Archiwum akt osobowych – jak je zlikwidować po 50 latach?

Obowiązek przechowywania akt osobowych

Pracodawca winien skierować pismo do archiwum państwowego celem wyrażenia zgody na brakowanie akt osobowych pracowników oraz byłych pracowników zakładu. Archiwum określi zasady przekazania dokumentacji.

Zgodnie z art. 298¹ Kodeksu pracy „Minister Pracy i Polityki Socjalnej określa, w drodze rozporządzenia, zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika”.

Na podstawie powyższego przepisu prawa ustawodawca wydał rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286) regulujące zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika.

Obowiązek przechowywania akt osobowych wynika z treści przepisów rozporządzenia Ministra Kultury z 16.09.2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375 z późn. zm.).

Dokumentacja pracownicza prowadzona w strukturze wskazanej w wymienionym rozporządzeniu podlega przechowaniu przez 50 lat, licząc od dnia wytworzenia ostatniego dokumentu, którym jest świadectwo pracy, czyli praktycznie 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

Jak długo powinny być przechowywane akta byłych pracowników?

Z powyższych przepisów wynika wprost, iż akta osobowe, prowadzone karty imienne oraz inne dodatkowe ewidencje z tym związane przechowuje się przez 50 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich wytworzenia.

Z reguły ostatnim wytworzonym dokumentem jest zwykle świadectwo pracy, toteż termin 50-letni rozpocznie bieg najwcześniej od 1 stycznia roku następnego po dacie rozwiązania stosunku pracy.

W razie przejęcia części zakładu pracy przez innego pracodawcę, pracownicy przekazywani w trybie art. 231 Kodeksu pracy przejmowani są oczywiście wraz z aktami osobowymi przez nowego pracodawcę.

Nowy pracodawca winien przejąć zarówno pracowników zatrudnionych z aktami osobowymi, jak i akta osobowe pracowników już niezatrudnionych, chyba że przekazujący pracodawca zlecił przechowywanie tych akt wyspecjalizowanej agendzie.

Z treści pytania wynika, iż to Państwa zakład posiada akta byłych pracowników.

Co dzieje się z dokumentacją pracowniczą w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji?

Na marginesie warto zwrócić uwagę na regulację prawną z art. 51p ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm. oraz Nr 220, poz. 1600) „w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora masy upadłości środków finansowych”.

W razie stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek likwidatora lub syndyka masy upadłości, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacji należała.

W przypadku braku takiego podmiotu lub gdy sprawa dotyczy prywatnego przedsiębiorcy, dokumentację przejmuje właściwe miejscowo archiwum państwowe.

Przekazania akt właściwemu archiwum państwowemu

Przed wydaniem postanowienia przez sąd w sprawie przekazania akt właściwemu archiwum państwowemu wymagane jest zasięgnięcie przez sąd opinii naczelnika właściwego urzędu skarbowego ze względu na siedzibę pracodawcy dotyczącej jego stanu majątkowego.

Właściwe archiwum państwowe po przejęciu akt osobowych ma prawo wystąpić do byłego pracodawcy z roszczeniem o zaspokojenie środków na pokrycie kosztów przechowania dokumentacji.

Pragnę zwrócić uwagę, że pracodawca za zaniedbanie obowiązku prowadzenia akt osobowych może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą. Odpowiedzialność ta dotyczy zarówno istniejącego, jak i już nieistniejącego pracodawcy. Podstawą dochodzenia roszczeń będzie art. 415 i nast. Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z treścią art. 281 Kodeksu pracy kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega karze grzywny do 30 000 złotych.

Brakowanie dokumentacji

Kadrowa dokumentacja podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt, co oznacza, że akta osobowe po okresie 50 lat ich przechowywania winny być zniszczone.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody.

Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być:

1. jednorazowa;
2. generalna – dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części.

Zgodę na brakowanie wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego.

Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej należy złożyć dyrektorowi miejscowo właściwego archiwum państwowego.

Miejscowo właściwym archiwum państwowym jest:

1. dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie – właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;
2. dla państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego – archiwum państwowe właściwe ze względu na ich siedzibę.

Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:

1. protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej,
2. spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej organ lub kierownik jednostki organizacyjnej zwraca się do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.

Reasumując, kierownik zakładu powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych dyrektora właściwego archiwum państwowego, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego.

Archiwum państwowe określa zasady przejęcia uporządkowanej dokumentacji.