Brak świadectwa pracy a wyliczenie emerytury – jakie dokumenty są potrzebne?

 Brak świadectwa pracy a wyliczenie stażu pracy

Uprzejmie wskazuję, że świadectwo pracy jest jednym z podstawowych dokumentów, na podstawie których możliwe jest określenie stażu pracy. Zgodnie z art. 97 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r., poz. 1465) „W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896, 1933 i 2042) albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy”.

Proszę pamiętać, że pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy pracownikowi. Obowiązek wydania świadectwa oznacza nałożenie na pracodawcę powinności aktywnego zachowania w tym zakresie, a nie tylko umożliwienie pracownikowi odbioru świadectwa. Zatem, jeżeli pracodawca jeszcze istnieje (tj. nie został zlikwidowany), to można zwrócić się do niego o wydanie tego dokumentu (ewentualnie jego kopii). Natomiast w przypadku, gdy wystąpiła likwidacja pracodawcy, to wówczas dokumentacja pracownicza będzie znajdować się w archiwum państwowym. Można wówczas udać się do takiego archiwum (właściwość – według miejsca siedziby pracodawcy) i uzyskać kopię dokumentu.

Zaznaczyć należy, że podstawowym dokumentem potwierdzającym staż pracy jest właśnie wyżej wskazany dokument, tj. świadectwo pracy. Natomiast dobra informacja jest taka, że dokument ten nie jest jedynym, na podstawie którego można wykazać posiadany staż pracy. Przepisy nie ograniczają zakresu dokumentów, którym mogą zostać wykazane okresy zatrudnienia, a zatem może to być każdy dokument, z którego w wiarygodny sposób wynikało co najmniej, że dana osoba pozostawała w zatrudnieniu w ramach stosunku pracy oraz okresy tego zatrudnienia.

Warto w tym miejscu odnieść się do art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, który wskazuje, jakie dane może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (a w dalszych paragrafach od osoby, która jest zatrudniona). Zwrócić należy uwagę, że w pkt 6 omawianego artykułu pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych obejmujących przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Nadto na podstawie § 3 pracodawca żąda od pracownika (czyli już osoby, z którą ma podpisaną umowę o pracę) danych osobowych obejmujących wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Co istotne, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych kandydata lub pracownika jedynie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Co ważne, przepisy prawa nie wskazują ani nawet nie przybliżają tego, jakimi dokumentami wykazane powinny być okresy zatrudnienia.

Dokumenty potwierdzające staż pracy

Świadectwo pracy jest przy tym najczęściej spotykanym dowodem, który może wykazać okres poprzedniego zatrudnienia pracownika. Natomiast żaden przepis prawa nie wskazuje, że jest to dowód jedyny, który nie może być zastąpiony innymi dokumentami. Przyjęcie podejścia sprzecznego do wskazanego byłoby sprzeczne z obowiązującymi aktualnie przepisami prawa.

Zatem w przypadku braku świadectwa pracy może Pani wykazać posiadany staż pracy każdym dokumentem, który będzie to potwierdzał np.:

1) posiadanymi przez Panią umowami o pracę wraz z potwierdzeniem sposobu rozwiązania, np. wypowiedzeniem umowy z potwierdzeniem przyjęcia przez poprzedniego pracodawcę;

2) zaświadczeniami o zatrudnieniu wydawanymi przez pracodawcę;

3) zaświadczeniami z ZUS-u o posiadanych przez Panią okresach ubezpieczenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93