ›
   

Ekwiwalent nie niższy niż określony w rozporządzeniu

W kontekście uprzywilejowania pracownika należy też zwrócić uwagę na wyr. SN z 17.9.2020 r. (II PK 251/18, Legalis), zgodnie z którym kwota ekwiwalentu zawierającego w sobie wszystkie roszczenia z tytułu podróży służbowej, ustalona w wysokości odpowiadającej wysokości diety, jest mniej korzystna od regulacji powszechnej, która tę samą kwotę przyznaje tytułem samej diety. Zgodnie z art. 77⁵ § 4 K.p. postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w art. 77⁵ § 2 K.p. Ekwiwalent jedynie w wysokości diety przysługującej na podstawie rozporządzeń nie zaspokaja zatem w pełni roszczeń pracowników.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz.U. 2013 poz. 167

3. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, Dz.U. 2004 nr 92 poz. 879

4. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 18 czerwca 2020 r., II UK 336/19, Legalis

5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Dz.U. 1998 nr 161 poz. 1106

6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 września 2020 r., II PK 251/18, Legalis