Dane osobowe pracownika wymagane przez pracodawcę

Jakich danych osobowych może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie?

Odpowiadając na Pani pytanie, w pierwszej kolejności odnieść się należy do regulacji z Kodeksu pracy traktującej o prawach i obowiązkach pracowników związanych z udzielaniem pracodawcy informacji stanowiących dane osobowe pracownika.

Zgodnie zatem z art. 22¹ § 1 „pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. imiona rodziców,
3. datę urodzenia,
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5. wykształcenie,
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia”.

Natomiast zgodnie z § 2 „pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:

1. innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
2. numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL)”.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych

Stosownie zaś do § 3 „udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2”.

Powyższy katalog danych, jakich udzielenia mu może żądać pracodawca, nie jest zamknięty – i tak, zgodnie z § 4, „pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów”. Zaznaczyć jednakże należy, że to na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania, iż takie dane, inne niż wymienione powyżej, pracownik zobowiązany jest pracodawcy podać, wraz ze wskazaniem podstawy prawnej takiego żądania.

Warto także zwrócić uwagę na treść § 5, który mówi o tym, że „w zakresie nieuregulowanym w § 1-4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych”.

Mając powyższe na uwadze, odnieść należy się do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997 r. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.), gdzie w art. 32 ust. 1 pkt 6 stwierdza się, że „każdej osobie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, zawartych w zbiorach danych, a zwłaszcza prawo do żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane”.

Jeżeli zatem pracodawca nie wykaże, że zebrane od Pani dane o stanie cywilnym oraz personaliach męża były niezbędne do realizacji określonego, wyraźnie wskazanego w konkretnych przepisach celu, ma Pani prawo żądać usunięcia tych danych z Pani akt personalnych jako zbędnych dla realizacji celu, dla którego zostały zebrane (świadczenia przez Panią pracy oraz ewentualnie korzystania z określonych świadczeń socjalnych).

Czy pracodawca może żądać od pracownika złożenia wyroku sądu orzekającego w sprawie rozwodu?

Jak już zostało wskazane, pracodawca może ubiegać się o podanie przez pracownika danych osobowych (w tym złożenia dokumentów) spoza wymienionego katalogu tylko wtedy, gdy obowiązek taki po stronie pracownika wynika z przepisów odrębnych.

Jeżeli zatem Pani pracodawca wskaże Pani konkretny przepis ustanawiający po Pani stronie taki obowiązek oraz wskaże cel uzyskania takiej informacji (dokumentu) ściśle związany z realizacją wiążącego Panią stosunku pracy, to będzie Pani musiała takich informacji (dokumentów) pracodawcy udzielić.

Na marginesie jednakże można wskazać, iż z bardzo dużym prawdopodobieństwem Pani pracodawca nie będzie w stanie wskazać żadnej podstawy prawnej takiego żądania, gdyż, jak słusznie Pani sama zauważyła, informacje te nie mają w zasadzie żadnego znaczenia dla realizacji celu, jakim jest świadczenie przez Panią stosunku pracy, a ponadto są to informacje i dokumenty ściśle osobiste.

Jeśli jest Pani zainteresowana dalszą pomocą, to informuję, że nasz serwis świadczy również usługi w zakresie przygotowania pism, reprezentacji przedsądowej oraz sądowej.