Brak kwalifikacji osoby na stanowisku zastępcy kierownika USC

Wobec osoby – zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego wymaga się spełnienia określonych wymogów formalnych, stosownie do obowiązujących przepisów.

Zgodnie z ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego:

„Art. 6a.

1. Na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego oraz zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego może być zatrudniona inna osoba, która:

1. ma obywatelstwo polskie, pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych;
2. nie była prawomocnie skazana za przestępstwo umyślne;
3. cieszy się nieposzlakowaną opinią;
4. posiada stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku;
5. ukończyła:

    

   1. studia prawnicze lub administracyjne i uzyskała tytuł magistra lub
   2. podyplomowe studia administracyjne;
       
6. posiada łącznie co najmniej pięcioletni staż pracy:

    

   1. na stanowiskach urzędniczych w urzędach lub biurach jednostek samorządu terytorialnego lub
   2. w służbie cywilnej, lub
   3. w urzędach państwowych, z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi, lub
   4. w służbie zagranicznej, z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi.

2. Osoby zatrudnione na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego lub zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego mogą być zatrudnione również w niepełnym wymiarze czasu pracy. (…)

Art. 6c. W zakresie nieuregulowanym w niniejszej ustawie do naboru na stanowiska, o których mowa w art. 6 ust. 3-5, oraz do osób zatrudnionych na tych stanowiskach stosuje się przepisy ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593, z późn. zm.).

Art. 6.

1. Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego lub jego zastępca (zastępcy).

2. Kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest wójt lub burmistrz (prezydent).

3. Wójt (burmistrz, prezydent miasta) zatrudnia inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego w gminach powyżej 50 000 mieszkańców.

4. Wójt (burmistrz, prezydent miasta) może zatrudnić inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego w gminach poniżej 50 000 mieszkańców.

5. Wójt (burmistrz, prezydent miasta) zatrudnia inną osobę na stanowisku zastępcy (zastępców) kierownika urzędu stanu cywilnego.

 Art. 7.

1. Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje się w formie:

1. aktu stanu cywilnego,
2. decyzji,
3. postanowień w sprawach określonych w art. 24, 25 i 89
   
   – chyba że z przepisów ustawy wynika inna forma załatwienia sprawy”.

Ustawa ta dotyczy spraw związanych z rejestracją urodzeń, małżeństw oraz zgonów, a także spraw dotyczących innych zdarzeń, które mają wpływ na stan cywilny osób – których dokonuje się w księgach stanu cywilnego w formie aktów urodzenia, małżeństwa oraz zgonu. W księgach stanu cywilnego dokonuje się także innych wpisów przewidzianych w odrębnych przepisach.

Powołane przepisy określają, kto wykonuje czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, pozwalając jednocześnie na powierzenie tych czynności innej osobie.

Jak z nich wynika, czynności z zakresu rejestracji aktów stanu cywilnego wykonuje wójt (burmistrz, prezydent) jako kierownik USC, ewentualnie zastępca kierownika USC.

Możliwa jest sytuacja, że kierownikiem USC jest inna osoba niż wójt (burmistrz, prezydent), a zależne jest to do liczby mieszkańców danej gminy oraz decyzji wójta (burmistrza, prezydenta). Przy liczbie powyżej 50 000 inna osoba na stanowisko kierownika USC jest zatrudniana, a przy liczbie poniżej 50 000 może być zatrudniona.

Zastępca kierownika USC zatrudniany jest bez względu na liczbę mieszkańców danej gminy.

Tylko te osoby posiadają formalnie prawo do prowadzenia spraw z zakresy rejestracji aktów stanu cywilnego oraz wykonywania innych czynności stosownie do prawa o aktach stanu cywilnego.

Ani Prawo o aktach stanu cywilnego, ani inne przepisy nie przewidują możliwości zatrudniania innej osoby jako „pełniącej obowiązki” zastępcy kierownika USC lub „powierzenia” innej osobie wykonywania obowiązków zastępcy kierownika USC.

Stosunek pracy z daną osobą jako zastępcą kierownika urzędu stanu cywilnego musi być zawarty na to właśnie stanowisko – zastępcy kierownika USC. Nie jest dopuszczalne zatrudnienie jako „osoby pełniącej obowiązki kierownika USC” lub w formie „powierzenia wykonywania obowiązków” zastępcy kierownika USC.

„Powierzanie” obowiązków zastępcy kierownika innemu pracownikowi urzędu gminy, osobie spoza urzędu lub zatrudnienie innej osoby jako „pełniącej obowiązki zastępcy kierownika USC” jest wadliwe, ze wszystkimi wynikającymi stąd konsekwencjami.