Czy współpracujące firmy muszą sporządzać dokumenty zamówień, odbioru, czy wystarczy faktura?

Umowy, które nie wymagają zachowania formy pisemnej

Umowa współpracy, umowa świadczenia usług, umowa-zlecenie, umowa o dzieło zawierane pomiędzy przedsiębiorcami nie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Tak samo nie jest wymaga pod rygorem nieważności „papierologiczna” procedura składania i potwierdzania zamówień. Ma to jednak znaczenie dowodowe, np. w przypadku gdy powstanie spór co do tego, kto jest komu co winien, kto zawinił w realizacji danego zamówienia (umowy). Wiadomo, póki strony się znają, wszystko idzie dobrze, wydaje się, że owa „papierologia” jest zbędna, ale jak tylko wydarza się coś złego, często dobre relacje idą w zapomnienie. Wówczas brak owej pisemnej dokumentacji jest dużym problemem, bo nie ma środków dowodów na ustalenie, kto i do czego się zobowiązał.

Natomiast faktura jest dowodem, ale wyłącznie na to, że strony łączyła współpraca. Nie wykazuje natomiast jej przedmiotu, terminów, kwestii odpowiedzialności. Wówczas jednak odpowiedzialność ponosi się na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego (K.c.), tj. art. 471 K.c. i 415 K.c., a także przepisach K.c. o zobowiązaniach wzajemnych. Dowodami na współpracę i jej przedmiot mogą być zaś maile, zeznania świadków i wyjaśnienia stron.

Faktura nie jest dowodem na wykonanie umowy

Odpowiadając jednak wprost na Pana pytanie: faktury nie można traktować jak umowy. Jest to bowiem wyłącznie dokument rozrachunkowy i nie jest dowodem na wykonanie umowy. Faktura wykazuje wyłącznie, że ten, kto ją wystawił, złożył oświadczenie jakie widnieje na fakturze. Faktura nie wykazuje jednak, że ten, kto ją wystawił, wykonał prace, sprzedał faktycznie towar wskazany na fv za kwotę na niej wskazaną. Wówczas, jeśli nie ma umowy, nawet mailowego złożenia i potwierdzenia otrzymania zamówienia, pojawi się duży problem w razie sporu sądowego, gdy np. towar nie dotrze, a wystawca będzie domagał się zapłaty kwoty wskazanej na fakturze.

Rezygnując z umowy, proszę zadbać chociaż o mailowe składanie zamówień i mailowe potwierdzanie ich realizacji przed opłaceniem kwoty z faktury.

Natomiast, abstrahując od tego, co wskazane wyżej: nie ma obowiązku zawierania umów na piśmie, w tym potwierdzania ich na piśmie, chyba że prawo wyraźnie tego wymaga (np. w przypadku umów o pracę, umowę leasingu, umowę poręczenia, gdzie forma pisemna wymagana jest pod rygorem nieważności umowy bez tej formy, czy np. umów o roboty budowlane, umów pożyczki na kwotę ponad 1000 zł, umów spółki cywilnej – gdzie forma pisemna jest wymagana, ale nie nadano jej rygoru nieważności, czyli taką umowę można dowieść innymi środkami dowodowymi, ale nie zeznaniami świadków czy przesłuchaniem stron, co wynika z art. 74 K.c.

Składanie i potwierdzanie zamówień mailowo

Decyzja należy więc do Państwa. Jeśli Państwa współpraca dotyczy np. sprzedaży, to umowa nie wymaga formy pisemnej. Można składać zamówienia mailowo i mailowo je potwierdzać. Względnie można zawrzeć krótką umowę ramową, gdzie będzie wskazane, że każde zamówienie będzie składane mailowo i opisane, kiedy i z jakim terminem będzie opłacane na podstawie faktury.

Podsumowując, jeżeli z kontrahentem nie wiąże Pana żadna z umów, dla której Kodeks cywilny wymaga konkretnej formy, to umowy być nie musi. Ale w razie np. kontroli skarbowej warto jest posiadać mailowe składanie zamówień i potwierdzanie ich realizacji, by móc wykazać, że nie była to np. „martwa”, „fikcyjna” współpraca. Zalecam zawsze prowadzenie mailowego składania zamówień i ich potwierdzania, co w braku sporów wydaje się zbędne, ale gdy spór jest albo jakieś podejrzenia fiskusa, wówczas posiadanie umowy albo chociaż mailowych dowodów bywa „złotem”.